Datasystemet til Oslo-skolene ble flere år forsinket og oppdraget kraftig amputert: – Dette er et stort IT-løft

Utdanningsetaten i Oslo kommune signerte 5. juli 2017 kontrakt etter en direkte anskaffelse av nytt skoleadministrativt datasystem fra IST.

Det var ikke tid til noen konkurranse, for den gamle løsningen de hadde (Sats Skole), også den fra IST, var «teknisk utdatert» og nær slukkedato.

Egentlig skulle alle landets videregående skoler, samt grunnskolen i Oslo, få et nytt nasjonalt skoleadministrativt datasystem, men Visma ble kraftig forsinket med sin leveranse, Visma In School (VIS).

I denne situasjonen valgte Oslo kommune å kjøpe inn skybaserte Everyday fra svenske IST (International Software Technology), som en uttalt midlertidig løsning med prislapp 51,2 millioner kroner.

«Den nye løsningen bør være operativ fra 1. september 2017 med en fasedelt innføring for forskjellige skoleslag og brukergrupper», ble det meddelt i kunngjøringen på anbudsportalen Doffin.

Trøndelag fylkeskommune gikk også inn for ny IST-løsning, som et mellomløp før Vismas nasjonale løsning ble klar til innføring.

Utsatt fra 2018 til 2020

Før helgen sendte IST ut en pressemelding hvor det fremgår at Everyday endelig er godkjent og levert til 143 grunnskoler med over 250.000 brukere i hovedstaden.

Everyday-anskaffelsen ble også forsinket, selv om det startet godt. Skytjenesten ble innført ved aktivitetsskolene (AKS) i Oslo i løpet av noen få måneder i 2017.

Så var det et uttalt mål om innføring i resten av Oslo-skolene fra høsten 2018. Men på grunn av «forsinkelser fra leverandøren» ble dette utsatt til skolestart høsten to år senere, ifølge Utdanningsetatens årsberetning for 2018.

Hele leveransen til de videregående skolene i Oslo har imidlertid blitt kansellert.

– Det mest krevende prosjektet i vår historie

Bård Busterud, etatens seksjonssjef i avdeling for digitalisering og læringsteknologi, kan fortelle at IST Everyday ble tatt i bruk ved alle Oslos grunnskoler våren 2020.

Det gjør han i en epost kommunikasjonsavdelingen har sendt til digi.no som svar på våre spørsmål.

– Opprinnelig var planen at alle grunnskoler og alle videregående skoler skulle ta systemet i bruk ved skolestart 2018. Det viste seg i løpet at høsten 2017 at det var behov for større tilpasninger i leverandørens standardløsning for at løsningen skulle dekke Osloskolens komplekse behov. Innføringstidspunktet ble derfor forskjøvet til skolestart 2019, sier Busterud.

Dette har vært det mest krevende prosjektet i ISTs historie, sier norgessjef Tove Torstensson i pressemeldingen de sendte ut på fredag.

– Det er oppdragets størrelse som har vært krevende. For grunnskolen har det aldri vært snakk om noen forsinkelse. For videregående skoler ble omfanget større enn hva avtalen tilsa, noe som gjorde utviklingstiden lenger og det oppsto en forskyving av alle planer. Dette ble gjort i samarbeid med Utdanningsetaten, utdyper Torstensson overfor digi.no.

Avbestilte store deler av oppdraget

– I løpet av innføringsprosjektet konkluderte vi med at IST Everyday, selv med de tilpasninger som ble utviklet av leverandøren, ikke ville tilfredsstille våre behov for de videregående skolene. Vi besluttet derfor å ikke innføre systemet for de videregående skolene, men fortsette med å bruke Sats Skole fram til innføringen av Visma In School, fortsetter seksjonssjef Busterud i Utdanningsetaten.

IST bekrefter at kunden underveis bestemte seg å droppe store deler av leveransen. Det er ikke lenger et 50 millioner kroners-oppdrag, men ingen har partene har foreløpig klart å gi oss noe endelig regnestykke.

– Endringsbilaget som regulerer dette ble signert i mars 2020. Opprinnelig kontraktsverdi var beregnet over hele avtaleperioden på tre år, inkludert innføringskostnader. Alle produkter og tjenester knyttet til VGS ble tatt ut, forklarer norgessjefen i IST.

Da avtalen ble inngått skulle den også omfatte alle videregående skoler i Oslo, som ifølge etaten består av 26 skoler med 17.600 elever.

Oslo kommunes nåværende avtale med IST løper fram til juli 2023, opplyser Utdanningsetaten.

Det er uklart hvor «midlertidig» denne løsningen ender opp med å være. Etaten har ikke svart oss på det.

IST vedgår at prosjektet har pågått i noe grad helt siden kontrakten ble signert i juli 2017, men de avviser at de har brukt mer enn tre år på leveransen.

– Vi har ikke brukt tre år på innføring av nytt system for grunnskolene. Den store innføringsaktiviteten har vært fra høsten 2019, sier Tove Torstensson.

– Et skikkelig løft

Torstensson i IST ønsker å formidle at dette er et stort IT-løft for grunnskolene i Oslo.

– Vi har jo levert skoleadministrative systemer i 30 år. Oslo har hatt en ganske gammel plattform i mange, mange år. Det er fortsatt det samme som fylkene kjører på, for øvrig. Oslo er den siste kommunen på gammelt system, før vi stenger ned løsningen. Skyløsningen er et skikkelig løft for lærere, elever og foresatte, konstaterer hun.

– Hva skjer med fylkene?

– Der går kontraktene ut i august. Og de kommer ikke til å forlenges. Alle fylkeskommuner utenom Nordland kjører på våre gamle løsninger. Avtalene er blitt forlenget i to omganger og har nå en varighet til 31. august.

Sier tiden er knapp

Etter det digi.no forstår er det ikke aktuelt med flere utvidelser. I så fall er det full stopp for den gamle løsningen fra høsten 2021.

– Hva skjer hvis en erstatning ikke er klar til bruk innen den tid? Vil ikke det kunne bli krise for fylkene?

– Jo, svarer Tove Torstensson kort og kontant. Hun vil imidlertid minne om at også IST kan levere det de kaller et fullverdig skoleadministrativt system til fylkene, slik de allerede har gjort til Trøndelag fylkeskommune.

– Men det er klart, tiden frem til 31. august er knapp.

Utviklingsprosjektet med innføring av Visma In School (VIS) som et nasjonalt system, er mildt sagt omdiskutert og svært forsinket i henhold til opprinnelige planer.

Hittil har de videregående skolene i Viken, Innlandet og Rogaland rukket å få på plass VIS, med en innføring som har vært preget av det som har vært omtalt som «barnesykdommer». Kritikere har kalt VIS-prosjektet en skandale. At innføringen har bydd på problemer har også vært tatt opp på Stortinget.

Trøndelag bruker IST Everyday og Nordland har et tredje skoleadministrativt system, begge med planlagt innføring av VIS først i skoleåret 2022-23. De øvrige fem fylkeskommunene skal etter planen innføre Visma-løsningen i løpet av skoleåret 2021-22.

Går i minus på prestisjeprosjekt

Vi har tidligere skrevet at Visma satte alle kluter til for å bli ferdige med sin omstridte IT-leveranse. Det har vært et av datakjempens største investeringsprosjekter med opptil 100 ansatte i sving samtidig.

– Når dette er over, kommer vi til å ha investert 800 millioner. Vi kommer aldri til å tjene penger på dette prosjektet, sa direktør Leif Arne Brandsæter i Visma Enterprise til NRK våren 2020.

Selskapet hadde på det tidspunktet brukt omkring en halv milliard kroner på utviklingsarbeidet, men de forventet å bruke ytterligere tre hundre millioner før de er ferdige.

Kalkylene der de opprinnelig så for seg lønnsomhet, var basert på abonnementsinntekter i et 10-årsperspektiv. Nå må Visma i stedet regne med å tape på prosjektet.