Omstridt Statsbyggavtale: Gründerens egne ansatte signerte behovet

Tidligere i februar ble det kjent at prosjektdirektøren for Statsbyggs gigantprosjekt Livsvitenskapbygget på Forskningsparken i Oslo, Per Roger Johansen, også er gründer, deleier og styremedlem i et selskap som selger programvare til prosjektet.

Statsbygg har avvist at prosjektdirektørens dobbeltrolle har gitt ham noen fordeler.

En gjennomgang Digi har gjort av dokumentene i anskaffelsen, viser at Johansens egne underordnede i Livsvitenskap-prosjektet har signert anbefalinger som førte til endringer for flere hundre tusen på avtalen hos Johansens selskap.

Programvaren hadde dessuten kun eksistert noen få uker da Statsbygg kjøpte den. Og systemet fungerte så dårlig at fire entreprenører så seg nødt til å sende bekymringsmelding.

Programvaren, som i utgangspunktet skulle koste 300.000 i lisenser, har til nå kostet prosjektet rundt 1,4 millioner kroner.

− Det bør ringe i alle mulige bjeller

− Det bør ringe i alle mulige bjeller, sier advokat i Abelia, Tore Frellumstad på telefon til Digi.

Allmennheten skal ha tillit til at staten bruker pengene på en god måte. Det kommer frem allerede i den første paragrafen i anskaffelsesreglene. Integritet handler om hvordan allmennheten ser på anskaffelsene, påpeker advokaten.

− Ser det ikke bra ut fra utsiden, er det ikke bra, da er det er brudd på integritetsbestemmelsen, sier Frellumstad.

Tilstrekkelig integritet krever blant annet god håndtering av habilitet.

Statsbygg var klar over Johansens inhabilitet i forbindelse med anskaffelsen og endringene, og mener de har tatt nødvendige forholdsregler, slik at han ikke har hatt mulighet til å påvirke.

Det er imidlertid Johansens underordnede i prosjektet som har signert anbefalingene om endringer. Anbefalingene har så blitt godkjent av IT-avdelingen.

− Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan, heter det i forvaltningsloven.

Med andre ord: Er sjefen din inhabil, er du det også.

− De ansatte svarer jo til ham. Om du selv er inhabil, kan du ikke delegere ansvaret til egne ansatte. Det vil sette dem i en veldig vanskelig situasjon, sier Frellumstad.

Mener det ikke fantes konkurrenter

Fra 2016 til 2019 brukte Statsbygg 11 millioner på et prosjekt for «verktøy for systematisk ferdigstillelse», programvare for å styre byggeprosjekter. Selskapet Omega Systems ble tatt inn, og deres programvare tatt i bruk både til nytt Nasjonalmuseum og Campus Ås.

Likevel mente Statsbygg at det var behov for en annen programvare til Livsvitenskapbygget.

− Nei. Vi hadde ingen tidligere erfaring med planleggingsverktøy som støttet Lean prosjektgjennomføring. Og, det var svært få løsninger på markedet, svarer kommunikasjonssjef i Statsbygg, Hege Njaa Aschim, når Digi spør hvorfor det var behov for en ny anskaffelse.

Etaten mener de har tatt nødvendige forholdsregler for å sikre en rettferdig anskaffelse.

− Den ble lyst ut på Doffin, og Taskctrl ble valgt som det beste av to tilbud, fortale Aschim til Digi tidligere i februar.

Da Digi ba om dokumentasjon på at det var flere tilbud, kom det likevel frem at det bare var ett tilbud på anskaffelsen.

Valget ble derfor lett, mente etaten.

− Det fantes etter vår kunnskap ikke andre løsninger som kunne leveres innenfor rammen av behovene vi hadde definert, sier Aschim.

Mer enn firedoblet kostnad

Da Statsbygg signerte kontrakt med Taskctrl i februar 2019, hadde programvaren eksistert i 1.0-versjon i under en måned.

− Hvordan håndterte dere risikoen for at dere skulle få ekstra utgifter eller ressursbruk som “prøvekunde” av selskapet?

− Vi var svært tydelige på at Statsbygg ikke ønsket å være med på å utvikle løsningene for leverandøren. Men det oppstod likevel noe utvikling som IT-avdelingen først ble oppmerksom i etterkant, svarer Aschim.

I mars 2020 sender AF-gruppen, GK, OneCo El og Hent en bekymringsmelding til Statsbygg. Metoden prosjektet på papiret skal bruke, fungerer ikke.

− Faktisk status i prosjektet er ukjent for de involverte og representerer med det, en uakseptabel risiko, skriver de i bekymringsmeldingen.

Bekymringen er brukt som underlag til de første større endringene i programvaren, med en prislapp på rundt 200.000 kroner.

For å bedre rapporteringsrutinene ville prosjektet ha «en visning med baseline og en redesign av visningen for milepæler».

− Dette er ikke innenfor softwarens opprinnelige scope, men kommer i tillegg til inngått avtale, heter det i endringnsanmodningen.

Det var også behov for integrasjon mot andre løsninger, slik at de ulike aktørene hadde samme plan foran seg.

Senere ble det behov for å sette opp en ny instans av programvaren i forbindelse med en replanlegging av prosjektet. Prislapp: Over 100.000 kroner, eksklusiv kostnad til ny server.

− Ble større enn antatt

− Mener dere selv at endringene er innenfor regelverket, eller ser dere i ettertid at dere burde ha lyst ut anbudet på nytt?

− Vi ser i ettertid at avtalens omfang ble større enn antatt. Vi burde med det som utgangspunkt lyse ut en ny konkurranse, svarer Aschim før hun viser til en større anskaffelse fra 2020.

Et år etter Taskctrl-anskaffelsen gikk Statsbygg ut i markedet etter Lean-styringsverktøy til alle Statsbyggs byggeprosjekter. Da var det fire tilbydere som ble sett på som gode nok, deriblant Taskctrl-leverandør Progit.

Vinneren av konkurransen ble selskapet E2P Systems AS med programvaren Dplan. Også dette selskapet har nære knytninger til Statsbygg.

Konkurrent har også bindinger

Siden 2019 har Simen Bakken ledet prosjekteringsarbeidet med Ocean Space Centre, Campus NTNU og Havforskningsinstituttet for Statsbygg. Samtidig har han sammen med Jan Petter Nærby startet selskapet E2P Systems, som leverer prosjektstyringsverktøyet Dplan til Statsbygg.

Nærby er også leid inn i viktige lederstillinger i Statsbygg, og har jobbet med Campus Ås og Den Norske Opera og Ballett.

Som prosjektleder i Havteknologisenteret har Bakken meldt inn behov om å ta i bruk løsningen på sitt prosjekt. Statsbygg ga grønt lys, det skriver bygg.no.

Nå er begge selskapene på vei ut av Statsbygg, etter at Omega 365 har stukket av med den helhetlige avtalen verdt så mye som hundre millioner kroner.

− Ikke en hyggelig opplevelse

Den opprinnelige anskaffelsen ble gjort så langt unna prosjektet som mulig, understreker Aschim.

Når programvaren først var anskaffet, hadde prosjektet satt seg i en umulig situasjon. Siden det er helt nødvendig at det er prosjektet selv som spesifiserer behovene prosjektet har, kommer man ikke utenom at ansatte kan komme til å anbefale kjøp fra sjefens selskap, mener hun.

Likevel er det bare behovene som kommer fra prosjektet, resten er håndtert av IT-avdelingen, påpeker Aschim.

Men når folk begynner å stille spørsmål, er det både problematisk og en lite hyggelig opplevelse, mener Aschim.

− Vi er avhengige av tillit, og at folk kan stole på at vi har en god rolleforståelse og gjør gode vurderinger om habilitet, sier hun.

Statsbygg er allerede i gang med arbeidet med å gå gjennom retningslinjer, og vurdere eventuelle innstramminger.