Microsoft mener de har oppskriften for bedre balanse mellom jobb og fritid

Endeløse Zoom-møter, utallige chatmeldinger til alle døgnets tider og utflytende arbeidsdager er opphavet til et nytt begrep som har oppstått i kjølvannet av pandemien. Fenomenet «digital utmattelse» er et tema som ikke bare opptar arbeidslivsforskere verden over, men også bedrifter som er avhengig av at ansatte jobber mest mulig effektivt hjemmefra.

Microsoft er et av selskapene som har gått grundig til verks og har analysert ansattes trivsel før og under pandemien. I et innlegg i Harvard Business Review beskriver Dawn Klinghoffer, selskapets mangeårige sjef for menneskeanalyse (people analytics), hvordan selskapet jobber for å dempe risikoen for at deres ansatte blir digitalt utmattet ved hjelp av flere nye HR-strategier.

Siden Microsoft selger digitale kommunikasjonsløsninger med millioner av brukere verden over, har de et godt utgangspunkt for å analysere hvordan den digitale arbeidsdagen har utartet hos folk som jobber hjemmefra.

Våren 2021, ett år etter at pandemien brøt ut, viste data fra millioner av kunder at de brukte i snitt dobbelt så lang tid på digitale møter, og at det gjennomsnittlige Teams-møtet varte ti minutter lenger enn før pandemien, nå 45 minutter per møte.

Gjennomsnittsbrukeren sendte i tillegg 42 prosent flere chatmeldinger etter arbeidstid enn før pandemien.

Tøft for Microsoft-ansatte

Microsoft mener funnene langt på vei forklarer hvorfor en del av selskapets egne ansatte sliter på hjemmekontoret. Mellom april og november 2020 falt ansattes tilfredshet med hvordan de taklet balansen mellom jobb og fritid med 13 prosentpoeng, ifølge selskapets interne medarbeiderundersøkelser.

Når Microsoft så nærmere på dataene, anonymiserte, ifølge Klinghoffer, så viste det seg at det var de samme ansatte som brukte mest tid på å samarbeide digitalt som oppga at de taklet jobb-fritid-balansen dårlig.

– Rent overordnet oppdaget vi at overdrevent samarbeid, mangel på uavbrutt fokus og å droppe pauser i arbeidsdagen var hoveddriverne for den reduserte balansen mellom arbeid og fritid», skriver Klinghoffer.

Færre møter, mindre samarbeid

Ansatte som er fornøyde med balansen mellom jobb og fritid har en del felles kjennetegn:

• De deltar på 25 prosent færre møter
• Bruker i snitt 6 timer mindre i uken på å samarbeide, sammenlignet med ansatte som har en nøytral eller ikke-optimal balanse mellom jobb og fritid
• De sender totalt sett 29 prosent færre eposter, og 36 prosent færre eposter etter arbeidstid.

Dataene viste også at ansatte som er fornøyde med jobb-fritid-balansen har 1,3 ganger så mange fokus-timer sammenlignet med de som er mindre fornøyde.

Droppet å ta ut ferie

Microsofts analytikere tok også for seg mønstrene i ansattes feriedata, og fant at antall feriedager påvirker hvor fornøyde de er med balansen mellom jobb og fritid.

I starten av pandemien droppet svært mange å ta ut feriedager. Blant ansatte i USA falt bruken av feriedager med hele 83 prosent. Selskapets analytikere mener dette fikk en følgeeffekt:

– Basert på vår forskning så vi at ansatte i USA som kunne ta seg fri for å lade opp i løpet av mars eller april 2020 i gjennomsnitt hadde en 8 prosentpoeng høyere oppfatning av å ha balanse mellom jobb og fritid i mai en ansatte som ikke tok fri i disse månedene, skriver Klinghoffer.

Hemmeligheten bak ansattes opplevelse av å ha balanse mellom jobb og fritid, er ifølge Klinghoffer færre møter, mer fokustid og at de tar fri for å lade batteriene.

Microsofts oppskrift

Det er langt fra alle multinasjonale selskaper som deler resultatet av medarbeiderundersøkelser i all offentlighet. At Microsoft samtidig kan få oppmerksomhet om mulighetene i sine digitale produkter, hjelper muligens på lysten til å dele informasjonen utad.

Selskapet har i alle fall laget en oppskrift på hvordan ledere kan hjelpe ansatte å komme i «velværesonen», gjennom et regime på fire strategier som ulike team i Microsoft nå skal ha begynt å rulle ut:

1. Ledere må hjelpe ansatte å prioritere

Ansatte som ikke får hjelp til å prioritere oppgaver, er langt mindre fornøyd med balansen mellom jobb og fritid. Hele 81 prosent av de som ikke fikk hjelp til å prioritere var misfornøyde, mot 42 prosent av de som faktisk fikk prioriteringsstøtte, viser Microsofts analyser.

– Prioritering er hvordan vi skaper stabilitet selv i møte med kaos. Det er den grunnleggende plattformen for balanse mellom jobb og fritid, fordi det gir teamet ditt mulighet til å ta kontroll, si ifra, si «nei» til ting som ikke er forretningskritiske – noe som til slutt betyr færre møter, mer fokustid og viktigst av alt, friheten til å ta fri, skriver Klinghoffer.

2. Evaluér møtestrukturen

Etter at god prioritering er på plass, må ledelsen reevaluere møtene, effektiviteten og møtestrukturen. Microsoft har blant annet begynt å legge inn små faste pustepauser for ansatte mellom hver samarbeidsøkt, så det er mulig for folk å hente seg et glass vann, gå på toalettet, trekke frisk luft, eller hva det måtte være.

Ifølge selskapet er det mulig å legge inn en default-funksjon på selskapsnivå i ulike epost-plattformer, for å sikre at disse pausene blir gjennomført.

Et annet grep som innføres er å unngå å teppelegge ansattes kalendere med møter på starten og slutten av arbeidsuka. Starter man uka med møter mandag morgen, er risikoen stor for at ansatte må jobbe i helgen for å forberede seg.

Møtefri fredag og mandagsmorgen

Klinghoffer mener mandag morgen heller bør brukes til fokustid og å planlegge for en best mulig gjennomføring av uka.

Mange Microsoft-team skal også ha innført møtefri fredag, for å få dedikert tid til å avslutte ukens arbeidsoppgaver og lande mentalt før helgen.

Et annet grep er å evaluere møter i lys av hvor effektive de er. Ansatte som multitasker under møter, fører til vesentlig lengre møtetid, ifølge Microsoft Research, og ofte opplever de som multitasker at møtet er lite relevant eller uinteressant. Ledelsen må derfor ta et skritt tilbake og vurdere effektiviteten i møtene, og spørre ansatte om deres perspektiver.

Hvis engasjementet er lavt, er det på sin plass å spørre om møtene er for lange, for hyppige eller om de egentlig er nødvendige.

3. Rydd plass til fokustid og respekter fritiden

Ledere må ukentlig oppmuntre ansatte til å sette av tid til fokusert arbeidstid, for å gjøre det mulig å gjennomføre de viktigste arbeidsoppgavene. De bør anbefale ansatte til å mute notifikasjoner for å motstå fristelsen til å sjekke nye eposter og chatmeldinger i periodene hvor de skal jobbe konsentrert eller når de ikke har arbeidstid.

Ledere bør unngå å sende mail til ansatte utenfor arbeidstiden, og heller benytte seg av delay-funksjonen i epostklienten, slik at ansatte først mottar eposten neste arbeidsdag.

4. Oppmuntre ansatte til å ta ferie

Ettersom ferie er en av faktorene som påvirker ansattes jobb-fritid-balanse, mener Klinghoffer ledere må finne ut hvordan de kan gjøre det lettere for ansatte å ta ut feriedager.

– Muligheten til å koble av er nøkkelen til balanse mellom jobb og fritid, skriver analysesjefen.– Enten det er ferie, hyttekontor, mental helsedager, sykedager eller helligdager, hviledager kan bety svært forskjellige ting for ulike personer.

Ifølge Klinghoffer innførte Microsoft i 2019 mental helsedager i sykefraværet, i tillegg til fem ekstra feriedager til ansatte over hele verden, som de kaller velværedager. Målet var å gjøre det enklere for ansatte å ta helt fri.

Ansatte kan oppleve at det er vanskelig å ta fri om de ikke blir oppmuntret og får nok støtte, påpeker Klinghoffer, og anbefaler ledere å proaktivt finne løsninger for å få gjennomført arbeidsoppgaver som ikke kan vente mens medarbeideren har fri.

En annen løsning kan være at hele team kan ta fri samtidig, for å unngå at arbeidsoppgaver hoper seg opp og minske mengden nye eposter i innboksen.