Dropper Microsoft: – Like viktig som å bli uavhengig av russisk gass

15. april ble det offisielt: IT-støtten til de populære Office-programmene som Word, Excel og Outlook vil opphøre i 2025. Med mindre brukeren bytter ut de gamle, lokale programmene med neste generasjon i skyen: Microsoft 365.

Kunngjøringen ville ha satt myndighetene i den tyske delstaten Schleswig-Holstein i en vanskelig situasjon, siden de, i motsetning til Danmark, aldri har lagret sine data i skyen – og dermed sto overfor en betydelig endring.

For myndighetene var det derfor en lettelse at de allerede var i gang med et alternativ. Bare 12 dager tidligere hadde delstatens regjering annonsert sin nye, unike plan: Microsoft og amerikanske teknologigiganter skulle tilhøre fortiden i statens administrasjon og erstattes med Linux, Libreoffice og andre åpen kildekode-løsninger som skyplattformen Nextcloud.

I Danmark har store prisøkninger hos Microsoft skapt bekymring for om den offentlige forvaltningen er for avhengig av den amerikanske giganten. Senere i år forventes regjeringens teknologiske ekspertgruppe å anbefale løsninger.

I Schleswig-Holstein er regjeringens begrunnelse for det store skiftet den samme som hvorfor de er på vei bort fra russisk gass, forteller Dirk Schrödter. Han er digitaliseringsminister i delstaten med knapt tre millioner innbyggere. Det handler om nasjonal uavhengighet. I tillegg handler det også litt om gleden ved åpen kildekode-teknologi.

– Dette er ikke en beslutning mot Microsoft. Det er et valg for åpen kildekode. Vi mener at åpen kildekode bringer mer innovasjon: Vi får flere løsninger i konkurranse med hverandre, sier Dirk Schrödter.

Til tross for kostnader med utvikling og implementering forventer Schleswig-Holstein å spare 90 millioner danske kroner over fem år ved å velge Libreoffice fremfor de nye Microsoft Office-lisensene. Det tilsvarer omtrent 144 millioner norske kroner.

Hvis Schleswig kan, kan Danmark også

I Danmark har stigende priser på Microsoft-lisenser vært årsak til en viss hodepine. På fem år har kommunenes samlede utgifter til Microsoft-lisenser økt med 225 millioner danske kroner, og i regionene med 270 millioner. Dyrere IT-lisenser var også årsaken til at Region Hovedstaden, Danmarks største region, i fjor måtte kutte 150 IT-medarbeidere. Utviklingen har fått digitaliseringsminister Marie Bjerre (V) til å uttrykke bekymring om manglende konkurranse på området.

Men i dag virker det praktisk talt umulig å bytte ut Microsoft, har flere kommunale IT-sjefer fortalt til Version2.

Det stemmer ikke, hvis man spør Schleswig-Holsteins digitaliseringsminister. Han vurderer tvert imot at en omstilling i et land som Danmark vil være lettere enn i den tyske delstaten, som ikke bare må ta vare på seg selv, men også sikre at de kan samarbeide med de 15 andre selvstendige delstatene.

Til tross for dette er de i full gang. Så langt har alle delstatens 30.000 administrative medarbeidere, inkludert politiet, fått installert åpen kildekode-programmene Libreoffice på sine datamaskiner, noe som gir dem omtrent ni måneder til å venne seg til dem, før både Microsoft Office-pakken og Windows-operativsystemet går på dunken i januar 2025. Også 30.000 lærere har begynt på omstillingen i et parallelt prosjekt.

En utfordring er – som danske IT-sjefer også har påpekt – at Microsoft Office-programmene er integrert i en lang rekke andre IT-systemer som brukes i den offentlige forvaltningen. Derfor må API-en oppdateres i alle systemene for å støtte Libreoffice, og det krever dialog med alle IT-firmaene, forteller Dirk Schrödter. I den prosessen har Schleswig-Holstein kommet 90 prosent på vei, vurderer han.

Samme samtale må altså tas med alle de andre 15 delstatene, som også må endre sine systemer for å håndtere de andre formatene, slik at det ikke oppstår IT-problemer i kommunikasjonen.

Med andre ord: Kan Schleswig-Holstein, kan Danmark også.

– Det er en stor forandring for vår stat. Vi er jo pionerer eller frontløpere på grunn av dette i Tyskland, sier Dirk Schrödter.

En håndfull andre tyske byer og delstater har også uttrykt ambisjoner om å bytte ut Microsoft med åpen kildekode i fremtiden, ifølge mediet ZD Net. Men foreløpig er Schleswig-Holstein tilsynelatende nærmest å gjøre det til virkelighet.

– Når kommuner og regioner i Danmark sier at det vil være nesten umulig å bytte, hva sier du til det?

– La oss komme i kontakt og snakke om en felles måte å gjøre det på, sier han med et smil.

Vil holde data innenfor grensene

Skiftet er en stor endring for staten, men ideen om «digital suverenitet» gjør det verdt det, forteller Dirk Schrödter.

– Det handler om å ha muligheten til å implementere og utvikle sine egne IT-systemer. At man har muligheten til å bytte over, og ikke er avhengig av en hyperscalers IT-system, sier han og viser til de store, globale skytilbyderne som Microsoft Azure eller AWS.

– Og så er det selvfølgelig kontrollen over dataene og sitt eget IT-system. Vi vil gjerne kunne håndtere datastrømmene fra våre egne borgere og firmaer. Vi vil gjerne lagre data i vår egen teknologi og beholde det sikkert innenfor Tysklands og Europas grenser, sier Dirk Schrödter.

Mens Schleswig-Holstein selv har valgt bort Microsoft og amerikansk sky, står andre myndigheter overfor å kunne bli tvunget til å gjøre det, eller inngå i harde forhandlinger med de amerikanske teknologiselskapene.

I mars, få uker før kunngjøringen fra den tyske delstaten, fikk EU-kommisjonen et ultimatum av GDPR-vakthunden EDPS på grunn av sin bruk av Microsoft 365. Ifølge myndigheten var det verken tilstrekkelig kontroll eller oversikt over hvor data ender og hva de blir brukt til. Her i Danmark har Datatilsynet blokkert Region Syddanmarks planlagte overgang til Microsoft 365, også på grunn av manglende oversikt.

Schleswig-Holsteins beslutning har imidlertid ingenting å gjøre med GDPR-lovgivning, men om politisk kontroll, understreker minister Dirk Schrödter.

Ikke alle like begeistret

Med overgangen til åpen kildekode går delstaten fra å bruke penger på lisenser, til å kunne betale utviklere lokalt i Tyskland for å utvikle de funksjonene de trenger.

Dette fremhever Dirk Schrödter som en stor fordel – ikke minst for den lokale digitale økonomien.

For eksempel har delstatens IT-avdeling utviklet sitt eget plugin som kan sjekke om et dokument oppfyller EUs tilgjengelighetskrav, og dermed kan leses av alle uavhengig av fysiske begrensninger.

Derimot må de ansatte venne seg til skiftet, og noen er mer kritiske enn andre, forteller ministeren. Selv er han optimistisk.

– Slik er det med nye løsninger på ethvert felt. Hvis du klarer første skritt, vil resten være lettere. Min opplevelse er at det er lett å bruke, og jeg tror mange andre ansatte har samme opplevelse. Men vi kommer til å se på det og evaluere om et år, når utrullingen er ferdig.

Artikkelen ble først publisert på Version 2 for deres abonnenter. Den er tilgjengelig på norsk for abonnenter av Ekstra gjennom vår samarbeidsavtale.