Norske kommuner tar i bruk Workplace fra Facebook. Det krever grundige forberedelser og du må ha tunga rett i munnen

Asker, Røyken og Hurum kommune gikk i fjor til anskaffelse av Workplace. Det er en plattform for samhandling, som Facebook lanserte høsten 2016.

I forkant av sammenslåing til nye Asker storkommune 1.1.2020 har deres drøyt 6 000 ansatte begynt å bruke løsningen, som noen av de første i offentlig sektor.

– Workplace er det eneste systemet vi har for å gi felles informasjon til alle, forteller kommunikasjonsrådgiver ved Asker kommune, Vibeke Lindeberg Sand til digi.no.

Dette kan sies å være nybrottsarbeid. Færre enn 10 norske kommuner har gjort det samme, ifølge Workplace-partner Sopra Steria.

Lyste ut konkurranse – ingen svarte

Som ledd i et større digitaliseringsarbeid innså kommunene at de trengte felles verktøy for samhandling, allerede før sammenslåingen.

Det munnet ut i anbudskonkurranse på Doffin, som skuffende nok ble ubesvart. Ingen interessenter meldte seg.

– Til vår store overraskelse fikk vi ingen respons. Det synes vi var litt rart. Men da hadde vi gjennomført en konkurranse og fikk anledning til å gå ut i markedet. Fordi vi allerede hadde sett på Workplace tok vi kontakt med dem og valgte en direkteanskaffelse, sier kommunikasjonsrådgiver Sand.

Kostnaden er 3 dollar per bruker i måneden. Hun medgir at lav pris var med i betraktningen, men sier at de la større vekt på andre kriterier.

– Først og fremst at løsningen kom opp raskt, var brukervennlig og krevde lite opplæring. Det var også en forutsetning at løsningen kunne brukes på mobil.

Når tre kommuner blir én skal det bygges en ny kultur. Hun mener at Workplace er et nyttig verktøy som lar ansatte bli kjent med hverandre. Det er effektivt og sparer dem for mye tid.

Ukjent farvann

Sopra Steria er hyret inn for å gi teknisk bistand og brukerstøtte. Blant annet skal de bistå i overgang til felles Active Directory og integrasjon mot Workplace for å gi single sign-on.

Lars Ødegaard, direktør for offentlig sektor i konsulentselskapet, mener at nye Asker kommune er tidlig ute med innføring av Workplace.

– Dette er relativt nytt og fortsatt litt ukjent for mange kommuner og statlige virksomheter. Det har vært diskusjoner knyttet til personvernhensyn og sikkerhet. Det er en problematikk som man baler litt med før man kan gyve løs, forteller Ødegaard til digi.no.

Dette er noe også selskapet hans er oppmerksomme på, for de er selv brukere av løsningen.

– Vi har vært nøye med å implementere et regelverk for når vi kan dele informasjon på Workplace og hvilken type informasjon vi deler der. Avhengig av informasjonstype må noe begrenses til andre kanaler.

– Det er data som ikke bør deles på en slik skyløsning?

– Ja, visse typer sensitiv data, for eksempel om kunder, skal behandles etter informasjonssikkerhetsprosedyrer for lagring og samhandling.

Hvilke råd gir Sopra Steria knyttet til etisk eller lovmessig korrekt anskaffelse eller innføring av et produkt som Workplace. Er dette helt uproblematisk?

– I dette konkrete tilfellet er det greit å få fram at det ikke er vi som har stått for innsalget. Workplace er en plattform Asker anskaffet før vi kom inn i bildet. Det er vært ansvar å hjelpe kunden med å implementere det på en god måte i organisasjonen. Vi sørger for at ansatte tar det i bruk og adopterer løsningen, og at de faktisk engasjerer seg på en god måte, slik at de faktisk får verdi av investeringen.

Ødegaard utdyper at opplæring inngår i leveransen.

– Vi kan stå for hele livssyklusen, men for nye Asker kommune handler det om implementering, brukeradopsjon, opplæring og det å sikre at man bygger kompetanse og god brukerstøtte. I tillegg skal løsningen integreres mot andre tjenester og systemer hos kommunene, sier han.

I et eget avsnitt om risikoanalyse lenger ned kommer vi tilbake til hva slags integrasjon det dreier seg om.

Ser vekstmuligheter

I næringslivet er samme produkt for lengst innført hos Telenor, DNB, Evry og butikkjedene Elkjøp, Rema 1000, XXL, Europris og mange andre.

Sopra Steria har også tatt i bruk Workplace. De er i tillegg partnere med Facebook for dette produktet. Direktøren for offentlig sektor er med på at dette representerer en satsing.

– Ja, det vil jeg si. Vi har en satsing på samhandlingsløsninger som sådan. Der finnes det mange store tilbydere og vi jobber med flere av dem.

Det er konsulentselskapet erfaring at kunder i økende grad velger å innføre teknologi som ansatte kjenner og bruker privat.

– Derfor blir samarbeidet med Workplace sannsynligvis bare viktigere og viktigere, sier Ødegaard. Han ønsker ikke å gå nærmere inn på verdi på avtalen med kommunene Asker, Hurum og Røyken, men penger er heller ikke alt.

– I volum er ikke dette en stor leveranse for oss, men det er en viktig del av det å kunne tilby en ende-til-ende-tjeneste ut til kundene. Og i motsetning til mange av oppdragene våre på backend og integrasjoner er dette også en leveranse som er veldig synlig for vanlige brukere, mener direktøren i Sopra Steria.

– Hva tenker du om markedsmulighetene for Workplace?

– Jeg tenker at mulighetene er store etter hvert som at både offentlige og private virksomheter ønsker å gå over til mer dynamisk samhandling, utveksling av informasjon og kommunikasjon. Bruk av denne type plattformer vil bare øke i omfang fremover.

I februar røpet Facebook for første gang brukertall. Enterprise-utgaven hadde da bikket 2 millioner betalende brukere. De oppgir å ha over 150 selskaper med minst 10 000 brukere hver på kundelisten.

– Ikke egnet som intranett

Det er klart at både Asker, Røyken og Hurum i dag har hvert sitt respektive intranett, men disse vil forsvinne fra nyttår.

– De må legges ned når vi blir nye Asker kommune. Der er vi i gang med et eget prosjekt for å se hva som blir nytt intranett. For oss er ikke Workplace alene egnet som intranett, konstaterer Sand i Asker kommune.

Rådgiveren forteller at Workplace brukes til å dele nyheter og kunnskap, samt til kommunikasjon eller dialog. Ikke til saksbehandling eller deling av sensitive opplysninger.

– Vi må ha et intranett med alle arbeidsverktøyene vi trenger i hverdagen. Det inkluderer blant annet tilgang til saksbehandling, fagsystemer også videre.

Slike systemer ønsker de heller ikke å integrere mot Workplace, sier Sand og grunngir det med hensynet til personvern og sikkerhet.

Risikoanalyse

Kommunene har gjort et forarbeid med grundige vurderinger før de gikk til anskaffelse av Facebooks samhandlingsverktøy, slik også Datatilsynet og personvernlovgivningen krever.

– Ja, alltid før vi går inn i store IKT-prosjekter foretar vi en risikoanalyse hvor vi ser på fordeler, ulemper og hva som kan være problematisk både ut fra sikkerhet og personvern. Det gjorde vi også i forkant av avtalen med Workplace. Derfor er også den eneste integrasjonen vi har opp mot Active Directory slik at vi kan ha single sign-on, sier Vibeke Lindeberg Sand.

Hittil er de blant et fåtall norske kommuner som har valgt IT-gigantens samhandlingsverktøy. Andre som var tidlig ute inkluderer Oslo, Drammen og Gjøvik. Et anbud som ligger ute på Doffin nå viser at også Skedsmo ønsker å kjøpe inn lisenser på Workplace.

– Vi kjenner til i underkant av 10 kommuner som jobber med løsningen i dag. I tillegg til en rekke private selskaper, sier Lars Ødegaard i Sopra Steria.

– Data er vår eiendom

Facebook har servere plassert i utlandet. Det amerikanske selskapet har også vært involvert i flere personvernbrudd, som den mye omtalte Cambridge Analytica-skandalen.

IT-giganten har også som formål å bruke persondata til kommersielle formål, som målrettet reklame, men understreker at det er vanntette skott mellom Facebook og Workplace-tjenesten.

Alt dette er problemstillingen kommunene har tenkt over, og som har vært en del av risikovurderingene i forkant, ifølge Sand.

– Det står også i vår kontrakt, og er en forutsetning for bruken vår, at den informasjonen vi har på Workplace er det nye Asker kommune som eier. Det er vår eiendom. Workplace har ikke lov til å selge eller bruke våre data videre. Hvis vi avslutter vår avtale med dem i morgen, så får vi med oss dataene, fordi det er våre data. Dette er en betalingsløsning og vi betaler for bruken. Sånn sett er dette noe annet enn vanlig Facebook, hvor det vi legger igjen av informasjon er det vi betaler med, for å si det sånn, sier kommunikasjonsrådgiveren.

Forhandlet fram egne vilkår

Videre forklarer hun at kommunene ikke har akseptert standardvilkårene til Workplace. I likhet med blant annet Telenor og DNB før dem, så har de sørget for egne tilpasninger.

– Vi har merket oss det Datatilsynet har uttalt om dette, og har også tatt kontakt med andre i forkant som har skaffet seg egne avtaler. Vi forhandlet fram en egen avtale med Workplace, forteller Sand.

Hun er likevel usikker på om dette er noe som kan komme andre kommuner som vurderer samme løsning til gode. Avtalen er hemmelig.

– Vi har en egen avtale med Workplace og kan ikke dele den med andre. Så er det mulig at Workplace i etterkant har endret på vilkårene sine, slik at det nå er mulig å få fremforhandlede avtaler via andre leverandører. Men da vi inngikk avtale kunne man ikke det, og vi måtte derfor ta det direkte med Workplace.

Aldri dele noe sensitivt

Storkommunens vel 6 000 ansatte kan ikke bare gjøre som de vil på plattformen. Her som ellers er bruken regulert av interne retningslinjer.

– Vi har egne retningslinjer som gjelder i vår organisasjon. Alle forhold innen IT-sikkerhet, personvern, taushetsplikt og etiske retningslinjer, de gjelder også på Workplace. Det er bare en ny kanal i tillegg til mange andre. Det du ikke kan gjøre på epost eller si til en kollega i kantinen, det kan du heller ikke dele på Workplace. Der skal du heller ikke drive med saksbehandling og aldri dele sensitive opplysninger, konstaterer Vibeke Lindeberg Sand.

Godt fornøyd – men ser også ulemper

Det nærmere seg snart ett år siden kommunene først tok løsningen i bruk. Sand forteller at erfaringene er gode.

– Vi er veldig godt fornøyd og synes vi har fått en plattform som er enkelt å bruke. Det får også ned hierarkiet litt. En vanlig ansatt kan svare eller kommentere på det øverste leder som rådmann eller en direktør legger ut, og den andre veien. Det gir mer åpenhet og bedre innblikk i hva som skjer i organisasjonen, mener hun.

En opplevd ulempe blant flere ansatte, som Sand nevner, er derimot at det kan bli vel mye informasjon som deles. Og ikke alltid i rett kanal eller gruppe.

– Det kan være en ulempe at Workplace følger den samme standarden som Facebook. Algoritmer og oppsett er veldig likt. Noen synes det kan bli litt «information overflow» der det kommer veldig mye i nyhetsstrømmen, og da kan det også forsvinne litt innimellom.

Sand er likevel klar på at dette er et hyllevareprodukt, en vare de kjøper uten mulighet for tilpasning. De må bare ta pakken som den er.

– Det kan bli veldig mye informasjon hvis ansatte er medlem av for mange grupper. Det er noe av det vi bruker mest tid på, at folk ikke skal legge inn innlegg i for mange grupper. Tenk heller målrettet kommunikasjon. Det er en ny øvelse for mange. Det er ikke bare et bytte av IKT-verktøy, men også en litt ny organisasjonsendring å jobbe så åpent og på tvers.

Oppsummert, og kanskje særlig knyttet til den kommende sammenslåingen av tre kommuner, så mener hun likevel at løsningen fungerer fint.

– Workplace er et veldig fint verktøy til å skape fellesskap. Nå treffer vi hverandre uansett om vi sitter på Tofte, Spikkestad eller i Asker sentrum.

Mindre spam

Også hos Sopra Steria virker erfaringene med Workplace å være positive, men de bruker andre verktøy i tillegg.

– Jeg hadde ikke brukt det tidligere, og for meg var det en veldig positiv opplevelse, sier Lars Ødegaard, som kom til selskapet for to måneder siden.

– Hos oss brukes det veldig aktivt. Blant annet gjør Workplace at vi kan redusere mye som ellers gikk som intern epost. Vi har klart å redusere spam ved å flytte kommunikasjonen direkte inn på faggrupper i løsningen.

Alternative samhandlingsløsninger er i bruk, men til andre slags oppgaver.

– Vi bruker Workplace som en plattform for informasjonsdeling og kommunikasjon. Microsoft Teams bruker vi mer i «hardcore» prosjektarbeid og som et sted for dokumentdeling og dokumentarbeid, avslutter Sopra Steria-direktøren.