Høyskoler og universiteter dropper millionavtale med Sopra Steria

21 institusjoner i universitets- og høgskolesektoren avbestiller ny tjeneste for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning

Pressemelding fra UH Sak, melder Sikt, som leverer IT-tjenester til forsknings- og utdanningssektoren.

Prosjektet skulle levere en løsning for å gjøre saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning i universitets- og høgskolesektoren enklere og mer brukervennlig. Økt grad av automatisering og selvbetjening skulle sikre en bedre og mer effektiv arbeidshverdag både for ansatte og studenter.

Avtalen inngått mellom 21 institusjoner i universitets- og høgskolesektoren og leverandør Sopra Steria om levering av programvare til saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning, avsluttes.

Sopra Steria vant i 2021 kontrakt med anslått verdi på 430 millioner kroner. Planen med pilotinnføring fra januar 2023 har sprukket kraftig.

Oppgraderte død programvare

I vente på ny løsning har blant annet NTNU sett seg nødt til å oppgradere fra Ephorte til Elements, begge levert av Sikri. Ephorte er «end of life». Det betyr at programvaren ikke lenger har noe videreutvikling, ingen support og ingen flere sikkerhetsoppdateringer.

NTNU gikk i bresjen for en nasjonal anskaffelse, der alle landets 21 statlige universiteter og høgskoler skal få felles system.

De har vært pilotbrukeren i prosjektet, kalt UH Sak, som skal innføre plattformen Servicenow med arkivkjerne fra Documaster.

Prosjektet har betalt Sopra Steria 43 millioner kroner så langt i påløpt kontraktskostnad, skriver nettavisen Khrono.

I tillegg kommer kostnader knyttet til selve sektorprosjektet på 92 millioner kroner. Mesteparten av dette, 52 millioner, er kostnader til frikjøp av interne ressurser ved institusjonene og Sikt. Totalt har altså prosjektet kostet 135 millioner kroner, skriver avisen.

– For høy risiko

Selv om avtalte deler av leveransen er godkjent, er det usikkert om løsningen vil dekke behovene til saksbehandling og bevaring av dokumentasjon på en god nok måte.

Uavhengige revisjoner, både av UH Sak-prosjektet og av teknisk løsning og arkitektur, har vist at den samlede risikoen med å videreføre prosjektet blir for høy. På et møte mandag 24. juni besluttet derfor eiergruppen for UH Sak å avbestille løsningen.

– Vår vurdering er at det er mest ansvarlig å sette sluttstrek her, sier direktør Lars Atle Holm ved NMBU, som er leder for eiergruppen, i pressemeldingen.

– Fra høsten 2023 har usikkerheten økt, spesielt om funksjonaliteten og kvaliteten i løsningen blir god nok for brukerne. Det har også vært store forsinkelser i utviklingsarbeidet, sier han.

Styringsgruppen for prosjektet understreker at det fortsatt er grunnlag for videre sektorsamarbeid om digitalisering av administrative fellestjenester.

– Sektoren vil fortsatt samarbeide om fellesløsninger, og vi tar med oss mye bra grunnlagsarbeid som institusjonene kan bygge videre på i framtidig arbeid med saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning, sier Roar Tobro, leder av styringsgruppen for UH Sak i meldingen.

Strategisk viktig prosjekt

UH Sak startet opprinnelig som et samarbeidsprosjekt med universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø. Sikt som representant for 17 institusjoner i universitets- og høgskolesektoren ble senere med som deltakere. Prosjektet har vært strategisk viktig for kvalitetsforbedring og effektivisering av saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning, og forbedring av administrative prosesser i sektoren.

Fellesprosjekt for de 21 statlige institusjonene startet høsten 2021 etter at anskaffelse og leverandørvalg var foretatt. Prosjektet var et nasjonalt digitaliseringstiltak, og svar på Strategi for digital omstilling i universitets- og høyskolesektoren.