Vismas kjempeprosjekt blir neppe ferdig før i 2021. Forsinkelsene utløser nye krav om prisavslag og dagbøter

De har satt alle kluter til for å utvikle ferdig den svært forsinkede, nasjonale skyløsningen for skolene i Norge som heter Visma Inschool (VIS).

Stadig brutte tidsfrister gjør at Visma i disse dager sitter og forhandler med kunden Vigo IKS om nye innrømmelser, dagbøter og prisavslag.

Fortsatt er mer enn hundre ansatte i sving med å ferdigstille det svært forsinkede utviklingsprosjektet, som var tidenes største kontrakt for Visma da de vant oppdraget i 2013.

Vigo IKS bekreftet i fjor høst at tidsplanen sprakk med tre år. De har bestilt leveransen på vegne av sine eiere, landets fylkeskommuner samt Oslo.

Siden har tidsplanen sprukket ytterligere.

For å unngå å havne i en situasjon uten et skoleadministrativt system, har flere fylkeskommuner vært nødt til å kjøpe inn «midlertidige» nødløsninger for mange millioner kroner. Årsaken er at mange av dagens systemer er teknisk utdaterte, med snarlig slutt på support og vedlikehold.

Nye forsinkelser

En revisjonsrapport fra januar i år konstaterer at VIS-prosjektet er 4 år forsinket.

De nye forsinkelsene har utløst en tvist med krav om ytterligere prisavslag, og forhandlingene med Visma pågår i disse dager.

– Vi er urolige for at VIS-prosjektet kan bli en kostbar affære for fylkeskommunen, medgir Jan Grønningen (H), leder av kontrollutvalget i Trøndelag fylkeskommune når digi.no ringer ham.

Utover det er han forsiktig med å uttale seg.

Revisjonen slår fast at kostnadsrammen for prosjektet har sprukket og at ny dato for ferdigstillelse er satt til januar 2021. Dette er et «foreløpig estimat».

– Den siste leveransen på prosjektet for videregående opplæring er satt til 1. oktober 2020. Så skal løsningen testes og godkjennes. Videre skal Visma også levere en grunnskoleløsning for Oslo kommune, og denne har vi ikke en endelig dato for, skriver daglig leder Brynjulf Bøen i Vigo IKS i en epost til digi.no.

Han kan ikke utelukke at det blir flere forsinkelser, men peker på at det er lagt inn større usikkerhetsreserver i estimatene nå enn tidligere. – Så vi vurderer at risikoen for ytterligere forsinkelser er redusert, sier Bøen.

560 millioner

Visma som vant oppdraget i 2013 har tidligere uttalt at leveransen er verdt 560 millioner kroner.

Vigo IKS har en ramme for medvirkning i selve utviklingsprosjektet på 164 millioner kroner, men det var før kompensasjon i form av prisavslag og rabatter.

Ved ferdigstillelse skal produktet også rulles ut til samtlige fylkeskommuner, som deretter skal leie skytjenesten med en varighet på opptil 10 år. Visma eier selv programvaren.

Visma ser for seg at løsningen skal bli enestående i Europa, og noe som skal gi markedsmuligheter både nasjonalt og internasjonalt i mange år fremover. De har tidligere uttalt til digi.no at de ser på prosjektet som en langsiktig investering.

• Les også: Visma har 100 ansatte i sving for å lage ferdig det forsinkede IT-systemet

Avsanner rykte om farvel til Visma

Det er meningen at Visma Inschool skal erstatte et titalls gamle skoleadministrative systemer, som er nær slukkedato.

På grunn av forsinkelsene har fylkene vært nødt til å forlenge avtaler med dagens leverandører. Eller å gå til direkteanskaffelse av konkurrerende produkt, slik Oslo kommune gjorde i 2017.

Eldre løsninger som «Sats skole» og «Extens», begge fra programvareleverandør IST, er utbredt i dag. Trøndelag har valgt å oppgradere til et mer moderne system mens de venter på nytt nasjonalt system.

I våres ble det kjent at fylkeskommunen kjøper inn skyløsningen Everyday fra IST. Sistnevnte oppgir at avtalen er verdt om lag 18 millioner kroner og løper over minst tre år. Det omfatter i alt 18 500 elever fordelt på 32 videregående skoler.

– Jeg kan dementere at Trøndelag har forlatt Visma-prosjektet. Det kommer stadig spørsmål om dette fra andre fylker, men vi har valgt et mellomløp med bruk av et mer moderne system fra IST som skal brukes i inntil tre år, sier Anders Bjøru til digi.no.

Lederen av seksjon for analyse, digitalisering og eksamen i Trøndelag fylke forteller at det har vært utfordrende å holde gammel løsning i gang mens prosessen har gått.

– Vi skulle gjerne sett at de (Visma) hadde vært ferdig i tide. Løsningsbeskrivelsen som Visma har gitt oss er veldig bra. Dagens systemer var gamle allerede da forprosjektet startet (i 2010, journ.anm.). Det er veldig etterlengtet å ta i bruk noe nytt, konstaterer han.

Bjøru sier at de forholder seg til at det tar tid å utvikle komplekse systemer.

– Vi prøver å ha en pragmatisk tilnærming, og har funnet en god løsning for oss nå som sikrer oss for tre år.

Fikk store prisavslag - krever mer

Vigo IKS har ikke ønsket å tallfeste beløpene som IT-leverandør Visma måtte betale i dagbøter eller kompensasjon på grunn av forsinkelser.

Men noe blir belyst i revisjonsrapporten, som oppgir at Visma ved enighet 4. juli 2017 aksepterte å betale kompensasjon for å dekke kundens merkostnader på grunn av forsinkelsene.

Kunden fikk da 62 millioner kroner i samlet prisavslag. Det inkluderte en reduksjon i utviklingskostnad på 25,4 millioner, samt en reduksjon i lisensutgift over en treårig periode etter ferdigstillelse, som er tallfestet til 30 millioner kroner.

Videre blir det opplyst at Vigo IKS nå har inne nye «tilsvarende krav» for de forsinkelsene som er påløpt etter 2017.

Det er pågående forhandlinger mellom partene akkurat nå. I midten av mai sier kunden at de har et håp om å komme til enighet «en av de nærmeste dagene».

– Partene forsøker å komme til enighet gjennom kontraktens tvisteløsningsmekanisme (mekling), sier Bøen.

Han ønsker ikke å gå nærmere inn på de nye kravenes størrelse, men legger vi revisjonsrapportens ordlyd til grunn, så kan det være snakk om mange titalls millioner kroner.

Visma har ikke ønsket å kommentere den siste utviklingen i prosjektet, de merkantile forhandlingene med kunden, eller revisjonsrapporten konklusjon om at utviklingsprosjektet neppe blir ferdigstilt før i 2021.

– Vi har ingen kommentar til denne saken utover det vi allerede har gitt i foregående sak. For tiden pågår utrulling av løsningen til de første fylkene, og en vellykket utrulling av løsningen er vårt fokus for tiden, opplyser Visma-direktør Leif Arne Brandsæter til digi.no.

100 millioner i konsulentbruk

Flere enn Visma har vært involvert i prosjektet. Helt siden 2010 har det også påløpt et stort antall konsulenttimer til kundens prosjektorganisasjon.

Ifølge revisjonsrapporten vil det gå med over 100 millioner på konsulenttjenester for gjennomføringen av VIS-prosjektet.

Hoveddelen av beløpet gjelder innleie av konsulenter fra EY (Ernst & Young) for årene 2014-2020, inkludert estimat for inneværende periode.

Vigo bekrefter at det dreier seg om 100 millioner kroner, inkludert moms. De påpeker at dette gjelder for en tidsperiode på 11 år (2010 - 2020), noe som betyr cirka ni millioner kroner i året.

– Den totale summen for konsulentbruk er stor, men Vigo mener at det ikke nødvendigvis blir korrekt å betegne dette som et «massivt omfang», sett i lys av prosjektets omfang, kompleksitet og varighet. Prosjektet var jo tenkt å være fullført i løpet av 2017, sier daglig leder Brynjulf Bøen i Vigo IKS til digi.no.

Antallet eksterne konsulenter har i snitt vært 4 fulltidsressurser. Prosjektorganisasjonen som er etablert på vegne av Vigo IKS har variert mellom 15-20 personer (ikke fulltid) totalt, ifølge ham.

Kompetanse forsvinner ut døra

Revisjonsrapporten gjør et poeng av at det ville ha vært fornuftig å heller satse mer på interne ressurser, slik at man kunne bygd opp kompetanse internt.

«Nå vil det nok være slik at en del kompetanse forsvinner når man går over i en driftssituasjon» sier produktansvarlig for VIS, ifølge rapporten.

– Er det ikke bekymringsverdig å betale hundre millioner kroner til konsulenter som senere forsvinner med kompetansen de har opparbeidet seg i prosjektperioden?

– Hadde Vigo IKS sett at prosjektet skulle bli så mye forsinket som det nå har blitt, så hadde man kanskje vurdert situasjonen annerledes ved oppstarten, sier Brynjulf Bøen.

Han fortsetter:

– Prosjekter er alltid av midlertidig karakter, derfor må det alltid gjøres en vurdering av når en liten organisasjon som Vigo IKS skal ansette folk vs. leie inn konsulenter. Prosjektorganisasjonen har alltid hatt en betydelig innsats fra interne, og ressursbruken mellom eksterne og interne har vært cirka 50/50. Merk at de interne sjelden er frikjøpt 100 prosent fra sine stillinger, derfor vil de interne i antall være langt flere enn de eksterne.

• Anklager Visma for dårlig sikkerhet. Passord lagres i klartekst