Disse to IT-folkene i Volda styrer en avdeling på 20 i Manila

VOLDA (digi.no): Vi sitter i møterommet i den gamle bankbygningen i Kyrkjegata i Volda. Fra en stor TV-skjerm på veggen ved kortsiden av langbordet vinker to mennesker fra millionbyen Manila på Filippinene til oss som sitter i bygde-Norge på andre siden av jordkloden. De to er prosjektleder Jobelle Reyes og avdelingsleder Dannie Raymundo i Shipadmin Philippines Inc, et selskap norske Shipadmin AS eier 99,9 prosent av.

En av grunnene til at de nærmere 20 ansatte i IT-bedriften sitter i Manila og ikke i Norge er åpenbart vesentlig lavere lønnskostnader. Ifølge daglig leder i Shipadmin, Stian Færøy, varierer månedslønningene til en fagperson innen IT i Manila fra 6.000 kroner for en nyansatt til 15.000-20.000 kroner for en med lang erfaring.

Mye lettere å rekruttere

– For en norsk ansatt må du regne 100.000 kroner i måneden. Men dette har også en annen side. Vi hadde rett og slett ikke klart å rekruttere så mange ansatte med tilsvarende kompetanse til å sitte sammen med oss her i Volda. Det er mye lettere å rekruttere der nede. Jeg gir dem et budsjett som de styrer utfra. Her i Volda har vi ikke utviklet programvare på en god stund. Vi administrerer og styrer prosjekter, sier Færøy.

Nordhordlendingen fra Alversund utenfor Bergen har kone fra Volda og begynte i Shipadmin i 2009 etter IT-utdanning i Molde og en karriere som utvikler på Østlandet. Blant annet jobbet han for Millum som lager løsninger for storhushandel. I 2015 avanserte han til jobben som daglig leder i Shipadmin. Han beskriver starten som tung, siden han fikk oljekrisen rett i fanget. Første halvår 2016 kom stadige beskjeder om båter i opplag. Første halvår 2017 merket de at disse beskjedene kom sjeldnere.

(Artikkelen fortsetter under)

– Etter sommeren i år har det vært mer salg og aktivitet på alle områder. Vi hadde visjoner om å lage verdens beste system, men måtte tilpasse oss markedet. Slik er det fortsatt. Men nedturen innen supplybåtnæringen ble også en mulighet til å se andre retninger. Vi har etablert en ny divisjon i selskapet kalt Symbit, der vi har plassert digitalisering, konsulenttjenester og E-læring.

Kaptein trengte hjelp

Den andre på kontoret i Volda er produktsjef Børge Osvoll. Han jobbet som utvikler for Complete i Oslo da skipskapteinen Stig Magne Larsen fra Ålesund tok kontakt og ønsket hjelp fordi han opplevde at administreringen av skip trengte digitale løsninger. Den første programvaren ble passende nok døpt «Captain’s secretary». Osvoll beskriver programvaren de leverer som systemer brukt til å administrere alt fra mannskap til flåte, de inneholder adgangskontroll og systemer for rapportering. Systemene kommuniserer mellom båter og kontor på land. Et eksempel på bruksområde er at rederiet til enhver tid har kontroll med hvem som befinner seg på båtene.

– Selskapet Shipadmin ble stiftet rimelig kjapt etterpå, i 2007. Etter hvert fant jeg ut at jeg ville flytte hjem til Volda. Da ga jeg beskjed om at enten tar jeg med meg jobben hjem, eller så slutter jeg. Det var slik administrasjonen til Shipadmin havnet i Volda, forteller Osvoll. Gründer Larsen, omtalt som «kapteinen vår» av ledelsen i selskapet, sitter fortsatt på 44 prosent av aksjene. Han bidrar også som forretningsutvikler på det maritime området. Osvoll og Færøy eier ti prosent hver.

I Ålesund sitter også salgs- og prosjektleder Harald Skorgevik. Resten av bemanningen er i Manila.

Kontor i skyskraper

– Det er viktig for oss å understreke at det som skjer på Filippinene ikke er noe vi gjemmer bort. Det er meget kompetente mennesker som holder til i forretningsstrøket Makati i Manila, der vi leier et kontorlokale på 240 kvadratmeter i 9. etasje i en skyskraper. Filippinene var lenge styrt av USA, derfor snakker de veldig godt engelsk der. Alle supporttjenestene våre blir gjort direkte fra Manila. Det vil si at når du trenger hjelp i programmene våre fra Norge, får du direkte hjelp fra en ved avdelingen vår i Manila. Og tilbakemeldingene fra kundene er veldig gode, sier Færøy.

Avdelingen ble etablert i 2013 med tre ansatte. Med ansettelse av animatører som de er i ferd med å gjøre nå, er staben oppe i rundt 20. Færøy har tro på E-læring som et vekstområde, det er grunnen til at selskapet satser på animasjon. De fleste som jobber der er systemutviklere, ellers er det designere, administrativt ansatte og kvalitetssikrere. Det er et ungt miljø med gjennomsnittsalder 25-26 år, og kjønnsbalansen er omtrent 50-50.

– Strategien vår er å skape en kultur der bedriften blir som en familie. Vi legger vekt på å skape godt samhold. Det har ført til at vi har lite gjennomtrekk. Når det gjelder lønn, skal den være god, men vi skal ikke være lønnsledende. Vi har snakket med andre selskaper som har prøvd og ikke fått det til. Det er vanskelig, men for oss har etableringen i Manila gitt en merverdi.

Markedet deres for programvare til administrering av båter er i stor grad i Norge.

Jobbet sammen til sjøs

Kaptein Larsens kontaktnett etter et langt liv til sjøs er bakgrunnen for at Shipadmin har lyktes med satsingen i Manila. For avdelingsleder Dannie Raymundo og Larsen har en fortid til sjøs sammen der de jobbet tett og utviklet et tillitsforhold.

– Dannies navn kom opp med en gang det ble snakk om å starte i Manila. Han er ikke IT-utdannet, men en veldig strukturert person som er god på administrasjon. Å ha en person vi stoler 100 prosent på der nede, er avgjørende, sier Færøy.

(Artikkelen fortsetter under)

Raymundo sier via videolinken at han ikke nølte da han ble tilbudt jobben med å lede oppbyggingen av avdelingen.

– I løpet av mine 25 år til sjøs har jeg erfart at nordmenn er de mest profesjonelle menneskene du kan jobbe med. Den kreditten vil jeg gi. Da jeg ble tilbudt jobben, hadde jeg ingen betenkeligheter siden jeg visste jeg ville jobbe med profesjonelle. Sakte, men sikkert har vi bygget oss opp fra en veldig liten avdeling til 18 ansatte akkurat nå. Samarbeidet går veldig bra.

I Manila to uker i året

Færøy forteller at han og Osvoll bruker å reise til Manila to uker en gang i året for å jobbe i avdelingen der. Ellers holder de skansen i Volda mens avdelingen i Manila styres lokalt.

– Det at de snakker så flytende engelsk er en viktig forutsetning for at vi har fått det til. Jeg tror ikke vi ville gitt oss i kast med tilsvarende for eksempel i India. Jeg mener dette er 100 ganger bedre enn India. Filippinene har en ung befolkning med høy utdannelse. Vi rekrutterer fra universiteter med godt renommé gjennom headhunterbyrå eller JobStreet – den lokale varianten av Finn.no. Eller vi ansetter gjennom nettverk på anbefaling fra de som jobber for oss.

De digitale kommunikasjonsløsningene som brukes mellom Manila og Norge er chattetjenesten Slack og videoløsningen Google Hangout. På denne måten skaper de én arbeidsgruppe - med utviklere på Filippinene, prosjektledere i Norge og kunde.

– Hva slags utfordringer har dere møtt?

– I tillegg til at det selvsagte er problemer knyttet til fysisk avstand, har vi også brukt mye tid på ulikheter i kultur, og å skape tillit. De har et mye mer hierarkisk samfunn med respekt for overordnede, og de er ikke glad i konflikter. Vi startet fra dag 1 med å få bort «Sir». Vi vil ha dialog, og har jobbet mye med å få dem til å forstå hvordan kundene våre tenker, forteller Osvoll.

Kulturforskjeller

– De er veldig hardtarbeidende, og utpregede ja-mennesker. Men vi har også opplevd at de kan si ja fordi de ikke vil tape ansikt. Det er ingen tjent med. Det har tatt tid å innarbeide en kultur der vi gir hverandre ærlige tilbakemeldinger. Noe vi også har erfart vi må gjøre for at prosesser skal bli riktig, er at vi må ta tak i nøkkelpersoner som får mer ansvar. Ellers blir det kaos.

Det er syv timer tidsforskjell mellom Norge og Filippinene. Også dette er noe som krever tilpasning. De ansatte jobber 11-20 lokal tid, 05-14 norsk tid. Da fungerer det i samløp med den norske arbeidsdagen.

– Dette er noe de ønsker selv. Det er trafikkaos i Manila når arbeidsdagen starter og slutter. Med denne arbeidstiden unngår de rushtrafikk.