Gikk over til digitale allmøter: – De som sitter i andre deler av landet føler seg mye mer involvert

Enda et pandemipreget år går mot slutten, og Inside Telecom har bedt noen av de største teleselskapene om å oppsummere året. HR-direktør Anne Flagstad i Telenor Norge, forteller at rundt 15 prosent av de ansatte har vært på kontoret når det har vært nedstengt, inkludert de som overvåker nettene og store deler av kundeservice. Resten har sittet på hjemmekontor.

HR-direktøren forteller at de har gjennomført undersøkelser med alle medarbeiderne en gang i kvartalet for å sjekke hvordan de ansatte har det, og for å kunne tilrettelegge for å jobbe effektivt.

– Undersøkelsene viste at vi gikk opp på motivasjon og tilrettelegging da korona kom. Men etter hvert har vi sakte, men sikkert sett en nedgang i motivasjon. I sommer var motivasjonen for første gang lavere enn før korona, forteller Flagstad.

I oktober, noen uker etter gjenåpningen av samfunnet, viste undersøkelsen at motivasjonen var bedre igjen.

– Den dippen vi så i sommer var nok koronaslitasje. Det blir spennende nå som vi er inne i en ny periode med tiltak, om denne slitasjen kommer sterkere til uttrykk.

– Det er ekstremt med unntakstilstand i halvannet år. Når vi etter hvert i løpet av sommeren gikk ned på motivasjon, var det noe vi ventet, sier hun.

– Det kan oppleves som at vi i de ukene fikk en pause i restriksjonene, men jeg tror det er viktig nå å tenke motsatt; at vi fikk nå en ny kort pause fra tilbakekomsten. Hvis ikke kan man bli litt deprimert.

– Har klart oss godt

HR-direktøren opplever at selskapet har klart seg godt gjennom pandemien.

– Plutselig trengte alle andre våre tjenester, så vi opplever at vi har kommet styrket gjennom korona. Vi opplever at vi har mestret det godt, og at vi har lært noen ting som kommer godt med også fremover.

– Arbeidspresset har vært høyere, siden etterspørselen etter våre tjenester har vært høyere enn vanlig. Bedriftskundene ble sendt på hjemmekontor og trengte digitale løsninger. Samtidig ga det en god følelse å levere noe viktig.

– Alle sykefraværstall er lavere enn noen gang, og medarbeiderundersøkelsene er høye, så vi har ingen kvantitative indikatorer på at folk er utslitt. Men det har vært et høyt tempo i en ekstrem situasjon over veldig lang tid, så vi skal ikke være naive. Jeg tror vi skal følge litt med fremover.

Digitale allmøter og sosiale aktiviteter

HR-sjefen forteller at allmøtene i Telenor Norge nå er helt annerledes enn før. Før kom de rundt én gang i kvartalet, og fysisk i en kantine på Fornebu. Nå er det oftere, og digitalt, og de som sitter i andre deler av landet føler seg mye mer involvert, forteller hun.

– En som tidligere ringte inn fra for eksempel Trondheim og var med via en dårlig konferansetelefon midt på bordet som ingen brydde seg om, er nå med på lik linje med de andre.

– Kommunikasjonen med lederne i organisasjonen er tettere og hyppigere. Alle kan stille spørsmål til administrerende direktør, og i løpet av ett år er det flere hundre spørsmål som kommer.

I tillegg har selskapet hatt digitale julekonserter, og teamene har fredagskaffer og andre ting som knytter seg til å holde teamet samlet.

Kompetanseoverføring

Undersøkelsene Telenor har gjennomført viser at de ansatte er bekymret for at kompetanseutvikling og læring, og faglig utveksling med kolleger, er blitt vanskeligere.

– Spesielt samarbeid mellom yngre og eldre kolleger for å lære ting, er blitt vanskeligere. Dette må vi finne en løsning på fremover, slik at vi klarer å lage arenaer for dette, sier Flagstad.

– Mange av de mer tradisjonelle virkemidlene, som fagdager, er like aktuelle og kanskje mer aktuelle nå enn tidligere, men på en ny måte. Fredagspils og lignende sosiale aktiviteter blir superviktig, kanskje enda viktigere fremover.

– Vi må ha en sterkere bevissthet rundt disse tingene enn vi hadde før. Det treffet ved kaffemaskinen som skjedde naturlig før, må vi nå legge til rette for på en annen måte, legger hun til.

Ny bruk av kontorlokalene

Telenor har gjort flere justeringer på hovedkontoret på Fornebu, for å tilpasse lokalene nye måter å bruke kontor på.

– Vi kommer til å komme på kontoret for andre ting enn det vi gjorde før. Man kommer på kontoret for å ha fysiske møter og «workshopper». Vi har oppgradert kontorene for å understøtte det behovet, sier Flagstad.

Det er opprettet flere uformelle samhandlingssoner, og møterom er oppgradert med videoutstyr. Totalt er 130 videorom laget, fordelt på alle kontorene i Norge.

– Vi har også laget flere uformelle kaffesoner så man kan treffe folk på tvers, siden undersøkelsene våre har vist at behovet har vært flere uformelle møter.

I Telenor Norge er det 3300 medarbeidere, 1800-1900 av dem er på Fornebu. Resten, cirka en tredjedel, er fordelt på 20 mindre kontorer med mellom 20 og 150 ansatte over hele landet.

Det har ifølge Flagstad ikke vært aktuelt å legge ned noen kontorer som følge av den nye fleksible ordningen.

– Vi ser at noen selskaper sier at de skal leie kontorhubber i andre deler av landet for å kunne ha ansatte som bor andre steder. Fordelen for oss er at vi allerede har disse 20 kontorene andre steder i landet, og kan få tak i den kompetansen vi trenger ved å la noen av de som jobber på team på Fornebu sitte der, sier Flagstad, og utdyper:

– Før har medarbeiderne hørt til på én lokasjon. Nå har vi ved i alle fall to tilfeller ansatt folk andre steder i landet, som har teamet sitt på Fornebu, men kan bruke kontoret som er nærmest der de bor.

Telenor fikk mye medieoppmerksomhet da de tidlig i pandemien uttalte at hjemmekontor kom til å bli et permanent tilbud også etter pandemien. Men kontorlokalene vil ikke stå tomme i årene fremover, ifølge Flagstad.

– Sigve Brekke gikk ut i juni i fjor og sa at vi skulle ha hjemmekontor permanent. Men hvis du leste artikkelen så var det ikke sånn at vi aldri skulle tilbake til kontoret.

– Men vi kommer til å fortsette med fleksibilitet. Våre medarbeidere ønsker gjerne tre dager på kontoret og to hjemme, og det var litt sånn det ble også når vi åpnet opp og de fikk velge, sier hun.

«Smidig dag»

Telenor har valgt en modell for hjemmekontor etter pandemien med høy grad av fleksibilitet, uten faste dager på kontoret, og der det er opp til den enkelte og teamet å bestemme hva som passer dem best. Konseptet har fått navnet «smidig dag».

– Det å jobbe hjemme fungerte mye bedre enn vi hadde trodd. Når jeg snakker rundt med andre selskaper om dette, forteller de at de har gjort de samme erfaringene som oss. For småbarnsfamilier har fleksibiliteten i hverdagen vært viktig, og vi ønsker å kunne tilby det videre.

Konseptet «smidig dag» har allerede vært praktisert i åtte uker i høst mens samfunnet har vært åpent.

– Hvor mange dukket opp i de åpne ukene?

– På de dagene det var flest, gjerne midt i uka, var 50-60 prosent til stede. Men etter hvert kom det mer smitte i barnehager, mye karantene på barn og foreldre måtte være hjemme. Derfor var det allerede begynt å bli mindre mennesker på kontoret før myndighetene skjerpet tiltakene igjen, svarer hun.