Sintef-forskning på IT-folk: Dette er møtene vi har minst nytte av

Sintef Digital har gjort en rekke undersøkelser hos norske og nordiske firma for å finne nytten av digitale og fysiske møter. Den nyeste de har hentet kunnskap fra, er en stor undersøkelse fra Sparebank 1 Utvikling, der IT-folk jobber. Målet var å finne ut av hva som ga størst nytteverdi:

Fysiske eller digitale møter.

Lærdommen samlet sett viste seg å være at digitale og fysiske møter er omtrent like gode når det gjelder nytteverdi.

Nyansatte og noen ledere mener fysiske møter fungerer best, mens mange ansatte mener digitale møter er det mest praktiske og effektive. Totalt sett blir effekten omtrent uavgjort mellom det digitale og det fysiske.

Planlagte møter minst effektive

Der Sintef fant at det virkelig er forskjell på opplevd nytteverdi, er mellom planlagte og ikke-planlagte møter.

De mest verdifulle møtene er ikke planlagte. 90 prosent mente at det meste av tiden i slike møter oppleves som nyttig.

At folk opplever nytteverdi i et kjapt ad-hoc-møte, kanskje med noen få folk som setter seg ned for å løse et nyoppstått problem, er kanskje ikke overraskende.

Men hva med nytteverdien ved de faste møtene, som det ukentlige avdelingsmøtet? Det som vi blir innkalt til hver eneste uke? Ofte kommer møtet opp i kalenderen først, mens agendaen for møtet kommer etterpå.

En tredjedel av møtetiden bortkastet

Halvparten av de spurte mente at en god del av tiden i disse planlagte møtene var bortkastet. De mente at en tredjedel av møtetiden eller mer var unyttig.

– Mange virksomheter har sånne faste møter. Når vi spurte hvorfor de har de faste møtene, er svaret at det er fordi man har hatt det før, sier Moe.

Særlig statusmøter med løypemeldinger om hva folk holder på med gir lav nytteverdi, ifølge Sintef-undersøkelser. I hvert fall hvis det er ofte.

– Hvis man driver veldig mye med statusmøter eller rapporteringsmøter, har man et problem, sier Moe.

Men han mener at det er mye vi kan gjøre for å få effektive og nyttige møter.

1. Snakk om hva dere vil med møtene

For at de faste møtene skal ha en hensikt, må det samtaler til, mener Moe. For å få til det må lederen stille spørsmål om hva som er viktig for folk.

– Suksesskriterier for et møte kan være at du opplever møtet som noe positivt, at du bidrar eller lærer noe og at det gjør deg i stand til å gjøre jobben din bedre, sier Moe.

Forskning viser også at hvis folk deltar aktivt i møtet har det høyere verdi, og med digitale møter er det mulig å involvere folk også med skriftlig kommunikasjon og digitale tavler under møtet.

2. Hør på et møte

Fordelen med digitale møter er på den ene siden at du kan lytte og snakke, men kanskje ikke egentlig trenger å se folk, mener Moe.

– Jeg tenker at det er altfor mye kamera på. Det er ikke alle møter du trenger kamera til. Kamera er intenst, sier Moe.

Han vil slå et slag for å ta møter på telefon, kanskje mens du går ute, eller mens du gjør husarbeid. Bare lyd kan være vel så effektivt som lyd og bilde.

– Vi ser at folk er mer til stede mentalt i møter hvis de bare lytter. Hvis du går, er du mer til stede enn hvis du sitter, sier Moe.

Å sitte som et tent lys foran kameraet mens du i det stille sjekker alle nettaviser, det er den dårligste løsningen.

– Hvis du sitter og følger med bare litt, da følger du egentlig ikke med i det hele tatt, sier Moe.

3. Ikke bli avbrutt av møter

En annen faktor er tidspunktet for møtene.

– Når er møtene? Et avdelingsmøte som legges til klokka 10 er midt i den mest produktive tiden for mange, er helt bortkastet. Et møte er et avbrudd, og det tar ganske lang tid før du kommer tilbake, sier Moe.

Akkurat når den produktive tiden vår er, kan variere. Når er vi mest?roduktive??

I undersøkelsen ser han at mange ønsker seg sammenhengende tid til å jobbe uten å bli avbrutt av møter.

– Det viktigste er at du spør dem du skal ha møte med. Det er det vi oppfordrer folk til å gjøre, å spørre hva som funker, sier Moe.

Alle vil ikke det samme, og vi må alle justere oss litt, men har vi spurt, er vi litt nærmere noe folk kan trives med.

Men at noen er hjemme og noen er til stede digitalt, det er ikke så godt likt. Mange arbeidsgivere med hybridkontor legger møtene til de dagene folk samles fysisk på kontoret

– Folk er mindre fornøyde med de hybride møten. sier Moe.

Han anbefaler å sørge for at møter enten blir tatt når alle sitter hjemme, eller når alle er på kontoret, men unngå å sitte i møter hele tiden de dagene man er fysisk sammen.

4. Si nei takk til et møte

Folk inviterer til møter og tar med for mange for å ikke skuffe noen. Samtidig sier folk ja til å være med for å ikke fornærme de som inviterer. Det er helt tullete, mener Moe.

– Bare det å diskutere problemstillingen, og føle deg trygg på hva det er greit å si nei til. Jo færre som er med i et møte, jo bedre er det, så det er i alles interesse, sier Moe.

Han foreslår å bruke en vanlig funksjon i møteinnkallinger, som er å markere hvem som er invitert og hvem som kan være med hvis de ønsker det, en valgfri-funksjon.