Kommunen krevde store mengder dokumentasjon før de avlyste konkurranse

− Som leverandør til det offentlige må man stå med lua i hånda og akseptere alt de kommer med. All risiko ligger på leverandør, og det offentlige kan oppføre seg akkurat som de vil.

Hjertesukket kommer fra Marcus Sahlin Pettersen, daglig leder og grunnlegger av konsulenthuset Alv, på Linkedin.

Etter å ha fylt ut CV-maler, ymse attester, flere sider med oppdragsforståelse og løsningsforslag og spilt inn en ti minutter lang video, for et oppdrag på halvannet årsverk, opplevde selskapet at kommunen avlyste hele konkurransen.

Nordre Follo kommune beklager og vil lyse ut konkurransen på nytt.

Lang ønskeliste

I januar gikk Nordre Follo kommune ut i markedet etter konsulentbistand for å «bidra til at kommunen kan hente ut økonomiske gevinster gjennom bruk av automasjon og KI-teknologi». Kommunen etterlyste en person som kunne bidra i ledelsen av KI-programmet og en leder for et utviklerteam. Den første skulle løses som en 50-prosentstilling, den andre som en hel stilling.

− Dette er en bistandsavtale som er ganske standard, men akkurat i dette tilfellet har de gjort noe litt uvanlig, de har bundlet to roller som er ganske ulike og som begge er vanskelige å finne, sier Kristin Bjerke, konsulentleder i Alv.

Selv om det i utgangspunktet ikke er noe galt i å lyse ut flere roller i samme bistandsavtale, blir det fort komplisert når kravene er mange og teknologien konsulentene skal ha erfaring, med er fersk.

Lederen for utviklingsteamet skulle nemlig ikke bare kunne vise til gode resultater fra ledelse og oppbygging av smidige utviklingsteam, ha erfaring med informasjonsarkitektur og informasjonsforvaltning, ha jobbet med tjenestedesign og forretningsprosesser og ha erfaring med å lære bort metoder. Hen skulle også ha «solid IT-kompetanse», som i erfaring med relevante programmeringsspråk og teknologier for utvikling, integrasjon, automasjon og datahåndtering. Toppen på kransekaka: Erfaring med sikkerhetsrammeverk, etiske betraktninger om KI og med dataanalyse og statistikk.

Uvanlig mye dokumentasjon

− I tillegg har de etterspurt en masse dokumentasjon, som går ut over det som er vanlig, sier Bjerke.

I denne typen anskaffelser er det vanlig at kundene etterspør CV og at leverandørene fyller ut en kompetansematrise som viser hvordan konsulenten treffer på kundens krav.

− Her etterspør de CV på deres mal, en oppdragsforståelse som løser en del av problemet og krever en del arbeid, i tillegg til en case til, som skal leveres på video med begge kandidater vist frem i videoen, sier Bjerke.

ESPD-skjema, skatteattest, firmaattest, dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår, prisskjema, teknisk løsnings-skisse, fire sider med oppdragsforståelse inkludert løsning, fremdriftsplan og plan for kompetanseoverføring og en video der konsulentene presenterer en løsning på et case – alt dette var en del av pakka Nordre Follo etterspurte.

For å vinne avtalen på halvannet årsverk over to år brukte Alv rundt 30 arbeidstimer. Fem andre leverandører hadde også sendt tilbud.

− Det var en lang ønskeliste på de to rollene. Vi var ekstremt fornøyd, fordi vi følte vi traff veldig bra. Vi tenkte at dette kan vi vinne, sier Bjerke.

Valgte å avlyse

To uker senere velger Nordre Follo å avlyse hele anbudet.

− Under evaluering av tilbudene ser oppdragsgiver at man ikke har vært tydelige nok i forbindelse med krav knyttet til leder av utviklingsteamet. Dette understrekes ved evaluering av tilbudene, hvor oppdragsgiver opplever at man ikke får den kompetansen som det er behov for, skrev kommunen til dem som hadde sendt tilbud.

Det var nemlig viktig for kommunen at konsulenten som skulle lede utviklingsteamet, selv hadde god og egen kompetanse med programmering og kodeutvikling og selv kunne løse den typen oppgaver. Da var det ikke nok at tilbudene bekreftet at konsulentene hadde systemutviklerkompetanse, den kompetansen måtte også spesifiseres, forklarer Imad Bahson, virksomhetsleder for digitalisering, i en e-post til Digi.

− Vi innser at dette kanskje ikke kom tydelig nok frem i beskrivelsen. Evalueringen gjorde det tydelig for oss at vi ikke fikk den kompetansen det er behov for, og vi måtte derfor avlyse konkurransen, skriver han.

Må gå an å snakke med kandidater

Om man antar at ti leverandører har sendt tilbud og brukt omtrent like lang tid, har privat sektor investert 300 arbeidstimer i anbudsrunden. Da er det frustrerende at konkurransen blir avlyst, mener Bjerke og Pettersen.

− Vi er kjempeglade for at flere har begynt å bruke dynamisk innkjøpsordning, jeg tror det er bedre for alle parter, du slipper fordyrende mellomledd, du har mulighet til å få inn akkurat den kompetansen du trenger, sier Pettersen til Digi.

Dynamiske innkjøpsordninger er et alternativ til større rammeavtaler. Mange kan melde sin interesse, noe som gjør det lettere for mindre selskaper å tilby konsulenter, og kundene får flere å velge mellom.

− Stadig flere tolker imidlertid regelverket til ikke å åpne for å intervjue konsulentene før innleie, noe som er et stort problem for både kunde og leverandør, mener Pettersen.

Det gjør prosessen mer tungvint og risikoen for feil større.

− Vi er jo opptatt av at våre konsulenter passer inn i miljøet de kommer inn i og kan gi mest mulig verdi, sier Pettersen.

Spesielt i den typen roller Nordre Follo etterlyser, der man skal ha lederansvar og bli viktige for arbeidsmiljøet, er det avgjørende å finne ut om konsulenten er en match og kan samarbeide godt med de ansatte i kommunen, mener han.

− Tar kritikken med oss

I meldingen om avlysningen beklager kommunen at det tok tid å oppdage feilen. De ønsker ikke å kommentere kritikken fra Alv spesielt.

− På generelt grunnlag lytter vi til kritikk og andre innspill og tar det med oss videre i arbeidet vårt, sier digitaliseringssjefen i Nordre Follo, Imad Bahson.

Kommunen har allerede startet arbeidet med en ny konkurranse. Med én viktig endring.

− Vi endrer konkurranseform fra åpen tilbudskonkurranse til konkurranse med forhandlinger, sier Bahson.

Den konkurranseformen åpner for dialog om tilbudene underveis i anskaffelsen. Nordre Follo vil imidlertid fortsatt anskaffe de to ulike rollene i én samlet anskaffelse.

− Vi ønsket og ønsker fortsatt et veldig tett samarbeid mellom bistand til programleder og utviklingsleder. Ved å hente begge roller fra samme selskap, mener vi at samspillet vil bli bedre og at man ikke kommer opp i en diskusjon om retningsvalg, sier Bahson.