Her er 7 av de mest populære verktøyene for å holde kontakten med medarbeidere

De siste ukene har det vært en konstant strøm av historier om hvordan folk verden over tar i bruk ulike videokonferanseverktøy for å prøve å beholde en noenlunde normal arbeidsflyt fra hjemmekontoret under koronakrisen.

Verktøyene gjør det mulig å se sine medarbeidere og ledere på video, siden de gjør det mulig å ha møter med flere ti- eller hundretalls medlemmer om gangen. Noen av verktøyene har også mulighet for integrerte tillegg som i større eller mindre grad gjør det mulig å gjøre arbeid direkte i plattformen, eller på tvers av plattformer.

Flere og flere aktører prøver å komme seg inn på markedet med konkurrerende, tilnærmet identiske, produkter. På grunn av dette, kan det være vanskelig å vite nettopp hvilket program som passer den enkeltes behov. Vi har laget en oversikt over de syv mest populære alternativene som er tilgjengelige per dags dato, så man kan se hvilket alternativ som måtte passe den enkelte person eller bedrift.

Produktene nedenfor er listet i tilfeldig rekkefølge.

Skype

Dette er et verktøy de fleste er godt kjent med, og som i snart 20 år har vært synonymt med videosamtaler med venner og familie – uansett hvor de måtte befinne seg i verden. Lenge var dette det dominerende verktøyet på markedet, et inntrykk som kun ble forsterket da det ble kjøpt opp av Microsoft i 2011.

Skype er i utgangspunktet tiltenkt enkeltpersoner, vennegrupper og familier. Alt man trenger er en Hotmail/Live-konto, laste ned programmet, og så er man i gang. Deretter legger man til kontakter og prater i vei.

Etter en oppdatering i 2019, kan man nå ha opptil 50 personer i én og samme samtale, der alle kan dele video. Er man en liten bedrift, kan dette også være en god løsning, men vil man ha tjeneste som fungerer på en større skala, må man se etter alternativer.

Skype baserer seg på en «freemium»-modell. I utgangspunktet er hovedtjenesten gratis, men man kan kjøpe credits dersom man vil ringe til fasttelefon, telefoner i utlandet eller lignende.

• Nettsted: Skype
• Oppsett: Programmet må som hovedregel lastes ned for å kunne brukes, men det finnes utvidelser til de fleste nettlesere som gjør det mulig å bruke Skype uten nedlasting. Skype er tilgjengelig på PC, Mac og mobil.
• Maksimum antall brukere: 50
• Pris: Gratis («freemium»).

Microsoft Teams

Siden vi allerede er inne på begrensningene til Skype, kan det være verdt å nevne hva slags tilbud Microsoft har til grupper som er større enn 50 personer. I 2017 lanserte de Microsoft Teams, en videreutvikling av Skype for Business.

Denne plattformen er mer rettet mot å forene kommunikasjon med integrasjon av andre Microsoft-tjenester. Siden Teams er en del av Office-pakken, er applikasjoner som OneNote, Excel og Word innebygd, og muliggjør enkelt samarbeid. Trenger man hjelp med en PowerPoint, kan man enkelt laste denne opp og la andre bidra.

Teams er en del av Office 365 Business-abonnementet (som inkluderer de andre produktene i Office-pakken), dersom man vil ha muligheten til å ha et nærmest ubegrenset antall medlemmer i møtene sine. På sidene deres sies det at det er mulig å ha 10.000 mennesker i samme møterom, men hvorvidt dette er fordelaktig for de involvertes båndbredde dersom alle deler video, er en annen diskusjon.

Det tilbys også en gratisversjon av Teams, der opptil 300 personer kan delta, med ubegrensede chatmuligheter og integrert mulighet for lyd- og videosamtaler, i tillegg til støtte for å legge til tredjepartsprogrammer.

Microsoft har gjort premiumversjonen av Teams gratis for seks måneder og har hevet begrensningene på antall samtidige brukere i gratisversjonen, som respons til koronakrisen.

• Nettsted: Microsoft Teams
• Oppsett: Programmet må som hovedregel lastes ned for å kunne brukes, spesielt dersom man vil ta i bruk alle funksjonene, men det er fullt mulig å delta i møter gjennom støttede nettlesere og på mobiltelefon.
• Maksimum antall brukere: 300 for gratisversjon / 10 000 dersom møteleder har abonnement.
• Pris: Gratis / 40 kroner til 101 kroner (årsabonnement).

Slack

Siden Microsoft Teams ble utviklet som en direkte utfordrer til Slack, blir det naturlig å gå over til nettopp denne tjenesten. Siden 2013 har Slack gjort et stort inntog i mange industrier, spesielt der direkte kommunikasjon på tvers av store teams, redaksjoner og avdelinger må skje hurtig.

Mange av funksjonene man finner i Slack kan spores tilbake til IRC; man kan sette opp permanente kanaler organisert etter emner, private grupper, så vel som direkte meldinger mellom brukere. Det er også mulig å søke mellom folk, filer og samtaler i Slack, som er siktet mot å øke produktiviteten.

Der tjenesten henger litt bak konkurrentene, spesielt dersom man vil se sine medarbeidere, er det begrensningen på antall medlemmer som kan delta i en videokonferanse.

Det er satt en grense på 15 samtidige medlemmer i en videosamtale, som kan være lite praktisk dersom man er en større bedrift.

På den andre siden tilbyr Slack emojis og reaksjoner, som hjelper med å gjøre interaksjonen mer personlig.

Slack opererer også med en «freemium»-modell. Man kan ta i bruk grunnleggende funksjoner, som kommunikasjon og begrensede søk, gratis. På den annen side er det mulighet for å betale for businesslisens, som gir tilgang til å søke mellom all meldingshistorikk og åpner for muligheten til å integrere så mange tredjepartsprogrammer man måtte ønske.

• Nettsted: Slack
• Oppsett: Slack er, som mange av de andre tjenestene i denne oversikten, best opplevd dersom man laster ned applikasjonen. Derimot er det fullt mulig å gjøre alt arbeid fra støttede nettlesere. Man lager enkelt en konto fra deres hjemmeside, men dersom man skal koble seg til en bedriftskanal, må denne bedriften dele sin Slack-URL med deg.
• Maksimum antall brukere: Det er ingen grenser for hvor stort team man kan ha på Slack, men kun 15 kan delta i en videosamtale.
• Pris: Gratis / $6.67 og oppover per person, per måned, ved å signere et årlig abonnement.

Cisco Webex

Blant tjenestene som har vært mest i vinden om dagen, er Lysaker-utviklede Cisco Webex Meetings. Dette kan muligens skyldes løfter om HD-kvalitet på videooverføring, deling av skjerm og at det kan brukes på tvers av mobil og PC. I tillegg er det mulig å legge inn litt informasjon om seg selv, dersom man ønsker å vite om bakgrunnen til en deltaker.

Som de fleste andre verktøyene i denne listen, tilbyr Cisco Webex både gratis- og betalingsmodeller. Der gratismodellen tilbyr begrenset tid per samtale og muligheten til å ringe inn til møter med telefon, kan man ettersom man høyner betalingsnivået øke antall deltakere i hver konferanse, få cloud storage, analyseverktøy og transkribering av samtaler som tilleggsfunksjoner.

Webex har nå også oppgradert gratisabonnementet sitt som en respons på COVID-19, slik at flere kan ta i bruk verktøyet.

• Nettsted: Cisco Webex
• Oppsett: Webex tilbys på virtuelt alle plattformer, og man lager enkelt konto på deres hjemmeside. Det finnes nedlastbare versjoner, men man kan også fullt delta gjennom støttede nettlesere så vel som mobiltelefon.
• Maksimum antall brukere: Gratisversjonen tillater 50 brukere per møte (oppgradert til 100 på grunn av nåværende verdenssituasjon), men bedriftsplanen tillater opp til 200.
• Pris: Gratis / 12,85€ for små team, 17,30€ for middels store og 25,65€ for store team og bedrifter. Disse abonnementene er månedlige.

Zoom

Zoom har stått frem som en av de mest trendsettende videokonferanseverktøyene som har opplevd kraftig økning av brukerbasen sin den siste tiden. Grunnlagt av en av sjefsingeniørene fra Cisco, Eric Yuan, ble verktøyet lansert i 2013.

Som de fleste andre tjenestene i denne listen, er hovedfokuset til Zoom det å kunne muliggjøre fjernarbeid ved å kombinere videokonferanser, onlinemøter og private møterom. Tjenesten er også optimalisert for å fungere i nettlesere, så vel som mobiltelefoner. Det er også mulig å laste ned en skrivebordsklient dersom man vil ha den beste opplevelsen. Zoom har også integrert støtte for tredjepartsprogrammer som Slack for en mer sømløs arbeidsflyt.

Facebook-grupper har dukket opp for «Zoomers», som primært er laget for studenter som ikke får kommet seg på skolen og vil føle et fellesskap. Det er rapportert om at noen bruker verktøyet til å gå på blind dates, mens andre bruker plattformen til å lese andres fremtid med tarotkort.

Zoom tilbyr både gratis og betalte versjoner. Uten å betale en krone, har man mulighet til å ha videokonferanse med opp til 1000 deltakere, med en 40 minutters maksgrense. Betaler man, fjerner man denne tidsgrensen på gruppemøter, kan ha flere aktive deltakere og får bedre administrative verktøy.

Et viktig punkt å merke seg, er at Zoom har fjernet tidsgrensen på gratisabonnementet midlertidig, som respons til COVID-19, i tillegg til å gjøre det tilgjengelig for skoleelever verden over.

Noe annet er at store internasjonale arbeidsgivere nylig har bannlyst bruken av verktøyet i jobbsammenheng, etter at tjenesten har vist seg å ha mange utfordringer med personvernet.

• Nettsted: Zoom
• Oppsett: Zoom tilbys på virtuelt alle plattformer, og man trenger bare lage en bruker på hjemmesiden deres. Det finnes nedlastbare versjoner, men man kan også fullt delta via mobiltelefon eller støttede nettlesere.
• Maksimum antall brukere: Gratisversjonen tillater 100 aktive deltakere per konferanse, hvor opptil 1000 mennesker kan være publikum. Betaler man for det dyreste abonnementet, økes dette nummeret til så mange som 1000 personer som aktivt kan holde møtet, og publikumsgrensen øker til 10.000.
• Pris: Gratis / $14.99 for små team og fra $19.99 og oppover per måned for større team.

Google Hangouts

Hangouts fra Google er et utsprang fra den nå avdøde Google+-satsingen. Hangouts ble et frittstående produkt i 2013, og har siden da blitt tyngre integrert i Google sitt økosystem av tjenester. I dag er den nå en del av tjenestepakken Google kaller G Suite.

Selv om det originalt var tiltenkt som et lettvint alternativ til tjenester som Skype, har Hangouts siden 2017 blitt mer rettet mot bedrifter og intern kommunikasjon.

I løpet av året skal tjenesten bli splittet i to; Google Hangouts Chat blir en dedikert direktemeldingsplattform, mens Google Hangouts Meet vil ta hånd om videokonferanser.

Av funksjonene Google Hangouts Meet tilbyr, er det verdt å nevne at man kan ha mellom 100 og 250 medlemmer per videosamtale, avhengig av hvilket abonnement man har. Det er også mulig å ringe inn til møter med mobiltelefon, man kan enkelt dele og samarbeide på dokumenter og presentasjoner, og det tilbys AI-generert underteksting som skjer i sanntid.

Tjenesten er lett tilgjengelig på alle plattformer, da det ikke er nødvendig å installere noe for å sette i gang.

Google har som respons til koronakrisen gjort Hangouts' betalte funksjoner tilgjengelig for alle som bruker G Suite og G Suite for Education-kunder frem til 1. juli i år.

• Nettsted: Google Hangouts
• Oppsett: Alt man trenger for å ta i bruk Hangouts er en e-post-adresse. Man registrerer seg og er i gang bare sekunder etter. Det er ikke nødvendig å installere noe dersom man er på PC, men om man er på mobil må man laste tjenesten ned gjennom Play Store eller App Store.
• Maksimum antall brukere: Gratisversjonen tillater 100 aktive medlemmer i samme samtale, med mulighet for å utvide opp til 250 dersom man betaler for dette.
• Pris: Gratis / $6 for Basic-, $12 for Business- og $25 for Enterpriseabonnement. Disse prisene er per bruker, per måned.

Whereby

Norskutviklede Whereby (tidligere Appear.in) må også sluttvis nevnes som et alternativ. Denne tjenesten, som opprinnelig startet som et internprosjekt hos Telenor i 2013, har siden 2017 vært eid av selskapet Videonor.

Fokuset til Whereby er å gjøre kommunikasjonen mellom middels store teams enklere. Tjenesten krever ingen installasjon, og man kan enkelt delta dersom noen deler en lenke med deg. Disse lenkene kan også bli personalisert for enkelhetens skyld (noe som for øvrig tilbys av flere tjenester i denne listen).

Avhengig av hvilken plan man velger å abonnere på, kan man fra fire til 50 personer i samme samtale. Det er viktig å merke seg at det kun er mulig å være fire dersom man benytter seg av gratisløsningen.

Av funksjonene Whereby tilbyr, er opptak av møter, skjermdeling og integrering med Trello, Google Drive og YouTube verdt å dra frem, i tillegg til at man kan delta i møtene både fra PC og mobil.

• Nettsted: Whereby
• Oppsett: Whereby tillater hvem som helst å delta i en samtale dersom de mottar en URL-lenke fra en bruker, uten å registrere seg. Vil man lage seg en bruker, trenger man bare legge inn e-post og passord, eller registrere seg med Google-kontoen sin. Det er ikke behov for å laste ned en skrivebordsklient for å delta, alt man trenger er en nettleser. På mobil kan man laste ned en tilhørende applikasjon.
• Maksimum antall brukere: Gratisversjonen tillater 4 aktive medlemmer i samme samtale, med mulighet for å utvide opp til 50 dersom man betaler for dette.
• Pris: Gratis / $9.99 for Pro- og $59.99 for Business-abonnement. Disse prisene er per måned.

Noe for de aller fleste

Listen illustrerer likheter og forskjeller mellom de mest populære verktøyene på markedet i dag, og viser hvordan de gjør det lettere for dem som ser etter mer effektive løsninger ettersom de blir bedt om å jobbe hjemmefra.

Det var vanskelig for oss å teste betalingsversjonene til alle disse tjenestene effektivt, men de aller fleste produktene tilbyr solide gratispakker som gjør det mulig å prøve ut programmet før man eventuelt investerer i en dyrere lisens.

Derimot har koronakrisen har inspirert flere av disse selskapene til å gjøre de betalte løsningene sine gratis i en periode – noe som burde hjelpe den enkelte å finne det riktige verktøyet for seg selv, enten som enkeltperson eller bedrift.