Danske kommuners Microsoft-lisenser: – Får ikke særlig verdi

Det er en «generell underutnyttelse» av Microsoft-lisensene kommunene betaler for, noe som betyr at de betaler for «funksjonalitet de ikke anvender».

Dette er konklusjonen i en analyse som Statens- og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) har gjennomført av danske kommuners bruk av Microsoft-lisenser.

Analysen ble utarbeidet som forberedelse til anbudet for den fire milliarder danske kroner (6,3 mrd. norske kroner) store rammeavtalen Standardsoftware 50.49, som ble avsluttet i februar 2025.

Det viste seg blant annet at rundt 40 prosent av kommunenes brukere med full Microsoft 365 Enterprise-lisens bruker lisensene mindre enn gjennomsnittet.

– Dette skyldes blant annet at kommunene har tekniske bindinger til en rekke fagsystemer, for eksempel ved at et mindre fagsystem benytter en komponent i M365 som kun den fullstendige lisensen gir tilgang til. Dermed er kommunen tvunget til å betale for en full pakke, selv om de bare trenger en liten del av M365, opplyser SKI til DigiTech.

Det er en tendens til at brukerne har lisens til flere funksjoner enn de faktisk benytter. Dette gjelder blant annet kommuner som har kjøpt lisenser til Microsofts sikkerhetspakker uten å ta dem i bruk. Samtidig har noen kommuner valgt for omfattende lisenser med tanke på de konkrete behovene til ulike faggrupper, ifølge SKI.

1,8 e-poster om dagen

I analysen skiller SKI mellom ulike brukertyper, men det er spesielt den «lette brukeren» som ikke får mye verdi ut av sine Microsoft-lisenser.

Denne brukertypen omfatter personer som jobber innen helse- og sosialsektoren, pedagogikk eller praktisk arbeid. De har ofte lisensene E3 eller E5 – men bruker dem svært lite.

For eksempel sendte denne gruppen av brukere i gjennomsnitt kun 1,8 e-poster per dag over en periode på tre måneder. Samtidig hadde 50 prosent av disse brukerne åpnet Word og Excel sjeldnere enn én gang i uken.

– 65 prosent av de lette brukerne har hatt færre enn 100 aktiviteter i løpet av de siste 90 dagene. Det viser at mange ikke får særlig verdi ut av sine E3/E5-lisenser, opplyser SKI.

Analysen er basert på en omfattende gjennomgang av åtte kommuners bruk av Microsoft-produkter. SKI har sett på brukeradferd, innkjøp og bruk av lisensene. I tillegg har de undersøkt kommunenes investeringer i sikkerhets- og compliance-produkter. De understreker at de utvalgte kommunene utgjør et representativt utvalg når det gjelder lisensbruk og kommunestørrelse.

Lisensavtale på fire milliarder

I februar 2025 kunngjorde SKI at anbudet for rammeavtalen var ferdig, og at IT-leverandøren Atea var valgt til å selge Microsoft-lisenser til de 96 kommunene og syv forsyningsselskapene som har sluttet seg til innkjøpsavtalen.

Kommunene forventes å kjøpe eller fornye lisenser for opptil 4,12 milliarder kroner (6,5 mrd. norske kroner).

De gjennomsnittlige prisene for Microsoft-lisenser øker med 16 prosent i den nye avtalen, som trer i kraft rundt 1. april 2025. Men som noe nytt får kommunene nå mulighet til å skreddersy lisensene sine. Tidligere måtte de kjøpe lisenspakker som inneholdt flere lisenser samlet.

Dette betyr at kommunene kan velge de lisensene som passer til den enkelte brukers behov, og dermed unngå å betale for mer enn de faktisk bruker.

Som en del av den nye avtalen har SKI også inkludert lisensrådgivning, slik at kommunene kan få hjelp til å velge riktige lisenser.

– Innenfor hvilke områder trenger kommunene lisensrådgivning?

– Kompleksiteten i lisensområdet og lisensreglene kan være vanskelig å forstå, og det er en stor oppgave for den enkelte kommune. Derfor trenger kommunene særlig rådgivning for å optimalisere lisensbruken sin og sikre at de ikke betaler for mer enn de har behov for, sier Rasmus Lund Kongsgaard, markedsdirektør i SKI, i et skriftlig svar til DigiTech.

– Mange kan redusere lisenskostnadene sine ved å tilpasse lisensene til de ulike faggruppene – for eksempel trenger en helseassistent ikke nødvendigvis samme type lisens som en administrativ medarbeider. I tillegg er det et stort behov for veiledning i implementering av sikkerhets- og compliance-produkter, da disse ikke nødvendigvis må være Microsoft-produkter.

Kommunenes store oppgave

Kommunene står nå overfor en stor oppgave med å håndtere lisensene sine på en helt ny måte, forteller Henrik Brix, IT-sjef i Favrskov kommune og leder for foreningen av kommunale IT-sjefer.

– Vi er mange kommuner som nå må beregne hvilke lisenser vi trenger, og hvordan vi kan tilpasse lisensene slik at de passer til den enkelte bruker, sier han.

Han kan ikke entydig svare på hvordan prisøkningene i den nye avtalen vil påvirke kommunene, fordi det avhenger av hvor godt de lykkes med å minimere ubrukt lisenskapasitet.

– Men vi håper at vi kan redusere prisøkningene ved å bli bedre til å målrette lisensene, og ved å utnytte de mulighetene som ligger i den nye avtalen, legger han til.

Store forskjeller

Det er imidlertid stor variasjon i hvordan kommunene håndterer lisensene sine, ifølge Rasmus Lund Kongsgaard.

– Noen kommuner har valgt å utnytte sine løsninger fullt ut og implementere mer avanserte funksjoner, mens andre fokuserer på å bruke grunnleggende funksjonalitet som passer deres behov, sier han.

For eksempel har enkelte kommuner allerede migrert til skybaserte løsninger som M365, mens andre fortsatt bruker eldre on-premise-løsninger.

– Noen har også valgt en bevisst strategi om ikke å oppgradere til de nyeste versjonene, enten av økonomiske hensyn eller for å unngå å betale for funksjonalitet de ikke trenger i sitt daglige arbeid, avslutter han.

Artikkelen ble først publisert av Ingeniørens proff-tjeneste Digitech. Den er tilgjengelig på norsk for abonnenter av Ekstra gjennom vår samarbeidsavtale.