E-post brukes til stadig viktigere kommunikasjon, men få har tatt innover seg de juridiske problemstillingene bruk og lagring av e-post egentlig reiser. For som vanlig er teknologien forut for jussen.
Inntil nylig foregikk all viktig kommunikasjon internt og ekstern skriftlig. Både mottaker og avsender vedlikeholdt gode arkiver, flere tiår tilbake for de viktigste dokumentene. Men den stadig økende bruken av e-post reiser en serie nye problemer, ikke minst etter hvert som staten skal ta i bruk elektronisk post som juridiske dokumenter.
Problemet grunner i at e-post ikke administreres sentralt i bedriften. Ofte lagres den heller ikke sentralt, men på hver enkelt PC. Selv om de ansatte skulle ønske å arkivere noen dokumenter, mangler de fleste bedrifter systemer for langvarig lagring. Resultatet er at den enkelte ansatte sletter etter eget forgodtbefinnende eller ut fra behov om lagringsplass. Andre ansatte har heller ikke adgang til deres arkiv og når man slutter, sletter man som regel all e-post.
Problemet er dessuten eksplodert sammen med volumet og ikke minst størrelsen på det man mottar. Når du jevnlig mottar post med morsomme bilder og vedlegg i megabyte-klassen, må du kaste ofte og mye.
Den styringsløse kastingen skaper to problemer. En ting er at mange ansatte kaster viktig dokumentasjon, men norske bedrifter kan i fremtiden få seg overraskelser når advokater kommer og ber om e-postarkivet deres etter at bedriften eller en ansatt har blitt saksøkt. Amerikanske advokater gjør nå dette rutinemessig etter at Monica Lewinsky og Microsoft-rettssaken viste hvor effektivt dette kunne være.
Monopol-anklagene mot Microsoft har blitt et mareritt for Bill Gates, mye takket være at Microsoft-ansatte har skvaldret i vei på e-post som om de satt på bar. Ingen forsto at de la igjen tekst som advokater senere kan søke igjennom og finlese.
Det er foreløpig ikke skapt norsk juss på dette området, men to saker peker ut muligheten. Etter oppsigelsen av styret på Sunaas har politikere bedt om å få lese e-post, og i hackersaken hos Kværner gjennomgikk en dommer all e-post og valgte ut det som politiet skulle få se. Bare én ting er sikkert - her kommer det flere rettssaker og ubehagelige overraskelser.
Dessverre finnes det ingen enkle tekniske løsninger eller regler for ansatte som kan temme e-posttrollet. I USA har man forsøkt seg med systemer som sorterer og lagrer e-post etter nøkkelord og mottaker/avsender, men disse systemene fungerer heller dårlig.
Bedriftene må først innføre teknikk som gir en mulighet for sentral arkivering av e-post, men det viktigste blir å lære opp de ansatte til å tenke på arkivering og sortere ut det som må lagres. Inntil vi en gang i fremtiden får virkelig intelligente maskiner, må dette gjøres av brukerne selv.
I tillegg vil nok mange norske bedrifter også bruke anledningen til å innskjerpe reglene for språkbruk og ærlighet i e-post. Bill Gates river seg nok i håret over at han ikke gjennomførte et slikt internkurs.
