Telegigant fikk viktig endring inn i ny Microsoft-avtale: – Vil ikke være prøvekaniner

Når Microsoft oppdaterer sine produkter med nye verktøy eller funksjoner, er det ikke nødvendigvis noe brukerne blir informert om på forhånd.

Dermed kan det være svært vanskelig for brukerne å forholde seg til hva endringene – store som små – innebærer for dem og deres data før de trer i kraft.

Det er en betydelig ulempe, mener Mona Persson, som er personvern- og compliance-sjef i TDC Net.

– Microsoft er veldig flinke til å legge inn funksjoner i sitt miljø som brukerne ikke må aktivere selv, men aktivt må skru av, sier hun til ComplianceTech.

Nettopp derfor har hun kjempet lenge og hardt for å få endret denne praksisen i TDC Nets egen avtale med Microsoft om 365-pakken.

Og nå har hun lykkes.

Et viktig skritt

Etter over ett år med forhandlinger mellom den amerikanske teknologigiganten og den danske internettleverandøren, har TDC Net fått inn et viktig punkt i avtalen, forteller Mona Persson.

– Vi har inngått en ny avtale med Microsoft som innebærer at de sender meg en e-post med informasjon før de legger inn en ny funksjon. I e-posten står det når funksjonen vil bli implementert. Tidligere har jeg ikke fått til å få slik forhåndsinformasjon, så dette er et nytt og viktig steg for oss, sier hun.

Det kan høres ut som en liten detalj at Microsoft nå må sende en orientering før de innfører en endring – en endring TDC Net uansett ikke får deaktivert før den trer i kraft.

Men i praksis vil det gjøre en vesentlig forskjell, mener Mona Persson.

– Den nye avtalen betyr at vi kan være klare den dagen Microsoft ruller ut noe nytt, og deaktivere det umiddelbart, sier hun.

Dermed kan compliance-sjefen nå være i forkant av nye funksjoner fra Microsoft og sikre at selskapet ikke deler mer data enn det allerede gjør.

Ifølge Mona Persson burde Microsoft i utgangspunktet ikke legge inn nye verktøy og funksjoner automatisk i produktene sine.

Hun mener dette heller burde være noe brukerne aktivt må velge å aktivere. I dialogen med Microsoft har hun derfor ved flere anledninger forsøkt å få selskapet til å endre denne praksisen – uten hell.

– Hold nå opp

Mona Persson ble første gang oppmerksom på problemet kort tid etter at hun tiltrådte som compliance-sjef i TDC Net.

Da ble Viva-utvidelsen lagt til i 365-pakken, som TDC Net også den gang benyttet seg av. Dette er et verktøy som gir ledere innsikt i de ansattes bruk av Microsofts andre produkter, med mål om å øke effektiviteten.

Samtidig gir verktøyet også ansatte meldinger om hvordan arbeidet deres potensielt kan forbedres, basert på adferd.

– Jeg tenkte bare: «Hold nå opp», husker Mona Persson, som ble overrasket over hvor omfattende overvåkingsverktøyet var.

– Det fikk vi først deaktivert i etterkant, men da hadde verktøyet allerede samlet inn store mengder data.

Hendelsen førte til økt fokus på hvordan TDC Net kan unngå utilsiktet datadeling med sine teknologileverandører – og hvordan det kan endres.

Den nye avtalen er et solid første skritt, mener hun.

– Vi ønsker i utgangspunktet ikke at nye funksjoner skal være aktivert. Nå går vi inn og slår dem av manuelt. Hvis det viser seg at andre har hatt god erfaring med funksjonen, kan vi vurdere den – men vi vil ikke være prøvekaniner, sier hun.

ComplianceTech har spurt Microsoft Danmark om selskapet kan bekrefte at det generelt utformer produktavtaler og kontrakter slik at kundene aktivt må deaktivere nye verktøy, og hvorfor det ikke er mulig å endre på dette.

I et skriftlig svar fra selskapets presseavdeling heter det:

– Hos Microsoft forplikter vi oss til å tilby våre kunder transparens, kontroll og fleksibilitet i hvordan de tar i bruk nye funksjoner og verktøy. Vi tilbyr konfigurerbare muligheter som gjør det mulig for organisasjoner å evaluere, aktivere eller deaktivere funksjoner basert på egne retningslinjer og preferanser. Vi forstår at ulike kunder har ulike behov, og vi samarbeider tett med dem for å sikre at løsningene våre er i tråd med deres operasjonelle og regulatoriske krav.

Artikkelen ble først publisert av Ingeniørens proff-tjeneste Compliancetech. Den er tilgjengelig på norsk for abonnenter av Ekstra gjennom vår samarbeidsavtale.