Siste reis for Workplace

Elleve år etter lanseringen er samarbeidsplattformen Workplace over i terminal-fasen. Fra 1. september er det kun mulig å lese innhold på tjenesten, ikke legge til noe nytt. I juni neste år er det helt slutt, og Workplace-eier Meta sletter all data.

Dermed måtte kundene, blant dem Oslo kommune, finne andre verktøy.

Det har ikke vært vanskelig, forteller kommunen.

Laget for intern-kommunikasjon

Workplace oppsto først som en lukket, reklamefri, utgave av Facebook til bruk for samarbeid internt i Facebook. Facebook så potensial for å selge løsningen til andre bedrifter. Det ga selskapet en fot i bedriftsmarkedet.

Løsningen kan erstatte andre verktøy, som e-post, mente selskapet den gang.

Workplace har de samme funksjonene og brukergrensesnittet som Facebook. Du kan lage grupper, chatte, opprette arrangementer og legge ut innlegg. Dermed var løsningen lett tilgjengelig, også for dem som ikke sitter foran PC-en hver dag.

Konkurransen som samarbeidsløsninger hardnet til under pandemien, og Meta opplevde å sakke akterut i bedriftsmarkedet.

I 2024 ga Meta opp satsingen, for å «fokusere på å bygge KI og metavers-teknologier som vi tror vil endre måten vi jobber på fundamentalt». Siden den gang har også metavers-satsingen, som var så viktig for selskapet at de byttet navn til Meta i 2021, også havnet i bakgrunnen for KI-kappløpet.

27.000 ansatte til ny løsning

Oslo kommune, en av Norges største arbeidsgivere, hadde 27.000 månedlige aktive Workplace-brukere da nyheten om nedleggelsen kom i 2024. Mange av de kommuneansatte er på farten, om det er i barnehagen, i hjemmetjenesten eller ute på oppdrag for vann og avløp. De har sjelden tid til å sette seg foran en PC.

− Muligheten til å kommunisere direkte på tvers i kommunen, uavhengig av arbeidssted, oppgaver eller rolle, har bidratt til å endre hvordan vi jobber i kommunen, sa Bjørn Marthinsen, etatsdirektør i Utviklings- og kompetanseetaten i Oslo kommune til Digi den gang.

Da nyheten om nedleggelsen av Workplace kom, måtte kommunen planlegge utskifting. Nå er jobben gjort.

− Har det vært vanskelig å finne en fullgod løsning?

− Nei, det finnes gode løsninger i markedet som dekker behovet vårt, svarer Marthinsen nå.

Kommunen har allerede en fullgod løsning på plass. Valget falt på Viva Engage fra Microsoft. Innføringen har skjedd parallelt med at de har avviklet Workplace.

− Våre flinke fagfolk har bistått kommunens ulike virksomheter og arbeidssteder i dette arbeidet. De to løsningene er ikke identiske, så overgangen krever noe innsats fra hver av kommunens 50.000 ansatte, sier Marthinsen.

− Hvordan er kostnadsbildet på denne løsningen?

− Oslo kommune har allerede lisens for Microsoft 365 Business, som inkluderer Viva Engage. Å ta i bruk løsningen på en god måte, krevde noe arbeid med utvikling, tilgangsstyring og implementering. Dette har hatt en kostnadsramme på to millioner kroner, svarer Marthinsen.

Det er flere fordeler med å velge et Microsoft-produkt mener han. Løsningen kommuniserer godt med Teams, Outlook, Sharepoint og andre kontorstøtte-verktøy, og de andre fagsystemene i kommunen er allerede godt integrert med Microsoft 365.