Evrys tapssluk stenger for godt

Dette er historien som både IT-leverandøren og kundene helst vil putte i glemmeboka. Evry brente seg kraftig og tapte hundrevis av millioner.

Nøyaktig hvor mye den feilslåtte satsingen egentlig har kostet er det i dag ingen som vil kaste lys over. Se sidesaken for en kort oppsummering.

Kjempesprekk

Planen for drøyt ti år siden var å lage en ERP-løsning for økonomistyring, lønn, personal, regnskap, fakturering og innkjøp. Men det SAP-baserte systemet tilpasset norske forhold, som senere byttet navn til Digoff, ble en fiasko og tapsbombe av de sjeldne.

Alvorlige feil og mangler i programvaren førte blant annet til gale lønnsutbetalinger, eller andre dyrekjøpte erfaringer som feilaktiv inntektsføring av syke- og foreldrepermisjonpenger.

Prosjektet påførte Evry svimlende 600 millioner kroner i negativ kontantstrøm bare fra starten i 2007 og fram til 2010. Året etter ble alt nysalg og videreutvikling stanset. Kostnaden for avvikling ble beregnet til ytterligere 120 millioner kroner, som omtalt av digi.no i 2012.

Flere kommuner gikk til søksmål og ble tilkjent prisavslag. Andre inngikk forlik. Kostnadene har ballet på seg. Evrys har tatt betydelige avsetninger eller nedskrivninger for Digoff helt fram i nyere tid, kan man lese ut fra årsrapporter for blant annet 2014, 2015 og 2016. Hva tapene totalt sett er kommet opp i er mindre klart.

– Uansett er det veldig store tall. Jeg tror ingen har en nøyaktig beregning av dette. Vi ønsker ikke å gå inn på enkeltkunder, men kostnadene knyttet til dette ble tatt tilbake i tid, sier Evrys kommunikasjonsdirektør Geir Remman til digi.no nå.

Evry forpliktet seg til å forvalte og drifte løsningen i eksisterende avtaleperiode, et løfte de har holdt hele veien. Digoff hadde endelig slukkedato i 2019, men etter det digi.no forstår har Trondheim kommune vært eneste kunde i en lengre periode. Mandag settes det strek.

Siste kapittel skrives i neste uke, mange år etter at Evry besluttet å fase ut ERV (EDB Ressurs og virksomhetsstyring), som på høyden var solgt inn til rundt 40 norske kommuner.

Først nå logger Trondheim kommune av for godt, som løsningens siste kunde.

Løsningens feil og lyter har tidligere skapt mange problemer hos en rekke norske kommuner. Skandaleprosjektet er av enkelte blitt omtalt som et mareritt.

– For oss har systemet fungert, men som et rent regnskaps- og økonomisystem. Det var ikke bare det man opprinnelig så for seg, da skulle også lønn og HR og den biten også være med, sier IT-sjef Bjørn Villa i Trondheim kommune til digi.no.

Han understreker at med nevnte begrensninger, så har produktet tross alt gjort jobben de siste årene.

– Det har ikke vært vondt å bruke. Derfor har det ikke vært hastverk med å bytte det ut. Men for å ha nok tid startet vi prosessen med å finne en erstatning i 2015, ettersom avviklingen av ERV var satt til 2019.

I et eget leserinnlegg Bjørn Villa har skrevet, som digi.no publiserer i dag, deler han erfaringer og gjør rede for prosessen fram mot ny løsning som de gleder seg til å lansere til uken.

Villa synes Evry har fått nok «pes» og negativ omtale for produktet som nå avvikles, og ønsker egentlig ikke å bruke mer tid på den vonde historien.

Han forsikrer at Trondheim ikke har tapt noen penger eller lidd økonomiske tap på bruken av ERV, men medgir at oppmerksomheten rundt programvaren har skapt omdømmemessige utfordringer også for dem.

– Det er aldri hyggelig å bli assosiert med et IT-prosjekt som ikke går bra. Men det er såpass mange år tilbake at det er vi ferdige med. Modulene for lønn og HR ble aldri ferdig, men vi har kjørt en meget vellykket anskaffelse på dette, separat.

Villa sikter til innkjøpet av system for lønn og HR, der valget falt på Bluegarden med innføring i 2012-2013. Den anskaffelsen har fungert etter forventningene, forteller han.

Når erstatter de også regnskapsbiten og går mandag live med en ny løsning. Der falt valget på Unit4, som også blir levert av Evry.

Godt med nytt hjerte

Økonomistyringen har fungert tilfredsstillende for kommunen, men bruken av ERV har ifølge Villa krevd en del tilleggsmoduler for både budsjettsiden og prosjekt / økonomi.

Det er ting de slipper fremover, ettersom dette er integrert funksjonalitet i den nye Unit4-løsningen.

ERP-systemet blir av ham betegnet som selve «hjertet» i kommunens virksomhet, som også tas opp i erfaringsrapporten han deler med leserne våre i dag.

– Det er klart at et nytt og moderne system gir oss bedre muligheter enn et 10 år gammelt produkt. Nå ser vi eksempelvis veldig fram til å få bedre økonomirapportering. Det er en vesentlig styrke med det vi får. Det blir en bedre verktøykasse og rapportering til våre eiere i bystyret. Men jeg vil ikke si at ERV har holdt oss tilbake, sier Bjørn Villa.

– Det gamle prosjektet og løsningen har tidligere vært beskrevet med ord som mareritt og katastrofe av enkelte kunder. Deler du den oppfatningen?

– Ja, de erfaringene vi gjorde i forbindelse med ERV har sittet i ryggmargen i alle årene etterpå, egentlig. I mange sammenhenger har det vært brukt som eksempel på at vi må passe på å lære av ting vi har gjort før. Det er en erfaring som har styrket oss. Det var såpass mange som kritiserte det som ble gjort den gangen. Mye av kritikken var velfundert, og det skal vi lære av.

IT-sjefen mener det er en klar fordel at flere av hans kolleger, den dag i dag, var med på ERV-anskaffelsen i sin tid. De trekker med seg verdifulle erfaringer.

– Mange hos meg var med på den prosessen. De som var med på prosjektet har tatt med seg kunnskapen også inn i den nye runden, sier Villa.

Ingen spøk

En bred prosjektgruppe på opptil 20 personer har deltatt i den nye anskaffelsen.

– Det er ingen spøk å innføre et sånt system. Mer enn 3 000 personer bruker løsningen som et verktøy i det daglige arbeidet. Og det er krevende å gjøre endringer. Nå har vi gjort det en del ganger. Foruten innføringen av Bluegarden har vi nylig også innført Google som kontorstøtteverktøy i kommunen.

• Ett år etter overgangen: Trondheim trives med ny skyløsning

IT-sjefen har stor tro på at løsningen de innfører over helgen skal virke bra. Det har som han sier vært en lang og krevende prosess å komme hit. Samtidig parafraserer han gjerne datavitenskapsmannen Edsger W. Dijkstra når han sier:

– Testing kan aldri bevise fraværet av feil. Det vet du ikke før du starter opp med 3 000 brukere. Har vi prøvd ut alle kombinasjonene? Trykker folk på den rette måten? Men det er jo en moden løsning vi går for denne gangen. Det bidrar også til tryggheten min om at løsningen vil fungere bra, sier Bjørn Villa.

Kommunen tilpasser seg

Unit4 blir som nevnt nå innført som ny løsning, og systemet blir levert av Evry. Bak ligger det en lengre anbudsprosess. Villa nevner funksjonalitet, gjennomføringsevne, pris og kvalitet som viktige kriterier for valget.

Fremfor å tilpasse løsningen til organisasjonen, har de valgt det motsatte.

– Denne gangen skulle vi ha et standardsystem og vi skulle tilpasse oss. Da kommer sånne løsninger godt ut. Det er heller ikke så mange aktører som har så mye å vise til når det gjelder økonomistyring for en stor kommune. Noe nytt utviklingsprosjekt var vi ikke interessert i, noe som ble gjenspeilet i konkurransegrunnlaget.

Et slikt valg eller heller ikke enkelt.

– Nei, det krever mye av ledelsen i kommunen. For det handler om menneskene og deres hverdag på jobb. Man må selge inn og forklare hvorfor man gjør endringer. Her har man en løsning med en del prosesser. De er etablert gjennom flere års bruk hos andre kommuner. Når det fungerer for andre, kan man se på det som beste praksis. Selv om vi er en stor kommune må vi innse at vi også kan ha noe å lære av andre, konstaterer Villa.

Lite konkurranse

Han hadde imidlertid gjerne sett at det var bedre konkurranse i markedet og flere produkter å velge mellom.

– Vi ønsker at det skal være konkurranse om alle leveranser som gjøres til kommunen. Det skjerper leverandørene og er gunstig for oss som kunde. Akkurat i dette segmentet for økonomisystem til større kommuner, så er tilbudsbildet litt begrenset. Sånn sett skulle man gjerne ønsket seg at det var flere alternativer, men vi er fortsatt meget komfortable med valget vi gjorde, avslutter IT-sjef Bjørn Villa i Trondheim kommune.

Få også med deg Bjørn Villas leserinnlegg, der han deler erfaringer og gjør rede for prosessen fram mot ny løsning.