Lokker med kvart million til den som kan bruke KI til arkivering

Hver eneste henvendelse eller sak offentlige ansatte får over pulten, må vurderes for arkivering. Det er en oppgave som binder opp ressurser og ofte krever skjønnsmessige vurderinger. Risikoen for at dokumenter som burde blitt tatt vare på blir borte, er stor.

− Vi har hatt utfordringer med forsvarlig arkivering av dokumentasjon i lang tid. Situasjonen har ikke akkurat blitt bedre med inntoget av digitale samhandlingsløsninger. Der tror jeg teknologi kan hjelpe oss, sier Marcus Liebold, fagdirektør for dokumentasjonsforvaltning i Skatteetaten.

Han og kollegene ber nå markedet om hjelp gjennom en såkalt førkommersiell anskaffelse. Utfordringen: Bygg en prototyp som basert på kunstig intelligens kan bistå de ansatte i arkiverings-beslutningen.

Leverandører som lykkes i å løse problemet, kan ha skutt gullfuglen.

Må analysere dokumenter og vurdere regelverk

Hver eneste ansatt i offentlig sektor må selv vurdere om et dokument, en e-post, en chattetråd eller et bilde skal arkiveres og journalføres. Oppgaven er både komplisert og tidkrevende, og mange er usikre på hva som skal arkiveres eller ikke.

Å automatisere den lovpålagte oppgaven, kan derfor gi stor verdi, tror Skatteetaten.

− Jeg tror kunstig intelligens kan hjelpe oss å effektivisere prosesser som denne og frigjøre tid de ansatte kan bruke på kjerneoppgaver, sier Liebold.

Prototypene, som tre utvalgte selskaper straks starter å utvikle, skal kunne analysere dokumenter og vurdere dem opp mot gjeldende regelverk, presentere et forslag til en beslutning til den ansatte, som så skal kunne bekrefte eller avkrefte vurderingen. Tilbakemeldingen fra saksbehandlerne skal kunne brukes til å trene systemet videre.

Første i sitt slag

Konkurransen er den første i sitt slag fra Skatteetaten.

I stedet for å inngå avtale med én leverandør, som skal levere en fullverdig løsning basert på kravene, gjør etaten nå en såkalt førkommersiell anskaffelse. Metoden er utviklet for å implementere forsknings- og utviklingstjenester, og skal passe godt om det er behov for å utvikle løsninger som ikke finnes i markedet fra før.

− Jeg synes det er veldig interessant at vi får til et konkurransepreg i anskaffelsen. Vi får idéforslag fra gode aktører, og spisser dem mer og mer jo lenger vi kommer. Prosessen er ikke så tung som en vanlig anskaffelsesprosess. Den er raskere å gjennomføre og gir oss et bedre grunnlag for å sette i gang en fullskala anskaffelse senere, sier Liebold.

Spesielt når det dreier seg om innovasjon, og å få tak i løsninger som ikke allerede finnes i markedet, er metoden god, mener han.

I første omgang ble markedet invitert til å levere idéer til problemløsningen.

− Vi er veldig fornøyd med responsen i den første fasen av anskaffelsen. Det var 12 forslag som kom inn, og alle var gode, sier Liebold.

Etaten har valgt seg ut tre forslag som representerer forskjellige teknologiske tilnærmingen til problemet. De tre leverandørene bak får 250.000 kroner hver for å utvikle en prototyp.

Nå er arbeidet med utvikling straks i gang.

I slutten av denne fasen får leverandørene presentere prototypen i et møte med etaten. Prototypen skal kunne klassifisere 100 syntetiske dokumenter etter om de er arkiv- og journalpliktige, eller ingen av delene.

Ambisiøs plan

Tidsløpet er ganske ambisiøst, forteller Liebold:

− Det er stramme tidsfrister i dette eksperimenteringsløpet som setter store krav til at de rette ressursene må være tilgjengelige, både fra vår side og leverandørsiden. Men jeg tror vi som offentlig etat har godt av å lære oss nye prosesser som går raskere.

− Hvis det å automatisere arkivering hadde vært enkelt hadde det kanskje allerede vært gjort. Hva tenker du er de største utfordringene leverandørene må kunne håndtere?

− Utviklere har ikke nødvendigvis den dybdekunnskapen om dokumentasjonsforvaltning som trengs for å bygge gode tekniske løsninger. Så det handler ikke bare om å ha tilgang til gode folk, men også om å forklare problemstillingen på en forståelig måte, svarer Liebold og utdyper:

− En av hovedutfordringene er nok at mitt fagområde tradisjonelt ikke har evnet å forklare problemet godt nok ovenfor utenforstående. Vi må se problemet fra flere sider – både fra et faglig og teknisk perspektiv.

Løsningen ligger i nettopp det han mener alle snakker om, men som de skal få til i dette prosjektet: Tverrfaglig samarbeid der de beste folka fra dokumentasjonsforvaltningen, IT, anskaffelsesenheten og leverandørsiden er med.

Legger ingen føringer for anskaffelsen

I neste fase, som er verdt 300.000 kroner for dem som går videre, skal prototypen videreutvikles og brukertestes.

Først når hele prosessen er over, vil Skatteetaten vurdere om de vil gjøre en kommersielle anskaffelse.

− Det er også grunn til å tro at lignende utfordringer eksisterer i andre deler av den offentlige forvaltningen i Norge, og at en slik løsning vil kunne være aktuell for flere andre offentlige aktører, skriver Skatteetaten i konkurransedokumentene.

Med andre ord: Løser du denne floka for Skatteetaten, er det penger å tjene andre steder også.

− Den førkommersiell anskaffelsen legger ingen føringer for den vanlige kommersielle anskaffelsen som kommer senere. Alt vi lærer i løpet av dette eksperimentet blir stilt til disposisjon for andre, sier Liebold.

Leverandører som ikke er med i denne runden, vil dermed ha mulighet til å kaste seg på senere. Andre i offentlig sektor kan også bruke lærdommen til sine eventuelle anskaffelser.