Datatilsynet: Det haster å gjøre noe med håndteringen av saksmengden

– Rask teknologisk utvikling gir nye utfordringer for personvernet, og det er behov for både å styrke Datatilsynet ressursmessig og effektivisere arbeidet tilsynet gjør, konkluderer Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) i en ny rapport.

DFØ har på oppdrag for Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet evaluert Datatilsynet.

Tilsynet oppnår mye med begrensede ressurser, konkluderer DFØ, som også slår fast at det er behov for å styrke Datatilsynet ressursmessig.

Samtidig må det stilles tydelige krav om effektivisering av arbeidet, skriver DFØ.

Kraftig økning i saker

Datatilsynet har hatt en betydelig økning i antall saker, klager og avviksmeldinger siden innføringen av GDPR i 2018.

Digi har tidligere omtalt at antall avviksmeldinger til Datatilsynet økte med hele 780 prosent fra 2017 til 2023.

Dette har ført til en utfordring i å håndtere den økte arbeidsmengden effektivt, noe som har resultert i lang saksbehandlingstid, særlig på klager. Dagens saksbehandlingstid på rundt et år er uakseptabelt lang, mener DFØ.

Datatilsynet er også svært styrt av innboksen og i for liten grad får utnyttet mulighetene til å drive mer konkret veiledning, mer tilsyn og samarbeide mer med andre statlige myndigheter, heter det i rapporten.

– Må effektivisere arbeidet

Men mer ressurser er ikke nok, understreker DFØ.

– Uten endringer i arbeidsformer, arbeidsprosesser og en tydelig prioritering og styring av oppgavene, vil økte ressurser ikke gi tilstrekkelig effekt på blant annet saksbehandlingstiden på klagesaker, konkluderer rapporten.

Det viktigste forbedringspunktet er knyttet til styring og ledelse, skriver de.

Det er behov for klarere prioriteringer, sterkere styring og tydeligere forventninger overfor medarbeidere fra ledernes side om hvor mye tid som bør brukes på den enkelte sak.

Datatilsynet mangler et godt styringssystem og det er lite tradisjon for at ledere er tydelige på prioriteringer overfor medarbeidere og stiller krav til saksbehandlingstid, heter det i rapporten.

Datatilsynet har imidlertid satt i gang flere utviklingstiltak for å effektivisere saksbehandlingen, og innfører et nytt, helhetlig styringssystem, heter det i rapporten.

Datatilsynet: – Det haster

Datatilsynets direktør Line Coll skriver i en e-post til Digi at de vil bruke rapporten aktivt for å bli et enda bedre Datatilsyn.

– Vi er glade for at den viser at vi får til mye på knappe ressurser, men er selvsagt enige i at vi må styrkes for å få løst samfunnsoppdraget på en best mulig måte, skriver Coll.

– Det haster å gjøre noe med håndteringen av den økende og omfattende saksmengden vi har, og i dette ligger også et behov for å effektivisere og korte ned saksbehandlingstiden hos Datatilsynet, skriver hun.

Coll forteller at tilsynet satt i gang en rekke tiltak for å få ned saksbehandlingstiden allerede før DFØ fikk evalueringsoppdraget.

– Vi jobber blant annet med tettere oppfølging av saksbehandlere, muligheten for mer standardisering og automatisering og bedre digitale støttesystemer.

Mange små saker

Det fremgår også av rapporten fra DFØ at Datatilsynet har en stor mengde små saker, og at antallet slike klager er økende, skriver Coll.

– Dette er en utfordring for tilsynsmyndighetene også i andre europeiske land, og vi er i dialog med Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet om behov for endringer i regelverket på dette området. Datatilsynet må få mulighet til å prioritere saker på en annen måte enn det vi har i dag.

Forsiktighetskultur

– Skal du gå lengre ut på kvisten må du ha ledere og medarbeidere som tør å ta beslutninger uten at alle steiner er snudd, skriver Coll.

DFØ skriver at de har inntrykk av at Datatilsynet, i likhet med mange andre regelverksforvaltere, er preget av en forsiktighetskultur med dyp respekt for rettsregler, grundighet og likebehandling. De mener både ledere og medarbeidere i Datatilsynet kan utfordres på hva det vil kreve å ta raskere avgjørelser og gi tydeligere råd.

– De må tørre å ta stilling, og det må være takhøyde for at de av og til bommer, skriver DFØ.

– Har brukt tid på struktur og utvikling

– Hva tenker dere om bildet som tegnes av at dere må bli mer modige og tørre å gjøre flere feil?

– Personvernforordningen er relativt ny, og ved ikrafttredelse i 2018 så ga den Datatilsynet nye oppgaver og et større ansvarsområde. Vi fikk også da mye kraftigere verktøy i form av overtredelsesgebyr i en størrelsesorden vi ikke tidligere har sett i norsk personvernrett, svarer hun, og fortsetter:

– Som mange av de andre tilsynene i Europa, har også Datatilsynet brukt tid på å strukturere og utvikle arbeidet med personvern under nytt regelverk, svarer hun.

– Dette, sammenholdt med et krav til harmonisering av praksis mellom de europeiske landene, gjør at vi har tilnærmet oss det nye regelverket forsiktig. Vi ser imidlertid nå at tiden absolutt er moden for nettopp å gå lenger ut på kvisten i møtet med virksomheter og andre som søker råd hos oss, fortsetter hun, og viser til at dette er tatt tak i under Prosjekt Kvist og i tilsynets nye strategi.

Dette vil også bli fulgt opp i form av konkrete aktiviteter i virksomhetsplaner og økt fokus på både lederstøtte og ledelsesutvikling i Datatilsynet i tiden som kommer, skriver hun.