Norsk selskap mener å kunne fjerne stresset når møteromsteknologien ikke vil samarbeide

Mens de fleste møterom i mange bedrifter tidligere ofte bare besto av bord, stoler og en flippover eller et whiteboard, så har nye kommunikasjons- og samhandlingsbehov ført til at mange bedrifter utstyrer ikke bare noen få, men alle møterommene med digital møteromsteknologi, inkludert utstyr for videokonferanser.

Ikke minst gjelder dette norske bedrifter som henvender seg til et internasjonalt marked.

Samtidig har teknologien blitt langt mer digital og IP-basert, slik at komponentene bedre kan snakke sammen. Det har åpnet for nye muligheter.

Problemet er at teknologien ikke alltid virker når man trenger den. Det kan være svært stressende å oppleve at man ikke får startet opp videokonferansen når man har en utålmodig kunde som sitter i den andre enden og venter.

VijuConnect

Dette er noe bakgrunnen for en ny tjeneste som norske Viju skal lansere den 13. februar i år. Tjenesten, som kalles for VijuConnect, er allerede tatt i bruk av fire av Vijus kunder, med flere hundre møterom til sammen.

Aker BP er blant disse første kundene. Selskapet har installert dette ved avdelingen i Oslo og bygger 54 møterom i et nytt bygg i Stavanger. Også avdelingen i Trondheim skal ta i bruk løsningen etter hvert.

Viju leverer egenutviklede tjenester og programvare på toppen av utstyr fra kjente AV-leverandører som Cisco. Det selskapet nå kan tilby gjennom Connect-tjenesten, er å sikre at den digitale møteromsteknologien fungerer til enhver tid.

Tom Martin, teknisk driftssjef i Viju, forteller til digi.no at selskapet fjernovervåker en rekke parametre eller sensorer som registrerer om det er signal, om utgangene fungerer og mye annet, i den grad komponentene er mulige å fjernovervåke.

– Dette er interessant i forbindelse med feilsøking. Det er sjelden behov for å komme fysisk til møterommet for å fikse ting. Vi kan gjøre mer «remote» enn du som kunde kan gjøre fysisk i rommet, forteller Martin.

På sekunder

Via det fysiske kontrollpanelet til møteromsløsningen kan kunden kontakte supportavdelingen til Viju ved å trykke på en knapp. Da administrerende direktør i Viju, Odd Sverre Østlie, demonstrerte dette for digi.no, tok det få sekunder fra han trykket på knappen til at man fikk opp en supportmedarbeider i en videokanal på storskjermen. Viju har tre supportsentre, hvorav ett er i Norge.

Noe av målet er likevel at brukeren sjelden skal ha behov for å ta kontakt med support. Ved at komponentene overvåkes kontinuerlig, kan eventuelle feil som oppstår, også oppdages før de blir et problem.

– Vi tar av oss ni av ti feil før brukeren opplever dem, forteller Østlie.

Men også henvendelsene til support må gå kjapt for seg.

– Support har i praksis maksimalt fem minutter på seg til å fikse et møterom. 88 prosent av alle henvendelsene i fjor ble løst av førstelinjesupport. Blir det ikke løst der, må gjerne noen rykke ut, sier Georg Thingbø, teknologidirektør i Viju.

– På grunn av overvåkningen vil teknisk personell motta detaljert informasjon om hvilke komponenter som det er feil med, allerede før de er fysisk på plass hos kunden. Dette fører til raskere support siden man kan ta med seg deler som muligens må byttes, allerede før man drar ut på supportoppdrag.

Full kontroll over hele kjeden

Markedssjef Jeaneth Mørum skyter inn at overvåkningen selvfølgelig ikke omfatter menneskene i rommet eller det som kommuniseres. Alle datastrømmer er krypterte, inkludert supportkanalen. Møterommene kommuniserer med Viju via en nettskyløsning. De kan brukes uten at det må åpnes opp noe mer i brannmuren til kundene, og vanligvis er de knyttet til helt separate lokalnett i virksomhetene.

Thingbø legger for øvrig til at det hos Viju er det de virkelig erfarne i selskapet som får begynne i supportavdelingen, noe han antyder at kanskje er det motsatte av hva som er vanlig i den del andre virksomheter.

Viju har servicebiler i de største byene i Norge og dirigerer disse ved hjelp av et flåtestyringssystem, slik at det er bilen som er nærmest kunden, som rykker ut. I andre deler av landet – hvor selskapet har kunder som Forsvaret og Nav – benyttes underleverandører.

Saken fortsetter under bildet.

Erfaringene til Aker BP

Tilbake til Aker BP og selskapets erfaringer med Connect-tjenesten og annen Viju-teknologi. Hos Viju snakket digi.no også med Arild Svahn Evjen, Senior ICT Manager i Aker BP, via en videoforbindelse.

– Vi har jobbet med Viju i flere år. Selskapet vårt har vokst kraftig i antall ansatte og behovene har endret seg hele tiden. Vi har analysert hva som er viktig for sluttbrukerne og har en egen AV-mal som brukes i hele selskapet, forteller Evjen.

– Vi har samme oppsett i alle rom, uavhengig av hvordan rommene er utformet. Vi har mange lokasjoner i Norge og internasjonalt. Møterommene brukes nesten konstant, og det er nesten utelukkende videomøter. Dette er veldig viktig for virksomheten vår, forteller han.

– Vi får en sjekk av rommene hver morgen klokken 7 og får umiddelbart beskjed om det er noe galt, eventuelt om det er noe som må gjøres av Viju. Tjenesten skaper trygghet om at brukerne får hjelp når det er en krisesituasjon. Forventningen er at det bare skal virke, og det er det er stressende når det ikke gjør det, sier Evjen.

Han legger også vekt på opplæringen de ansatte nå får i hvordan møteromsteknologien kan brukes.

– Det gjør at brukerne blir trygge. Vi ønsker også at brukerne skal gå inn og teste ting selv. Vi har tro på at hvert møte skal starte i løpet av to minutter, sier Evjen.

Evjen sier for øvrig at supporthenvendelsene nå i starten i stor grad har handlet om hvordan man skal bruke utstyret. Østlie skyter til at det nok har vært mer naturlig med sluttbrukeropplæring innen en del andre IT-områder enn innen møteromsteknologi, og peker på at de ansatte i butikker nok får opplæring dersom kasseapparatet blir bytte ut.

Heldige bivirkninger

Sensorene kan ikke bare brukes til å registrere om utstyret virker, men også om møterommet faktisk er i bruk.

– Sensorene kan registrere at brukerne forlater møterommet uten å skru av. Mange glemmer dette fordi de må springe til et nytt møte. Man registrerer også at folk ikke kommer. Bookingen av møterommet blir da slettet etter 15 minutter, men vi vurderer å sette dette ned til 5 minutter, sier Evjen.

Han forteller at bookingpanelet som benyttes, er helt nødvendig for selskapet, fordi det ikke er innsyn til møterommene og fordi det foregår mye ad-hoc-reservering. Også hele møteserier som har blitt opprettet, blir slettet dersom ingen møter opp etter tre ganger.

– Vi tror dette blir utrolig populært blant de ansatte, siden man unngår at ingen er på rommene mens andre venter, sier Evjen.

Østlie viser til tall som viser at 30 prosent av reservert tid i møterom, er ubrukt – enten fordi ingen møter opp eller fordi møter slutter tidligere enn planlagt.

– Det blir spennende å se hvordan denne nye løsningen kan forbedre ressursutnyttelsen, sier han.

Avlaster IT-avdelingen

Ifølge Thingbø har det tidligere ikke vært kostnadsmessig forsvarlig å ha digital møteromsteknologi i alle de «hundre» møterommene til bedriften, for det er først nå at en slik tjeneste som Connect blir tilgjengelig.

– Det får ned kostnadene på avansert funksjonalitet og sørger for oppgradering og fjernsupport på en helt annen måte. Det er totalen i løsningen som er unik, med det prisbildet og den kvaliteten, sier Thingbø.

Østlie mener at bedriftenes IT-ansatte likevel ikke vil føle at Viju kommer inn og overtar oppgavene deres.

– Det er uansett ikke store supportavdelinger i bedriftene som håndterer slike henvendelser. Det er en nyoppdaget smerte som IT må håndtere. De ser på dette som en avlastning, slik at de kan bruke tiden på det de har lyst til å konsentrere seg om, sier Østlie.

Ambisjoner

Det er langt fra alle som har slike behov som Aker BP.

– Man kan gjøre dette også hos små bedrifter. Det avhenger av hvor viktige møterommene er for bedriften. Men det er ofte litt større bedrifter som gjør dette, sier Thingbø.

– Vi har som ambisjon at de som kjøper møterom av oss, også skal ha denne nye tjenesten. Vi vil helst jobbe med kunder som vi kan støtte gjennom hele reisen. De aller fleste av kundene våre kjøper allerede drift og support. Med Connect-tjenesten vil de slippe å ringe oss, samt at vi kan ta sluttbrukersupporten gjennom selve rommet, legger Østlie til.

På spørsmål om hva Connect-tjenesten koster, forteller Østlie at det varierer fordi det hele gjerne bakes inn i en større pakke.

– Men det er veldig kostnadseffektivt sammenlignet med å drifte og supportere selv, hevder han.

Som et bevis på dette trekker Thingbø fram at noen av de kundene som allerede bruker den, er selskaper i oljebransjen som er inne i en vanskelig periode i markedet og presses til kostnadskutt.

Siden 1998

Viju er nok ikke blant de mest kjente IT-selskapene i Norge, til tross for det ifølge Østlie nærmer seg en milliard kroner i omsetning. Det ble under navnet Infoteknikk startet som en liten AV-bedrift i Stavanger i 1998, før det i 2006 ble kjøpt opp av et investeringsselskap med ambisjoner om å skape en ledende, global aktør.

Selskapet har vokst betydelig siden da – både organisk og gjennom oppkjøp – og har nå 14 kontorer fordelt på tre verdensdeler. Det har levert tjenester og produkter til 92 land.

Ifølge Østlie er selskapet den største spesialist-aktøren i dette markedet i Europa og blant de ti største i verden.

Han mener at noe av hemmeligheten bak suksessen er at selskapet spesialiserer seg på samhandlingsteknologi og ikke tilbyr alt annet, slik noen av de veldig store konkurrentene ofte gjør.

Selv om Viju også tilbyr blant virtuelle møterom, sier Østlie at de fysiske møterommene vel så viktige, med hensyn til omsetning.

– Vi utvikler flere ting selv. Mens det gamle dager var et slag produktspill, så har vi blitt mer en løsningsspesialist som gjør egen utvikling, sier Østlie.

– Vi prøver å ta det beste av teknologi fra våre venner som tilbyr dette, og utvikler på toppen av dette, både grensesnitt og automatisering av skalerbare tjenester, avslutter han.

Leste du denne? Skryter av produktet de har laget på Lysaker. Nå lanserer Cisco det i hele verden