Seks ledere: Slik blir fremtidens kontor

– Vi kommer ikke til å vende tilbake til måten vi jobbet på før pandemien, det er jeg helt sikker på, sier Bjørn Marthinsen, direktør i utviklings- og kompetanseetaten (UKE) i Oslo kommune til Digi.no.

Ansatte forventer å få jobbe hjemmefra, og kontor-kontoret endrer karakter. Når behovet for å sitte stille og konsentrere seg kan dekkes hjemme, må kontoret fylle andre behov.

Det er kanskje grunnen til at så mange velger å pusse opp og endre planløsning i kontorlokalene nå.

Bedre livskvalitet

Når arbeidssted ikke er like viktig lenger, åpner det seg flere muligheter mener Marthinsen.

– Det kan gi folk bedre liv. De kan bo der de har lyst til å bo og jobbe der de har lyst til å jobbe. Nå går befolkningsveksten i Oslo ned, en av grunnene til det er at det plutselig er helt ok å bo i Fredrikstad og jobbe i Oslo kommune, det var det ikke før, sier han.

Pandemien har lært oss at folk har lyst til å bestemme selv hvor de skal jobbe fra. Det må også kommunal sektor legge til rette for.

– Du blir i hvert fall ikke attraktiv som arbeidsgiver hvis du ikke henger med på denne utviklingen, sier Marthinsen.

Den vanskelige læringen skjer nå

Da de ansatte fikk komme tilbake til kontoret en periode i høst, brukte de lokalene annerledes enn før pandemien, mener Marthinsen.

– Før brukte vi stillerommene når vi trengte arbeidsro, nå ser vi at folk går inn på stillerommene når de skal ha et teams-møte eller snakke i telefonen for ikke å forstyrre sidemannen, sier han.

Når man skal samarbeide med folk man ikke kjenner så godt, eller diskutere abstrakte temaer, er det best å sitte i samme rom, mener han. Men det er ikke alltid mulig.

– Den vanskelige læringen om hybride møter, den skjer nå. Hvordan skal det bli bra for både de som er til stede og de som er på hjemmekontor? Hva slags infrastruktur trenger du? Hvordan unngå å forstyrre hverandre om man sitter ved siden av hverandre men ikke er i samme møte, spør Marthinsen.

Dette forsker kommunen videre på, men en ting har de skjønt.

– Vi trenger godt bilde og god lyd, sier Marthinsen.

Det er de ikke alene om.

Fysiske møter får høyere status

Etterspørselen etter webkamera eksploderte i starten av pandemien, forteller Anders Odden og Eirik Løver, henholdsvis salgsdirektør og markedssjef i Komplett Bedrift i Sandefjord.

De ser tegn til at de fysiske møtene får en høyere status.

– Man verdsetter fysiske møter høyere fordi det blir et hyggelig sosialt brudd med en litt stakkato Teams-hverdag. Mange opplever de fysiske møtene som mer formelle. Det «er alvor» når det kalles inn til fysisk møte, slik at man forbereder seg enda bedre enn man pleier, mener de to.

Den tror også den økte bruken av hybridkontor vil få konsekvenser for arealbruken på kontorkontoret.

– Det kan bli en sving tilbake mot lukkede kontorer i stedet for helt åpne landskap, mener Løver og fortsetter:

– Vi sitter jo mer, slik vi gjør i dette intervjuet, i nettmøter. Og om det ikke blir egne kontorer, tror jeg nok vi kommer til å få mer små møterom, eller poder man kan sette seg inn i for ikke å forstyrre omgivelsene.

Når elevene har blitt sendt hjem for hjemmeundervisning, vokser det opp en generasjon som oppfatter nettmøter og nettkommunikasjon som normalen, mener Odden. Det kan få konsekvenser for hvor raskt vi endrer måten vi jobber på kontoret.

– VR-løsninger har vært annonsert i hvert fall de fem siste årene. Vi ser at det kommer møteløsninger nå, som virker spennende. Kanskje fører pandemien til at VR for kontor endelig får en kickstart, sier Løver.

Om vi snart vil dra til kontoret i et metavers, er uvisst, men få arbeidsgivere vil tvinge de ansatte til det fysiske kontoret.

Hybridkontoret

– Fremtidens kontor blir en valgfri hybrid, sier Jens Middborg, administrerende direktør i Capgemini Norge til Digi.no.

Han tror på personlig frihet, men legger likevel vekt på at kontor-kontoret vil forbli viktig.

– Jeg vet at veldig mange syntes det var utrolig kjekt å komme tilbake på kontoret.Det å treffes er veldig viktig for folks sosiale liv, for å bygge bedriftskultur, og for å ivareta trivsel i hverdagen, sier Middborg og forteller at Capgemini planlegger en større oppussing og utvidelse.

– Da er tanken at det skal skapes et litt mer dynamisk kontor. Fremtidens kontor vil i mye større grad være en samhandlingsarena, med rom for samarbeid, for idémyldring og møterom, og færre faste plasser, sier Middborg.

Kjell Rusti, administrerende direktør i Sopra Steria Norge, har lignende planer.

Kan ikke avse en eneste kvadratmeter

– Jeg tror fortsatt på kontorer, et firma er ikke en digital enhet, det er en organisme som skal fungere. Jeg kan ikke avse en eneste kvadratmeter, sier Rusti.

Sopra Steria bygger kontorene fullstendig om, med flere stillesoner, små rom til å ta telefoner fra, og en mer aktivitetsbasert tilnærming til sitteplasser.

– Vi skal selvfølgelig fortsatt ha landskap med ulike soner, men det skal også være plass til sosiale aktiviteter og moro, egne prosjektrom og ledersoner.

Å si noe generelt om hvordan fremtidens kontor vil se ut, er umulig mener Rusti.

– Det bestemmes av prosjektene hvordan et arbeid skal foregå, sier han.

Et torg

– Jeg tror kontoret blir som et torg, sier Ole Petter Saxrud, norgessjefen i Atea til Digi.no, og utdyper:

– Kontoret blir en møteplass der vi kan jobbe kreativt, bryte meninger, drive erfaringsutveksling og ha det hyggelig sammen.

Men det må også være rom for andre funksjoner.

– Det vil fortsatte være de som har behov for å dra til kontoret for å jobbe konsentrert. Arbeidsstyrken vil fordele seg etter individuelle måter å jobbe på, og kontoret må tilpasses funksjon, oppgaver og personlighet mer enn tidligere, sier Saxrud.

Atea er i gang med endringer i lokalene de tok over bare en måned før pandemien sendte dem til hjemmekontoret.

– Hele 11. etasje kommer til å være chille-område, et sted vi kan ha det hyggelig sammen og ha faglige møter. Interiøret vil speile behovet, og vi prøver å gjøre det litt mer hjemmekoselig, sier Saxrud.

Selv om alle kontorene er det Saxrud beskriver som «freshe og moderne», kommer det nok til å bli flere endringer.

– Vi skal vurdere om vi trenger flere møterom og sosiale soner, men vi trenger litt mer erfaring før vi kan konkludere, sier han.