DFØ skal handle inn skytjenester – har ikke peiling på hva prisen blir

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har lyst ut en rammeavtale om kjøp av skytjenester. Avtalen er ettårig, men vil fornyes automatisk til den har løpt i fire år, hvis ingen sier den opp. Hvilke skyløsninger som blir valgt, og hva de vil koste, er imidlertid helt i det blå.

I utlysningen av anskaffelsen skriver DFØ at det er vanskelig å estimere kontraktsverdien fordi direktoratet har begrenset erfaring med kjøp av skytjenester og hva tjenestene skal brukes til. Kontraktsverdien er derfor satt til «mellom 10 og 100 millioner kroner», og det legges til at «betydelige avvik fra dette estimatet må kunne påregnes».

Programdirektør for tverrgående teknologiutvikling i DFØ, Frode Stevik, som er ansvarlig for anskaffelsen av den utlyste rammeavtalen, opplyser imidlertid til Digi.no at det ikke vil bli et avvik, men at kostnaden kommer til å ligge mellom 10 og 100 millioner kroner.

– Ikke lett å beregne hva det vil koste

– Vi har rett og slett ikke fått kartlagt behovet vårt ennå, sier Stevik, som forklaring på det vide kostnadsestimatet.

– Men DFØ er jo ikke den første offentlige etaten som flytter systemene sine til skyen. Har man ikke kunnet bruke andres erfaringer til å bli litt sikrere på kostnadene?

– Vi har vært i dialog med flere andre store statlige etater. Men også fra disse har vi fått inntrykk av at det ikke er så enkelt å kostnadsberegne slike anskaffelser, sier han.

– Har dere valgt så runde formuleringer for å sikre dere mot at alle tilbyderne legger seg tett opp til den øvre grensen av et mer nøyaktig prisestimat?

– Nei, det er en reell usikkerhet rundt kostnadene. Men en dom i EU-domstolen har slått fast at den anslåtte verdien av en utlyst rammeavtale også må ses på som den reelle størrelsen på avtalen, og da vil man sikre seg at man kan forholde seg til den utlyste kontraktsverdien.

– Betyr det at du ikke egentlig tror rammeavtalen kan bli så kostbar som 100 millioner?

– Nei, det gjør det ikke. Vi har uansett lagt inn et forbehold i utlysningen om at kostnadsestimatet ikke er kontraktuelt forpliktende for DFØ, sier Stevik.

DFØ jobber for tiden med å designe og utvikle en egen markedsplass for skytjenester, et arbeid som ledes av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Men dette blir en teknisk løsning som gir tilgang til skyløsninger, og det vil ikke gis noen veiledning om kostnadsberegning fra denne markedsplassen, får Digi.no opplyst.

Skal bidra i forprosjekt

Stevik forteller at DFØ fremdeles holder på med et forprosjekt i forbindelse med planene om å gjøre tjenestene sine skybaserte. Den leverandøren som får rammeavtalen, vil også bli involvert i forprosjektet. Og ettersom prosjektet vil få betydning for hvilke løsninger som blir valgt, bidrar dette også til at det har vært vanskelig å beregne størrelsen på rammeavtalen.

Forprosjektet skal avdekke hvordan skyløsningene skal organiseres og driftes – inkludert teknologivalg om f.eks. hybridløsninger eller multicloud. Det skal også gjøre DFØ mer kjent med hvordan skyteknologi vil påvirke direktoratets organisasjon, tjenester og applikasjoner – altså spørsmål knyttet til sikkerhet, leveransemodeller, kompetansebehov, organisering, og utvikling og drift i skyen.

– For eksempel: Dersom vi skal flytte kundedata ut i skyen, vil vi være sikre på at vi gjør det i henhold til gjeldende kundeavtaler og regelverk, sier Stevik.

I tillegg til å bistå med forprosjektet skal den som får rammeavtalen drive forvaltning og rådgivning, for eksempel i forbindelse med bestillinger, lisensbetingelser, priser og risiko i de fire årene avtalen er ment å vare.

Rådgivningen for bygging av tjenester og funksjoner i de skyløsningene som velges, er en annen skål, og vil bli kjøpt inn gjennom de dynamiske innkjøpsordningene som allerede er lyst ut.

Dialogen med bransjen er avgjørende

Frode Stevik sier at man også gjennom dialog med bransjen vil få forbedret kostnadsestimatet rundt skytjeneste-avtalen. Anbudskonkurransen innledes nemlig med en prekvalifisering, og det vil være flere faser med forhandlinger og dialog underveis.

– Dialogen med bransjen blir viktig, for at vi skal få vite hva slags ny og innovativ teknologi som finnes i markedet, og som vi kan benytte oss av.

Fristen for å melde seg på prekvalifiseringen er 25. oktober, og deretter vil de kvalifiserte selskapene få levere tilbud på selve rammeavtalen. Den tilbudsfristen er satt til 19. november. Etter fire uker med evaluering av og forhandlinger rundt tilbudene får selskapene mulighet til å levere inn et revidert tilbud i desember. 16. desember vil det så være klart hvilket firma som får rammeavtalen med DFØ.

Målsettingen til DFØ er at de skal ha tatt i bruk skyløsninger i løpet av 2021.