Undersøkelse: Kun ett av tre selskaper henter inn flere tilbud på IT-tjenester

Over 50.000 private selskaper i Norge har handlet IT-konsulenttjenester det siste året. Blant disse er det kun rundt 30 prosent som innhenter flere enn ett tilbud. Det viser en Norstat-undersøkelse gjort på bestilling fra startupen Hyyr.

– Vi syns det er interessant at mange ikke henter tilbud fra flere leverandører før man går løs på noe, sier Vincent Aardalsbakke.

Makkerne Vincent Aardalsbakke og Christian Clemet Tetzschner kom til Startuplab i Forskningsparken for et halvt år siden. Siden den gang har de rukket å få en lang venteliste med leverandører som vil sikre seg en plass på deres IT-markedsplass.

Hyyr er en plattform som er til både for kjøper og selger av IT-konsulenttjenester. Den gjør to ting for brukeren – genererer og legger ut IT-bestillinger på anbud. Derfra kan ulike leverandører gi sine tilbud.

Målet deres er å gjøre innkjøpsprosessen av IT-konsulenttjenester enklere for små og mellomstore bedrifter.

– Vi ønsker å hjelpe de med lav innkjøpskompetanse.

70 prosent av IT-prosjekter feiler

I offentlige anskaffelser er det viktig å sette seg inn i de offentlige anbudsreglene. For private selskap kan man like gjerne ringe en tidligere leverandør eller gå for det første og beste tilbudet.

Bakteppet er at mange IT-prosjekter feiler og ikke når de ønskede resultatene. Undersøkelser fra McKinsey, BCG og Gartner viser alle at rundt 70 prosent av IT-prosjekter ikke er suksessfulle. Det er en såkalt «bransjestandard».

– Det kan bety alt fra at prosjektet går over tiden eller fastsatt kostnad, til at alt skrotlegges og at det ikke lå noen verdi der overhode, sier Tetzschner.

– Dårlige innkjøpsprosesser pekes ut som en stor grunn til at dette skjer, fortsetter han.

Hvor store summer som forsvinner til dårlig planlegging, er usikkert, men Tetzschner poengterer at mange små, private selskaper kanskje ikke er klar over hvor problematisk det er å ikke gjennomføre en god innkjøpsprosess.

Noen selskaper tar snarveier

40 prosent av selskapene i undersøkelsen opplyste at det vanskeligste i en innkjøpsprosess var enten å beskrive hva de trengte eller evaluere leverandørene.

Det er en forskjell mellom størrelsen på selskapene, og hva de synes er vanskeligst. Blant de største selskapene, de med over 50 ansatte, var det å beskrive behovene deres den vanskeligste oppgaven.

– På en måte kunne man tenkt at dette er noe de mindre selskapene slet med, men det er nok rimelig å anta at de større selskapene, som er erfarne med innkjøp, er mer klar over den problemstillingen – at det ikke er gitt at man får det man spør om. De vet det er en stor jobb å faktisk beskrive hva man trenger, sier Aardalsbakke.

Undersøkelsen viste også at de selskapene som ikke syns prosessen var vanskelig, ikke hentet inn flere tilbud.

– Det er interessant at disse, som ikke syns det er vanskelig, ofte er de som tar snarveier. Man skulle jo tro at de som kunne faget godt, visste at man får en bedre løsning ved å snakke med markedet, før man gjør noe, sier Aardalsbakke.

Selskapene med 6 til 20 ansatte var de som i størst grad, 43 prosent, svarte de ikke hadde noen store utfordringer. I den samme gruppen var det 62 prosent som svarte at de kun hentet inn ett tilbud.

Hjelper kunden generere IT-bestillinger

Markedsplassen til Hyyr retter seg først og fremst selskaper uten egne, klare retningslinjer for oppdragsbestilling.

– Vi får mange åpne problemstillinger, hvor man har en overordnet idé for hva man vil gjøre, men veien dit er usikker. Da er det nyttig for mange å få hjelp til å beskrive behovet og få en dialog med ulike leverandører, sier Aardalsbakke.

Genereringen av IT-bestillingen skjer gjennom en språkmodell som baserer seg på Open AIs Chat GPT. Ulike system-prompts har blitt brukt for å lage en modell som, enkelt forklart, stiller brukeren spørsmål som «hvorfor vil du dette?» og «hva ønsker du å oppnå?». Målet er å få kunden til å tenke gjennom hvilke behov de har, istedenfor å kun fokusere på hvilke funksjoner man trenger.

– Litt som en konsulent ville gjort når man møter kunden for første gang, sier Aardalsbakke.