Frykter at viktig offentlig dokumentasjon vil gå tapt

Både norske kommuner og statlige virksomheter er dårlige til å sikre digital dokumentasjon for framtiden. Dette viser to undersøkelser som Arkivverket og Riksarkivaren har gjennomført.

Ifølge undersøkelsen som omhandler kommunene, viser det seg at mer enn halvparten av kommunene aldri har overført data fra kommunens datasystemer til framtidig langtidslagring, slik de skal ifølge regelverket.

Uttrekk

Arkivverket mener at når en kommune unnlater å gjøre slike uttrekk, som det kalles, vil det føre til at informasjonen før eller senere vil gå tapt, siden den bare er oppbevart i det lokale datasystemet.

Ifølge Arkivverket er det ikke en forsvarlig eller forskriftsmessig løsning for langtidsbevaring å oppbevare avsluttet arkivmateriale på en server i kommunen.

– Dette er i ferd med å bli et alvorlig samfunnsproblem, og innbyggerne og kommunene vil miste viktig rettighetsdokumentasjon, sier riksarkivar Inga Bolstad i en pressemelding. Hun mener at andelen er svært høy.

– Vil gå tapt

– Hvis ikke kommunene begynner å lage planer for langtidsbevaring av sine digitalt skapte dokumenter, vil mye viktig dokumentasjon gå tapt.

– Ofte dreier dette seg om viktig rettighetsdokumentasjon som berører enkeltpersoner. For kommunene selv er det også nødvendig å kunne dokumentere egen virksomhet.

Må prioritere

– De årlige arkivunderøkselsene viser tydelig at dette er et område som Arkivverket må fortsette å prioritere høyt, fortsetter Bolstad.

Arkivverket forteller at undersøkelsen viser at kommunene i hovedsak prioriterer daglig drift, og at svært få mener de har nok ressurser til å gjennomføre lovpålagte arbeidsoppgaver.

Samtidig har mange av kommunene satt i gang store prosjekter for å gjøre papirarkiver tilgjengelige for bruk. Arkivverket mener dets tilsynsvirksomhet, kombinert med kommunesammenslåinger, kan ha påvirket denne utviklingen.

Leste du denne? Her foregår et av Norges virkelig store digitaliserings­prosjekter (Digi ekstra)

Lite egnet

I undersøkelsen om statlige virksomheter kommer det fram at det flere steder er betydelige mangler når det gjelder uttrekk fra datasystemer for langtidslagring.

Dette handler ikke nødvendigvis bare om hvorvidt det gjøres uttrekk, men også blant annet om kartlegging av prosessene som skaper arkivverdig dokumentasjon, og kvalitetssikring av dokumentene og metadata.

– Det at så mange virksomheter scorer lavt er bekymringsfullt, og betyr i praksis at datasystemene i staten i liten grad er egnet for langtidsbevaring, sier Bolstad.

Nav og Skattetaten

Ifølge Arkivverket viser undersøkelsen virksomhetene med mer enn tusen årsverk scorer lavere enn gjennomsnittet på de fleste av områdene som dekkes av undersøkelsen.

Nav, Skatteetaten, Statens vegvesen, Mattilsynet, Kriminalomsorgen og Domstolsetaten nevnes som eksempler på dette.

– Disse store virksomhetene sitter på arkiver med mye viktig dokumentasjon, og burde ta arkivholdet svært alvorlig, avslutter Bolstad.

Les også: Slik vil vi løse arkivutfordringene i offentlig sektor