Guide til digitale samarbeidsverktøy

Det finnes svært mange digitale samarbeidsverktøy å velge mellom, og det kan være vrient å vite akkurat hvilke som vil bedre samarbeidet og effektiviteten i din bedrift.

Ikke bare er det stor variasjon i funksjonaliteter – det er mange elementer å vurdere før du velger deg et verktøy som kan effektivisere samarbeidet mellom ansatte, ut ifra hva dere i bedriften trenger.

Dere bør vurdere for eksempel følgende:

• Trenger dere kanskje en mer effektiv kommunikasjonskanal, et prosjektplanleggingsverktøy, raskere fildeling – eller alle tre?
• Kostnad
• Kompatiblitet
• Integrasjonsmuligheter
• Brukeropplevelse
• Kommunikasjonsmåter
• Sikkerhet

Vi har tatt utgangspunkt i de mest populære og mest brukte samarbeidsverktøyene, som vist på denne snasne oversikten på G2 Crowd. G2 Crowd er et nettsted som har som mål å redusere antallet falske anmeldelser på internett. Man må blant annet være tilknyttet en LinkedIn-profil for å bevise at man er en ekte person før man får skrive en anmeldelse. I tillegg har de et eget scoringsystem.

G2 Crowd tilbyr en nyttig og oversiktelig graf, akkompagnert av en utfyllende liste med smarte filtreringsmuligheter. Vi har valgt å se nærmere på de fem som er på topp, filtrert på popularitet og en G2-score over 60 – og uavhengig av funksjonaliteter og kategori. På denne måten kan du bli litt bedre kjent med hva som faktisk finnes av forskjellige løsninger når du leser denne guiden, og kanskje bli gjort oppmerksom på behov du ikke visste at din bedrift hadde.

Slack

Slack er et av de mest kjente og mest brukte digitale samarbeidsverktøyene, og er først og fremst et kommunikasjonsverktøy.

Ikke helt ulikt IRC kan du opprette egne, lukkede kanaler i tillegg til at du kan sende direktemeldinger. Hvem som helst kan opprette kanaler. I kanalene kan man velge å svare på én enkelt chatlinje ved å trykke «Reply», og dermed har man en diskusjonstråd.

Du trenger heller ikke følge med på kanalene hele tiden – hvis noen har skrevet noe de tror du bør få med deg, kan de bare tagge deg, så får du beskjed.

Slack er kjent for å være «e-post-dreperen», og har altså potensiale til å gjøre kommunikasjonen i bedriften mer effektiv – og både litt mer uformell og trivelig.

I tillegg til å chatte i kanaler og på DM kan du opprette gruppe-direktemeldinger med opp til 8 andre personer. Slack skal også ha kryptering av både utveksling og lagring av meldingshistorikk, og bruker SCIM-standard for sikker autentisering av brukere.

Du kan ringe andre i Slack-teamet ditt både kun med lyd og med lyd og video, og – avhengig av om du velger gratisversjonen eller en av variantene som koster – enkelt dele skjermbildet ditt.

Administratorer legger til brukere manuelt, og man kan altså også opprette midlertidige kanaler for å kommunisere effektivt med kunder om et prosjekt.

Fildeling er også enkelt i Slack: Det er bare å dra og slippe filer i tekstboksen.

I januar i år lanserte Slack en helt egen løsning for de virkelig store selskapene, tilpasset opp til 500 000 ansatte: Slack Grid. Det skiller seg fra Slack blant annet ved at det er administratorer i hvert team som bestemmer tilgang og som konfigurerer integrasjon ut ifra det bestemte teamets behov, og at du har tilgang til å regulere alt fra sikkerhet til policy fra samme kontrollpanel. I tillegg er det mulig å koble sammen separate team-sider slik at man kan jobbe sammen ved behov, men ellers filtrere ut støy og sensitiv informasjon.

Operativsystem: Alle. Kan brukes i nettleser eller lastes ned som egen applikasjon til både mobil og datamaskin (ja, Linux også!).

Pris: Du har tre forskjellige muligheter:

• Du kan få en gratisversjon som du kan bruke så lenge du vil, men som har visse andre begrensninger: Du kan blant annet bare søke blant de 10 000 nyeste chatmeldingene. Dette kan for eksempel passe for små, frivillige organisasjoner eller midlertidige samarbeid der du ikke forventer at det er nødvendig å kunne søke så grundig i arkivene. Lyd- og videosamtaler er begrenset til to mennesker av gangen, og lagringsplassen på opplastede filer er 5 GB. To-stegs-autentisering er inkludert, men ikke obligatorisk for brukerne.
• Standard-planen koster deg 56 kroner per bruker, per måned, fakturert årlig. Her får du med alt i gratisversjonen, men i tillegg ingen begrensninger for hvor langt tilbake i arkivet du kan søke. Du får også mulighet til å opprette gjestebrukere, ha video- og lydkonferanser med grupper og å dele skjermen din underveis, 10 GB lagringsplass per bruker, mulighet til tilpassede brukerprofiler – og to-stegs-autentisering er obligatorisk for alle brukere. I tillegg vil Slack prioritere deg når du trenger support.
• Plus-planen koster 105 kroner – per bruker, per måned, fakturert årlig. I tillegg til alt i foregående punkt får du blant annet SAML-basert (Security Assertion Markup Language) innlogging, mulighet til å eksportere alle meldinger i arkivet, 99.99 % garantert oppetid, support døgnet rundt med maks fire timers responstid og 20 GB lagringsplass per bruker.

Passer for: Alt fra frivillige organisasjoner, startups og små bedrifter til større bedrifter som trenger en effektiv og kjapp kommunikasjonskanal. Slack Grid passer også til svære bedrifter som trenger en ryddig måte å organisere kommunikasjonen til de forskjellige teamene.

Yammer

Yammer er også et populært digitalt kommunikasjons- og samhandlingsverktøy – som siden mars i år vært integrert i Office 365-abonnement.

Det kan sammelignes med Facebook for bedrifter: Du har en profil med informasjon om deg, en startside med en nyhetsfeed– og muligheten til å dele oppdateringer som kan kommenteres på i de forskjellige gruppene. Du kan også legge til eksterne klienter til de forskjellige gruppene.

Man får altså muligheten til å få med seg kontekst i en ganske stor grad – ved at man får følge med på hva som foregår i forskjellige nivåer i firmaet, nødvendigvis avhengig av hva personene i ditt nettverk deler av oppdateringer.

På startsiden har du også oversikt over grupper, medlemmer og viktige filer. Yammer har ikke noen integrert lyd- eller videokonferansefunksjon, men man kan sende direktemeldinger til kolleger.

Integreringen av Office 365 innebærer at man ved oppretting av Yammer-grupper får tildelt dedikerte verktøy til gruppen: En egen SharePoint-teamside, en delt oppgaveplanlegger, delt OneNote for hele gruppen samt dedikert lagringsplass. Du kan også lage, dele og jobbe med Office-dokumenter uten å forlate Yammer-området – og du har direkte tilgang til Microsoft Planner.

Yammer er altså som et internt sosialt nettverkssystem å regne, mens Slack er mer myntet på direkte kommunikasjon, kjappe svar og videokonferanser.

Operativsystem: Kan brukes rett i nettleseren eller lastes ned som desktop-klient på alle OS-er. Du kan også laste ned en egen Yammer-app til Android og OS X – og så klart alle mobile Windows-enheter.

Pris: Ettersom Yammer er integrert i Office 365, og du må ha en Office 365-bruker for å logge deg på, må du også kjøpe en Office 365-pakke.

Office 365 Business Essentials, som ikke inkluderer noen Office-programmer, men applikasjoner som OneDrive, Skype og Yammer, koster kr 40,60 per bruker per måned, forutsatt at du tegner årsabonnement. Skal du ha Office-programmer som Word og PowerPoint i tillegg, blir prisen kr 101,40 per bruker per måned.

Passer for: Firmaer som vil ha en helhetlig sosial nettverksløsning for sine ansatte, og firmaer som i står grad belager seg på Office-pakken og vil skreddersy dokumentsamarbeid rundt Microsofts filformater.

Trello

Trello er et prosjektplanleggings- og produktivitetsverktøy som kort fortalt er en rimelig avansert og utvidet versjon av en to-do-liste.

Trello belager seg på en tydelig visuell oversikt, slik at man enkelt og kjapt ser over hvem som jobber med hva, og hvor de er i prosessen. Verktøyet er organisert i arbeidsgrupper som hver har såkalte tavler – for eksempel «The Great Kitchen Redesign», som i eksempelet under. Hver tavle har forskjellige kort, som reperesenterer oppgavene som skal gjøres – for eksempel «Install new sink» i eksempelet under.

På hvert kort kan du igjen opprette sjekklister som kan hukes av og dermed strykes ut når de er ferdige. Du kan enkelt søke frem forskjellige kort og tavler. Under hver tavle kan du også legge igjen kommentarer, hvor du også kan tagge andre medlemmer.

I menyen på høyre siden kan du legge til og fjerne medlemmer, og se hvilke oppgaver som har blitt markert som utført. Hvis du jobber inn tastatur-snarveiene, blir det hele enda mer effektivt.

Trello og Slack kan for øvrig integreres, slik at du bare trenger å skrive «/trello add [Navn på tavle]» i en Slack-melding – og så vil tavlen være opprettet i Trello. Du kan også koble bestemte slack-kanaler opp mot bestemte Trello-tavler. Dette er én av flere såkalte «power-ups» du enten kan aktivere én gang per tavle i gratisversjonen, eller betale for å få med i business-versjonen.

Operativsystem: Brukes rett i nettleseren eller som app i iOS eller Android.

Pris: I likhet med Slack har du tre alternativer:

• Gratisversjonen innebærer at du kan legge til så mange medlemmer og tavler du vil, og én såkalt Power-up – altså app-integrasjon – per tavle. Du får 10 MB lagringsplass.
• Business class koster 84 kroner per bruker, per måned, forutsatt årsabonnement. Denne varianten innebærer integrasjon med blant annet Github, Google Hangouts, Mailchimp, Google Drive og Dropbox. Du kan laste opp filvedlegg opp til 250 MB, får mer kontroll på brukernes rettigheter – og prioriteres i support.
• Enterprise, beregnet på større firmaer som administrerer flere arbeidsgrupper, koster alt fra 35 kroner til 176 i måneden per bruker – avhengig av hvor mange bruker du har totalt. Jo flere brukere du har, dess rimeligere blir det. Du får da blant annet SSO (Single Sign On) og to-stegs-autentisering, kryptering av lokalt lagrede filer og flere gode sikkerhetstilbud.

Wrike

Wrike er et relativt komplekst prosjektstyringsverktøy. Kort fortalt dreier det seg om at alle som samarbeider om prosjektet hele tiden skal vite status på oppgaver, slik at man for eksempel slipper å vente på svar på e-poster om hvordan et prosjekt ligger an. Wrike kan sies å være en ganske avansert versjon av Trello.

I Wrike kan du lage prosjekter og underprosjekter og oppgaver knyttet til disse, og følge dem fra start til slutt, for eksempel i et GANTT-skjema, som du kan se i den nederste illustrasjonen.

Alle endringer skjer i real-time, og alle som er med på teamet får altså se dem idet de skjer. Man kan koble opp dokumenter til bestemte oppgaver og prosjekter, og hvis de blir endret kan du finne tidligere versjoner.

Du har også tilgang til en feed som kontinuerlig oppdateres med alt som skjer i prosjektet.

Det er ingen innebygget meldingsfunksjon, men du kan integrere det med for eksempel Slack, slik at de som jobber på prosjektet får beskjed hver gang en ny oppgave settes i gang.

Operativsystem: Kan brukes i nettleser og lastes ned på Android og iOS.

Pris: Wrike har hele fem forskjellige planer å velge mellom, alt fra 83 kroner til 292 kroner i måneden til per bruker, forutsatt årlig abonnement og avhengig av hvor mange brukere det er og hva slags funksjonaliteter du ønsker.

Passer for: Små og store bedrifter som ønsker komplett kontroll på alle ledd og oppgaver i prosjekter.

Workplace by Facebook

Workplace by Facebook er nettopp det man gjetter ut ifra tittelen: Facebook for arbeidsplassen.

På samme måte som Yammer er det altså et sosialt nettverk der man kan dele oppdateringer og følge kollegers oppdateringer, opprette grupper, opprette live-videoer, dele bilder og filer og chatte i direktemeldinger – kort fortalt nøyaktig det samme som på Facebook, bare at du kun legger til kolleger.

Workplace tilbyr blant annet integrering med skylagringstjenesten Box, som innebærer at man kan få tilgang til, forhåndsvise og dele Box-innhold uten å forlate Workplace.

SSO – Single Sign On – får du også her, og identitetsstyring med blant annet Okta, Google sin G Suite og Microsofts Azure Active Directory. Du har også tilgang til et dashboard.

Man kan i utgangspunktet kun legge til kolleger på samme domene, men Facebook lanserte i fjor høst såkalte «Multi-Company Groups», som altså åpner for samarbeid på tvers av firmaer.

Operativsystem: Brukes i nettlesere og som app til iOS og Android.

Pris: Gratis for ansatte utdanningsinstitusjoner og for non-profits. Ellers koster det 25 kroner per bruker i måneden for de første 1000 aktive brukerne, 17 kroner per bruker i måneden for de neste 9000 aktive brukerne og deretter 8 kroner i måneden for hver ytterligere bruker. Hovedforskjellene på gratisversjonen og å betale er adminstøtte, bedre sikkerhetsløsninger og flere funksjonaliteter og mer kontroll for IT-teams.

Passer for: Alt fra organisasjoner og institusjoner til firmaer som vil ha en helthetlig og sosial løsning for kommunikasjon.

Smart å vurdere flere

Som du har lest over er det altså litt variasjon i hva man kan få ut av et samarbeidsverktøy. Og du trenger heller ikke velge kun ett – det kan lønne seg å vurdere å benytte seg av flere som utfyller hverandre. Flere av de ovennevnte har mulighet med integrasjon med for eksempel Slack.

Kanskje er Office 365 allerede en stor del av din bedrifts hverdag, men Yammer-bruken ikke har tatt helt av, og det kan være aktuelt å vurdere Yammer for å bedre bedriftskulturen og samarbeidet. Eller kanskje bruker dere allerede Yammer, men trenger et prosjektstyringsverktøy som Trello eller Wrike – eller mulighet til å kommunisere enda mer effektivt i Slack.

Mulighetene er mange, og dette var altså kun et lite utvalg av de svært mange samarbeidsverktøyene som finnes. Vil du dykke dypere, anbefaler vi å ta en titt på G2 Crowd sin oversikt, og gjerne sammenligne funksjonaliteter og anmeldelser.

Bruker din bedrift et samhandlingsverktøy du syns andre burde vite om? Kommenter gjerne!