Kolonial.no: Slik jobber de for å tilpasse seg koronakrisen

Dagligvareleverandøren Kolonial.no er en teknologibedrift som har bygget teknologien bak nettsiden selv, fra ende til annen, og mener de er med på å bygge opp ny infrastruktur for fremtiden.

Fuchs forteller hvordan Kolonial tenker rundt innovasjon, kanskje til inspirasjon for bedrifter som må tenke nytt i en helt annerledes hverdag.

– Nå må vi bare brette opp ermene og fortsette med dugnadsånden. Alle menn og damer til pumpene, sier Fuchs.

I starten av koronapandemien, mange uker før alle tok hjemmekontor, merket Kolonial.no at etterspørselen økte.

Da Erna Solberg satte i gang smittereduksjonstiltakene , tok etterspørselen helt av. Det ble mange dagers leveringstid for kundene.

Kolonial.no startet med å tenke på hvordan kapasiteten kunne økes.

Fuchs forteller at det brukte kommunikasjonsverktøyet Slack fra hvert sitt hjemmekontor for å innovere seg ut av etterspørselsknipen.

Innovasjon Norge kan hjelpe

Statlige Innovasjon Norge er ikke bare hjelp til gründere, også til eksisterende bedrifter som trenger hjelp til å innovere for å tilpasse seg den nye situasjonen. Her kan du lese mer om hvilke tiltak Innovasjon Norge gir til koronarammede bedrifter.

Kommunikasjonsrådgiver i Innovasjon Norge Kjetil Svorkmo Bergmann forteller at de er i løpende dialog med departementene om tiltak for å hjelpe eksisterende bedrifter.

– Innovasjon Norge bidrar til prosjekter knyttet til vekst og ikke til drift, og det er særlig på drift de fleste opplever store utfordringer nå, sier Bergmann.

– Men det er selvsagt viktig at de tenker fremover og jobber med planlagte prosjekter, sier Bergmann.

Koronadrevet innovasjon

Kolonial.no-gründer Jon Kåre Stene og hans kollega Jens Fredrik Skogstrøm fikk en idé i en slackdrodling lørdag en drøy uke etter at smittereduksjonstiltakene ble innført:

Løsningen ble en operasjon som kan selge og utlevere ferdige matkasser. Den første varianten besto av helt standard barne-familiemat med omtrent en ukes forbruk til fire personer.

Kassen skulle selges i en egen nettbutikk tilgjengeliggjort via Kolonial.no og med en helt egen logistikk.

Ferdigpakket.kolonial.no er et eget nettsted som det lenkes inn fra, og kassen pakkes på fysisk på et separat lager på Rud i Bærum.

– For å unngå å forstyrre oppskaleringen av Kolonial.no, og for at det skulle gå fort, har vi gjort dette utenom våre vanlige systemer, sier Fuchs.

– Når vi skal eksperimentere raskt i en slik situasjon, er det en fordel å kunne gjøre dette i egne systemer som løper ved siden av.

To døgn fra ide til gjennomføring

Men hvordan gikk de fram for å innovere på hvert sitt hjemmekontor i en presset situasjon?

Klokken 12:30 lørdag 14.3 ble beslutningen tatt.

13:00 samme dag var prosjektgruppa samlet på Hangout. Samtidig ble en egen kommunikasjonskanal i Slack etablert og samhandlingsdokumenter i Quip kom på plass for å sikre rask fremdrift og at alle hadde samme forståelse av hva som skulle gjøres.

– Når man jobber hjemmefra, er det viktig å sikre god digital arbeidsflyt ved at beslutninger og innsikt dokumenteres og deles raskt.

Det første de gjorde, var å opprette en kommunikasjonskanal. Kolonial bruker chatteverktøyet Slack. De opprettet en gruppe i Slack og begynte å invitere inn folk.

Andre behov hos kundene

Og så måtte de endre tankegang fordi kundene skulle ha dekket et annet behov. Før var det tidsklemma, men kort tid var behovet hos kundene et annet: De ville eller kunne ikke forlate huset for å handle.

– Det var en ekstremt motivert gjeng som samlet seg, forteller Fuchs.

Som hovedprinsipp er dokumentene Kolonial.no bruker i Quip åpne for alle i selskapet.

På den måten sikrer de at så mange som mulig har den samme informasjon og at alle i selskapet har muligheten til å komme med forslag og forbedringer.

– Det er ekstremt mange gode forslag som kommer fra organisasjonen. Det er mye læring, også i det å jobbe spredt, sier Fuchs.

De startet med å jobbe flere timer av døgnet, og levere ut varer fra klokka 04 på morgenen.

Vikarbyrået som Kolonial bruker, Logent, hev seg også rundt og kontaktet hotellbransjen da de begynte å permittere.

Intervjuet og ansatt samme dag

Flere har kommet inn på intervju og blitt ansatt samme dag, hentet uniform og vernesko og kommet på jobb neste dag. HR– avdelingens opplæring og tilrettelegging for nye har blitt skrudd ned til to dager.

– Vi må sørge for at folk får en god start, selv om det er mye trøkk. Derfor har HR endret onboardingen så folk kan trives på jobb, gjøre en grei jobb og få opplæring i smittereduserende tiltak.

Også her har Kolonial– ansatte endret rutinene kjapt og satt sammen en kriseberedskapsgruppe som jobber med hygienetiltak. Det innebærer alt fra at ansatte ikke tar imot pant, til at kontordørene står åpne og at det installeres vasker med fotoceller på lageret.

Sjåfører som tidligere bar maten helt inn på kjøkkenet til eldre kunder, er nå nødt til å sette igjen maten utenfor døren.

Tror folk vil fortsette å kjøpe mat på nett

– Jeg tror det er gründer-ånden som ligger ganske sterkt i ryggen på selskapet. Selskapet har vært igjennom flere ekstreme vekstperioder tidligere og man ser nå hvordan hele selskapet mobiliserer for å løse det vi står overfor, sier Fuchs.

Hun tror også at det hjelper at mange av hennes kolleger er gründertyper.

– Mange liker å bygge ting og løse oppgaver, gjerne kjempestore problemer, fordi det er gøy å fikse og bygge.

Hun tror også at de som jobber i Kolonial kjenner at jobben er ekstra meningsfull akkurat nå.

– Det er så ekstremt viktig at folk får mat hjem. Det gir folk ekstra krefter, sier Fuchs.

Nå fortsetter de med å jobbe for å finne nye løsninger for koronasituasjonen, samtidig som de må tenke på at virksomheten må kunne tilpasse seg endringer som kan komme når koronahverdagen en gang tar slutt.

Hun tror mange kommer til å lære at de kan kjøpe mat på nett, og fortsette med det.