4 triks som løser et stort sikkerhetsproblem for bedriften

Vis mer

Kan en bedrift løse et stort sikkerhetsproblem, og samtidig spare penger? Spesielt små og mellomstore bedrifter lar skriveren på kontoret være et apropos i IT-satsningen, men små grep kan løfte både sikkerhetsnivået i kontoret og nytten opp til nye høyder. For en skriver er ikke lenger bare en maskin som trykker opp ark litt sånn etter som den føler for, men en avansert forlengelse av nettverket.

– Det snakkes veldig mye om digitalisering i disse dager, og de aller fleste ønsker jo å gå digitalt, sier Christian Nyhus hos Konica Minolta. – Så mye som mulig av det eksisterende papirarbeidet skal inn på digitale plattformer.

Det betyr at både produsentene av skriversystemer, og brukere må tenke litt nytt når bedriften går til anskaffelse. Den gode nyheten, er at det ikke er så mange triks som skal til for å bedre digitaliseringshverdagen betraktelig.

– Ja, det er ikke store grepene som skal til. For det meste gjelder det å fjerne barriere som som folk opplever hindrer deres effektivitet, sier Nyhus. Han har fire tips til bedrifter som ønsker å gi ansatte en litt bedre IT-hverdag.

Digitaliseringstips #1

Dropp unødvendige utskrifter automatisk

Velg fra listen: Når du sender en utskrift til printeren, sveiper du kortet ved printeren og velger hvilken utskrift du vil ha. Sikkert og besparende.

Selv på de minste kontorene skrives det ut mye mer enn det som egentlig er nødvendig. Om du skriver ut en faktura som må sendes med post eller kanskje som et notat å lese på reisen, havner det ofte midt i en bunke med uavhentet papir som mangler en eier. Litt avhengig av innholdet på papiret, kan det også være en sikkerhetsrisiko om dokumentene kommer på avveie. Det kan fikses raskt med et system der man autentiserer seg med for eksempel sitt adgangskort eller en RFID-brikke på skriveren, får å få skrevet ut utskriftene man har sendt over.

– Vi har veldig god erfaring med vår utskriftsløsning YSoft SafeQ, som gir et sikkert og svært fleksibelt utskriftsmiljø. Mange av de små bedriftene har ennå ikke vært borti dette systemet. Selv den aller minste bedrift har både sensitive og unødvendige utskrifter, så om man er aldri så liten er det både penger og miljø å spare, forklarer Nyhus.

Ved å redusere antallet unødvendige utskrifter, spares det også inn betraktelige beløp, spesielt på fargeutskrifter, og man minsker også sitt miljøavtrykk.

Digitaliseringstips #2

Effektivisér dine ansatte

Med et system som YSoft SafeQ, der ansattes utskriftskø er knyttet opp til dennes bruker-ID, blir de ansatte også mer effektive. Utskrifter og skanning kan gjøres fra alle multifunksjonsmaskinene i bedriften, om det er ønskelig.

– Om en maskin er opptatt når du kommer bort til den, er det bare å gå til en annen og gjøre unna jobben der, sier Nyhus. For de riktig avanserte, som ønsker å sortere, stifte og mer kan slike avanserte valg i utskriften gjøres direkte på printeren, fremfor å lete frem innstillinger på datamaskinens utskriftsvalg.

Digitaliseringstips #3

Skanning, med bare ett tastetrykk

Skanning av dokumenter kan gjøres uten å måtte skrive inn din egen epostadresse gang på gang.

Å skanne dokumenter på kontorets multifunksjonskriver har hatt tendenser til å være en litt krøkkete affære for mange. Som regel må brukerne sende dokumentene til sin egen epost, før de kanskje lagres på nettverksdisken eller i skyen. Det problemet har nå en løsning i YSoft SafeQ.

– Nytt av året er en mer avansert digitaliseringsmodul, som lar brukerne sende filer rett til skyløsinger som Dropbox for Business, SharePoint Online og liknende. Da slipper man epost-mellomleddet som mange bruker for å få skannet inn filene sine, sier Nyhus. I tillegg kan man konvertere dokumenter til for eksempel Microsoft Word, Excel, OCR-behandle det, gjøre dokumentet søkbart eller fjerne blanke sider.

Valget gjøres på samme måte som ved en utskrift, brukerne holder sitt autentiseringskort opp mot leseren, får tilgang til hurtigmenyen og velger hvor det skannede dokumentet skal sendes, eventuelt lagres.

Digitaliseringstips #4

Få oversikten over forbruket

Når bedriften har anskaffet et ordentlig system for utskriftstyring, kommer også bedre kontroll med på kjøpet. Det er lettere å lage rapporter, og lettere å kontrollere hvilke avdelinger som bør få tilgang til ulike typer utskrifter.

– Smarte regelbaserte utskrifter kan også spare bedriften for ganske mange utgifter. Man kan sette opp regler basert på individer eller på avdeling, som for eksempel at det ikke er mulig å skrive ut eposter i annet enn sort-hvitt, som kan spare bedriften for mye penger sier Nyhus.