Den vellykkede innføringen av datasystemer i oppstarten av nye NTNU ble feiret med kake. I forgrunnen ser vi f.v. Jens Petter Nygård, som har ledet arbeidet med å oppnå sikker drift i nye NTNU, Trond Singsaas, som har ledet fusjonsprosjektet, organisasjonsdirektør Ida Munkeby og IT-sjef Håkon Alstad, som er intervjuet i denne saken. (Bilde: Thor Nielsen/NTNU Komm)

NTNU

Vellykket IT-omlegging for nye NTNU

Men sammenslåingen med tre høgskoler har bydd på visse utfordringer.

Fra nyttår av har NTNU offisielt vært Norges største universitet. Da ble universitet formelt slått sammen med høgskolene i Sør-Trøndelag, Ålesund og Gjøvik. Slike sammenslåinger innebærer i dag også en betydelig innsats på IT-siden. Så langt har IT-fusjonen gått helt etter planen.

NTNU beskriver fusjonen mellom NTNU og høgskolene som en av de aller største som har blitt gjort i offentlig sektor i Norge. 1400 ansatte og 15 000 studenter fra høgskolene skulle få blant annet få nye adgangskort og nye e-postadresser ved semesterstart. Men i tillegg kommer omleggingen av omtrent 60 større og mindre fagsystemer.

Hovedtrinnet

Av disse er 17 sentrale systemer for slik som saksbehandling, økonomi, regnskap, fraværsregistrering og reisebestillinger, tatt i bruk fra nyttår. Noen fellessystemer, som intranettet, kom på plass allerede i høst. Det resterende skal fases inn i løpet av de kommende månedene.

IT-sjef Håkon Alstad ved NTNU sier til digi.no prosjektet fram til nå har gått etter planen, men at det også har vært betydelige utfordringer. For å møte noen av disse, ble det allerede tidlig bestemt at det var det opprinnelige NTNUs IT-systemer som skulle videreføres.

– Dette reduserte risikoen ganske mye, forteller Alstad.

I tillegg ble det i høst gjort en del endringer i nettverket i Trondheim som har lagt til rette for fusjonen. Planleggingen av IT-fusjonen startet allerede i april i fjor.

– Den store utfordringen har vært i forbindelse med brukerkontoer. Det er mye kryssbrukere, blant annet folk som har vært ansatt på flere av stedene, med separate kontoer.

Lønnskjøring

Den store lakmustesten ble gjennomført nå i begynnelsen av måneden.

– Vi var veldig bevisste på lønn og kjørte en god del prøver på dette, så vi følte oss ganske trygge. Men vi var lettet da vi hørte at lønningene tikket inn, forteller Alstad.

Det er de mest tidskritiske løsningene som nå er oppe og kjører. I tillegg har man gjort noen midlertidige «workarounds», for eksempel ved å bare rute om e-postadressene til nykommerne videre til de eksisterende systemene. Den virkelige innføringen av felles e-post, i tillegg til kalender, Skype og fil-lagring, starter først i slutten av januar i år.

Under omleggingen har Skype i stor grad blitt brukt som kommunikasjonsverktøy mellom de tre byene. Her står prosjektleder Arne Fjerdrumsmoen i Trondheim og snakker med f.v. på skjermen Stian Husemoen og Einar Jørgen Haraldseid fra Gjøvik, Stig Einar Kjølsøy fra Ålesund og Rolf Sigvart Lea Lein, tidligere HiST. Nederst til venstre på skjermen ser vi kommunikasjonsrådgiver Jakobe Juul fra tidligere HiST.
Under omleggingen har Skype i stor grad blitt brukt som kommunikasjonsverktøy mellom de tre byene. Her står prosjektleder Arne Fjerdrumsmoen i Trondheim og snakker med f.v. på skjermen Stian Husemoen og Einar Jørgen Haraldseid fra Gjøvik, Stig Einar Kjølsøy fra Ålesund og Rolf Sigvart Lea Lein, tidligere HiST. Nederst til venstre på skjermen ser vi kommunikasjonsrådgiver Jakobe Juul fra tidligere HiST. Bilde: Thor Nielsen
 

Hele fusjonen har et budsjett på 250 millioner kroner fordelt på tre år (2015 til 2017). Av dette utgjør IT-utgiftene drøyt halvparten, forteller Alstad. Det aller meste, 80 prosent, skal brukes på brukes i 2016 og fram til gjennomføringen er helt ferdig, noe som etter planen skal være i juni 2017. I januar neste år skal nemlig det fusjonerte NTNU reorganiseres, og dette vil medføre nok en runde med endringer i IT-systemene.

Sammen med IT-lederne Rolf Sigvart Lea Lein (tidligere Høgskolen i Sør-Trøndelag), Geir Halsvik (Ålesund) og Stian Husemoen (Gjøvik) har Alstad stått i spissen for de drøyt 80 IT-ansatte som har vært involvert i omleggingen. Prosjektet har dog blitt ledet at Arne Fjerdrumsmoen ved NTNUs IT-avdeling.

En fryd

Det meste har blitt gjort av interne ressurser, men det har også blitt brukt innleide krefter.

– Samarbeidet mellom avdelingene har vært en fryd, og det er god stemning, sier Alstad.

– Vi har organisert oss veldig godt, med et godt prosjektapparat, som har vært hardt presset, men med god oppfølging hele veien.

En detaljoversikt over hvilke systemer som inngår i IT-omleggingen hos nye NTNU, som nå har omtrent 6700 ansatte og 39 000 studenter, finnes her.

Til toppen