Unikt grep kan spare kommunene for millioner: − Maskinene varer mye lenger

− Dette er noe flere kommuner fint kan få til, mener nestleder Christian Bøhn i Trondheim Digital.

Med nettskyen har Trondheim erfart at de kan øke levetiden på maskinparken betraktelig. Noen bærbare datamaskiner kan i dag leve så lenge som i ni år.

− Når det meste av applikasjonene er flyttet ut i skyen, og vi ikke har 100 ulike programmer som suger krefter og kapasitet, varer maskinene våre mye lenger, sier Bøhn til Digi.

Den kommunale tjenesteleverandøren har jobbet målrettet gjennom mange år for å øke levetiden på maskinparken.

Byttet hvert fjerde år

Før byttet kommunen ut Windows-maskinene hvert fjerde år. Tanken var at de var for gamle til å kjøre typisk kontorprogramvare.

− For å si det flåsete har den hyppige utbyttingen vært drevet av leverandørenes garantimodell der de ikke ville garantere for lengre levetid, fordi risikoen for at ting går i stykker øker i takt med alderen, forklarer Bøhn.

Men siden det meste av kommunens programportefølje i dag er skybasert, reduserer det også presset på maskinene.

Derfor har de i trønderhovedstaden nå økt levetiden på alle Windows- og Chrome-baserte maskiner til minimum seks år.

Tusenvis av Trondheims PCer – i en park som teller over 23.000 enheter – brukes i dag svært pent.

Vaskes og får Google Flex

Rundt 2000 av kommunens ansatte sitter med maskinene på pulten på kontoret hele dagen.

Etter fem år ser de nesten urørt ut. De har derfor fortatt lang levetid igjen.

− Våpenkappløpet der vi jevnlig må kjøpe inn nye maskiner, trenger vi ikke lenger å være en del av. De fleste av maskinene våre er spekket for å vare mye lenger enn den typiske innkjøpssyklusen på fire år, sier Bøhn.

Når Trondheims PC-er nå nærmer seg typisk pensjonsalder, sendes de til Atea.

Hjelper kommunen i dyrtid

Der funksjonstestes de, rengjøres og klargjøreres for enda en ny livssyklus. Windows byttes ut med Googles operasjonssystem Flex.

Så kjøres maskinene igjen ut til kommunens ansatte.

− Selv om vi lever av å selge maskinvare, er vi også opptatt av miljø og bærekraft, sier leder for digitale arbeidsflater, Steinar Drøyvold Kristoffersen, i Atea til Digi og fortsetter:

− Det gjorde at vi så på dette som en mulighet til å hjelpe Trondheim i en tid der de har en svært anstrengt kommuneøkonomi.

Trondheim kommune er foreløpig IT-selskapets eneste kunde som har et slikt prosjekt gående.

To ansatte har ansvaret for 20.000 maskiner

Før gjenbruksinitiativet gikk i gang, ble de fire år gamle maskinene kjørt til Sverige for håndtering og gjenvinning.

− Her er Trondheim veldig langt fremme, og de har mye kompetanse på Googles operativsystemer. Selv om dette er et felles prosjekt, var initiativet helt og holdent kommunens, sier Drøyvold Kristoffersen.

Når de revitaliserte maskinene har fått Flex lastet inn og blitt kjørt ut, kobles de så til det lokale nettverket, før de dukker opp i administrasjonsløsningen hos Trondheim Digital.

To ansatte har ansvaret for å dytte ut nødvendige applikasjoner.

Totalt har denne lille enheten i driftsmiljøet ansvaret for 20.000 maskiner med Googles operativsystemer.

Lite ressurskrevende

Maskinene som har fått blåst nytt liv i seg krever mye mindre ressurser å administrere enn en typisk maskinpark bestående av Windows-baserte enheter, mener kommunen.

Får en Trondheims-barnehage nye ansatte i dag, kan de kjøpe inn en slik gjenbrukt maskin for noen skarve hundrelapper.

Bare i staten ble det kjøpt inn PCer, mobiltelefoner og nettbrett for 500 millioner i 2023, viser tall fra DFØ.

Kostnaden for nye Windows-enheter i Trondheim ligger typisk på 10.000 kroner. På sikt er det dermed potensiale for å spare millioner av kroner i kommunene.

Innkjøpet belaster barnehagens eget budsjett. Den vesentlig lavere kostnaden gir et bedre tjenestetilbud til barnehagebarna.

− Disse maskinene er allerede nedbetalt. De eneste kostnadene vi har er til Atea som tar seg av support og utkjøring - i tillegg kommer Flex-lisensen. Potensialet for å gi flere av våre ansatte digitale verktøy øker derfor betydelig, stadfester Bøhn.

Få klager

Tilbakemeldingene på de gjenbrukte maskinene er gode.

Men det er ikke til å stikke under stol at det krever en liten omstilling hos brukerne å gå fra Windows til Googles operativsystemer.

Likefult er ikke dette en stor problemstilling, mener Trondheim Digital.

− I dag jobber 90 prosent av de ansatte i nettleseren, og folk klarer å endre bruksmønster ganske fort så lenge vi når ut med god informasjon, sier Bøhn.

Noen vil kanskje påstå at trønderhovedstaden gir brukerne svake maskiner for å spare penger. Men i realiteten er det helt motsatt, mener Trondheim Digital.

− Dette er veldig godt spekkede maskiner, som oppleves lynraske for brukerne. Oppstarten skjer på sekunder, sier nestlederen.

Noe flere kommuner kan få til

Han sier de fleste av deres ansatte bruker e-post, deltar i videomøter, sjekker kalender og bruker typisk skrivebordprogramvare.

Dette er ikke applikasjoner som krever mye ressurser.

− Når våre ansatte får disse maskinene, skjønner de fleste fort at de ikke har behov for mer, sammenfatter Bøhn.

Trondheim mener gjenbruksreisen er noe flere kommuner fint kan få til med litt innsats.

Selv om trønderhovedstaden har jobbet med Googles operativsystemer i årevis, er dette kompetanse enhver fint kan omstille seg til å få på plass.

Selv hos en liten IT-avdeling med få ressurser, mener nestlederen.

«Grab and Go»

Siden Trondheim har ansatte som er mye på farten, har de ved hjelp av gjenbruksprosjektet nå også utplassert flere «Grab and Go»-skap på sentrale plasser rundt om i kommunen.

I skapene kan de ansatte hente ut en gjenbrukt PC, logge seg på sin egen konto og ha tilgang til alle kommunens tjenester.

Når maskinene settes tilbake i skapet etter bruk, nullstiller de seg og er med det klare for neste ansatt på farten.

− Det er tungvint å dra med seg PC-en over alt. Starter du dagen på en lokasjon i byen og skal videre til en annen, måtte du før dra tilbake til kontoret for å hente maskinen, men nå er det slutt på det, sier Bøhn.