Er du møkk lei uproduktive møter? Dette er ekspertens seks beste råd!
Det meste sitter i hodet på deg og dine kolleger, men det finnes håndfaste grep man kan gjøre også.
Møte-ekspertene: Borgar Kristensen og Odd Martinsen er ekspertene på gode, effektive møter.Bilde: TU StoryLabs
Del
Det er ikke mange i Norge som har mer peiling på møter og møterom enn Odd «møterom-Martinsen» Martinsen. Han har i en mannsalder ledet bedrifter og hatt sin del av møter i livet. Nå driver han firmaet Leteng, som hjelper bedrifts-Norge å bli mer effektive både i møter og resten av arbeidsdagen.
Derfor er det kanskje ikke overraskende at han har sterke meninger om hvordan møter og møterom kan gjøres best mulig. Han retter derimot oppmerksomheten mot at bedrifter gjerne bruker for mye penger på møterom, og tenker for lite på hva de faktisk trenger.
– Det er utrolig hvor enkle løsninger folk egenlig trenger, problemet er at de har kjøpt altfor avanserte løsninger
Odd Martinsen
– Det er utrolig hvor enkle løsninger folk egentlig trenger, problemet er at de har kjøpt altfor avanserte løsninger. Alt skal styres fra en knapp med dimming av lys, lukking av gardiner. Så finner noen ut at det hadde vært hyggelig å ha gardinen oppe allikevel, og så har du det gående.
Hans erfaring er mange møtetimer kunne ha vært spart over det ganske land ved å fokusere skarpt på hva du faktisk trenger.
– Folk bruker for mye penger og for mye teknologi, det er viktigere å ta i bruk riktige løsninger. Blir det for komplisert ender du opp med å bruke reserveløsningen: en kabel direkte inn på skjermen.
Derfor er det ikke overraskende at hans liste over tips og triks alle bedrifter kan gjøre for å forbedre møterom og møtekultur begynner med noe som er enkelt og gjennomførbart for de fleste.
Møtetips #1
Hold orden i hodet og på bordet.
Ryddigere og renere: En bordbrønn holder orden og unngår et rottereir av kabler på kontoret.
Det er ikke få møterom og kontorpulter rundt om i landet, der kablene ser ut som rottereir. Merkelig nok, siden det er noe av det enkleste å rydde opp i, med små grep. En lekker arbeidsplass skaper også bedre miljø, og gjør arbeidsdagen lettere.
Grepene alle kan gjøre nå er enkle:
– Skjul mest mulig kabler, og dytt mest mulig under pulten. Har du ikke hull i pulten, så borrer du et, sier Odd.
Sørg også for at enhetene på pulten samarbeider best mulig. Det er mange muligheter for å kutte ned på rotet med litt enkel planlegging, som ikke tar mer en et par minutter mens du tar en prat med jobbnaboen.
På møterommet kan en bordbrønn utgjøre en stor forskjell, ved å lagre alle ledninger på en plass og stue dem unna når de ikke trengs.
Når utstyret er på stell, og gjerne ikke mer avansert enn det behøver å være, ser Odd mot folks vaner for møter og hva de egentlig vil få gjort når de er på jobb.
– Mye av dette handler ikke om teknologi, det hander om å være ryddig i hodet og hva du ønsker av en arbeidsplass.
Selv har han delt inn uken i bolker, og behandler bolkene forskjellig. Det gir en mer effektiv arbeidsdag, siden man slipper å bytte mental modus innenfor samme dag.
– Jeg pleier å bolke inn uken i møtedager og ikke-møtedager. Eller produksjonsdager og ikke produksjonsdager, for å si det på en annen måte. Mandag er en typisk produksjonsdag, der du gjør unna ting, skrive mailer, gjøre fakturaer og slikt. Det handler om å samle opp mest mulige like oppgaver som kan gjøres i serie. Andre dager fylles opp med møter, så jeg er i den modusen.
Møtetips #3
Ta med PCen på møtet, men bruk den riktig
Del med alle: Denne lille boksen gir bedre muligheter til å bruke PCen mer produktivt på møter, for alle.
Det er fasjonabelt å råde bedrifter til å ikke ta med PCen i møter. Å la det viktigste arbeidsverktøyet stå igjen på en kontorpult er ikke den beste anvendelsen av den, mener Odd. Da er det bedre å oppfordre til fornuftig bruk av den under møter:
– Noen har med seg PCen som brukes aktivt på møter. Da kan noen lage møtereferat øyeblikkelig, det er veldig effektiv anvendelse av egen og andres tid. Derfor er jeg ikke så bastant på det å ikke ha med PC.
Telefonen kan du imidlertid godt legge unna under møtet, mener Odd.
– Der passer det bedre å ha en regel på å ikke ta den med, og heller gjøre unntak for de som er i budrunde eller har noe veldig viktig fore.
Odd har en klar filosofi på hvordan hans saksgang går: – Det handler om å behandle dokumenter færrest mulig ganger. Jeg har en filosofi: Et papir eller epost skal behandles kun én gang. Skal jeg forholde meg til det så leser jeg det, hvis ikke, så kaster jeg det. Enten blir det gjort noe med det, ellers så går det i søpla.
Det er mange forskjellige måter å være effektiv på, men et av de mest effektive grepene er å kunne rydde i oppgaver tidlig, og gjøre en prioritering på hva som krever oppmerksomhet og ikke.
Den samme mentaliteten gjelder på møter. Dersom det ikke er gjort noen prioriteringer av hva alle deltagernes tid skal anvendes på, koker tiden ofte bort på møtet.
– Det skal lages et kort referat, og underveis lages handlingspunkter basert på det man kommer frem til, sier Odd.
Dermed er det lett å se hva som har blitt sagt, og hva som skal gjøres videre rett etter at møtet er ferdig. Om bedriften insisterer på å kun tillate notatblokk under møter, må noen renskrive disse og sende dem rundt. Vips, så er terskelen lavere for å lage et godt referat som alle kan lese.
Og selvfølgelig: – Deltakere skal møte opp i tide, hvis ikke oppstår det raskt en ukultur - og folk tilpasser seg ukultur raskt. Min tidligere sjef låste døren etter fem minutter, og etter det måtte vi banke på for å komme inn. Det var ganske flaut.
Møtetips #5
Hold teknologien så enkel og gjenkjennelig som mulig
Bilde: Eggs Design / Leteng
– Om jeg skulle ha startet for meg selv i dag, og laget et lite møterom hvor folk lett får opp PCen skjermen, uten å styre med kabler, ville jeg ha valgt en Chromecast eller Apple TV, sier Martinsen.
Grunnen til dette er enkel. Slike enheter bruker teknologiske prinsipper som de fleste av oss kan forholde oss til. Prinsipper som vi bruker hjemme i de tusen stuer, og kan ta med til arbeidsplassen. «Bring your own device» som designfilosofi.
– Det er teknologi som ni av ti nordmenn bruker hjemme, slikt bringer en enhet raskt i drift. Men det finnes også løsninger som ikke er proprietære og støtter alle plattformer, slik at det ikke har noe å si om du har Android, iOS eller PC, sier han.
Ett eksempel er Kramer Via, som i tillegg til å være plattform-uavhengig gir mer litt mer avanserte funksjoner du raskt vil sette pris på.
– Med Apple TV og Chromecast er bare én deltaker som kan delta i møtet, og når bedriften vokser kan brukerne ønske litt mer avanserte og proffe produkter, sier Martinsen.
Møteromsbordene er også ikke det enkle møblet de engang var. Nå er det kabler, kontroller og kontakter på bordene. Den enkle måten å løse dette på, er å skaffe et møteromsbord som er laget med tanke på moderne bruk, i stedet for å ettermontere kabelbokser og kontakter på et vanlig bord. Norske Leteng har utviklet et moderne møtebord, der alt bedriften trenger for å gjennomføre et møte er inkludert.
Å være forberedt på et møte, eller til en arbeidsdag, mener Odd er undervurdert. Spesielt på møtefronten. «Morsomme» kaffekopper med teksten "I tvil om hva du skal bruke arbeidstiden på? Kall inn til et møte!" har mer for seg en mange har lyst til å innrømme.
Han legger ansvaret tyngst på den som leder eller har innkalt møtet, for de fleste ønsker ikke å si nei til en invitasjon samme hvor mye annet en har å gjøre.
– Jeg er opptatt av at den som leder møtet har satt av tid til, og gjort forarbeidet sitt. Ofte inviterer folk inn til brainstorming uten en klar agenda mer enn noe annet, sier Odd.
