Hvor mye kan arbeidsgiver snoke i e-posten din?

Rent teknisk har arbeidsgiver mulighet til å skaffe seg innsyn i alt vi gjør gjennom kommunikasjonssystemene på arbeidsplassen.

Det kan være innholdet i meldinger vi skriver i e-post og andre samhandlingsverktøy, metadata og hvilke nettsider vi besøker gjennom arbeidsgivers nettverk.

Innsyn kan potensielt skje uten at vi som arbeidstakere får vite om det. Det er imidlertid strenge regler for når og hvordan arbeidsgiver kan gjøre innsyn, forteller Jeanette Dyrkorn, som er juridisk seniorrådgiver i Datatilsynet.

Datatilsynet skal føre kontroll med at personvernregelverket etterleves, også når vi er arbeidstakere. Dette året har Datatilsynet gjort vedtak om brudd på personvernet hos flere arbeidsgivere.

Blant dem er NTNU. Datatilsynet kom fram til at NTNU ikke oppfylte vilkårene om e-postinnsyn. NTNU har beklaget dette.

I september i år kom Datatilsynet frem til at NTNU ikke får noen bot.

Også en annen virksomhet fikk vedtak om brudd i mai i år, for automatisk videresending av e-post.

Vi vet ikke om sjefen ser oss

Hver enkelt ansatt lager store mengder digitale spor – fra data fra adgangskontroll, tidsregistrering, GPS-sporing og bruk av datamaskin og telefon.

I en undersøkelse gjort for Datatilsynet i desember 2021 svarte over halvparten at de ikke har oversikt over hvilken informasjon arbeidsgiveren samler inn gjennom digitale verktøy.

Arbeidstakeren skal som en hovedregel varsles i forkant og har rett til å protestere mot innsynet, forteller Dyrkorn.

Innsyn er lov i disse tilfellene:

• Hvis det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten.
• Hvis arbeidsgiver har begrunnede mistanker om at arbeidstakeren har brukt e-postkassen eller annet elektronisk utstyr til noe som medfører grovt brudd på pliktene som følger av arbeidsforholdet.

Disse reglene gjelder enkeltstående innsyn for konkrete formål.

Det arbeidsgiveren ikke har rett til, er å overvåke arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr. Et innsyn blir til overvåking hvis arbeidsgiveren skaffer seg kontinuerlig innsyn eller innsyn skjer på jevnlig basis.

Overvåking er bare tillatt hvis det skjer for å administrere virksomhetens datanettverk eller avdekke eller oppklare sikkerhetsbrudd i nettverket.

Straffbart å snoke

Det er arbeidsmiljølovens kapittel 9 som sier at arbeidsgiver bare kan gjøre innsyn i e-posten til en arbeidstaker når tiltaket har saklig grunn i virksomhetens forhold. Det skal heller ikke være en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren.

Vigleik M. Aas, som er seksjonsleder for svartjenesten i Arbeidstilsynet, understreker at Arbeidstilsynet er opptatt av at arbeidsplassene informerer om regler og retningslinjer og at tillitsvalgte og verneombud involveres både i fredstid og når ting blir vanskelige.

– Det at arbeidsgiver må gjøre tiltak som oppleves inngripende for en arbeidstaker, som for eksempel å ta seg inn i e-postkassen, kan lett føre til konflikt og betente situasjoner dersom man ikke har gode og kjente retningslinjer og rutiner for slikt, sier Aas.

Innsyn kan være innafor

Han trekker imidlertid fram noen eksempler på at innsyn i en arbeidstakers digitale verktøy faktisk kan være rimelig og nødvendig.

– Man kan se for seg mindre virksomheter som driver med salg og er avhengig av at man har innsyn i hverandres e-postadresser. Har du en liten bedrift med tre likestilte ansatte, er det kanskje en praktisk løsning. Men det er selvfølgelig under forutsetning av at det er åpenhet om det, sier Aas.

Av og til oppstår det spørsmål om arbeidsgivers tilgang til digitalt materiale under arbeid, som gjerne ligger i bedriftens saksbehandlingssystem.

Det kan være rimelige grunner til at arbeidsgiver tar seg inn i digitalt materiale uten at arbeidstaker er varslet, for eksempel dersom en arbeidstaker er syk, det haster og det er nødvendig for å ivareta den daglige driften.

– Dette er legitimt og også helt vanlig. Det er jo ikke noen private forhold som ligger der, sier Aas.

E-post er imidlertid noe annet. Der kan det ligge privat kommunikasjon, og derfor kan ikke arbeidsgiver uten videre åpne en arbeidstakers e-post.

Aas mener imidlertid at man ikke burde bruke jobbens e-post til private formål.

– Mange virksomheter har også forbud mot dette i sine retningslinjer, men dette er ikke alltid like lett å styre, det kan være andre som sender private meldinger inn til arbeidstaker.