Bedrifter bør innføre e-postarkiver

Professor Jon Bing i rettsinformatikk mener bedrifter bør innføre rutiner for å arkivere e-post nå.

I år vil det bli sendt ut 36 milliarder e-post verden over hver dag, anslår analyseselskapet IDC. Rundt 60 prosent av all forretningsinformasjon befinner seg i e-postsystemer, gjerne i form av vedlegg.

Flere undersøkelser viser at private bedrifter og offentlige virksomheter i utstrakt grad bruker e-post til å diskutere strategi, framforhandle avtaler med kunder, kommunisere med myndigheter, kommentere regnskap eller diskutere personalsaker.

- Dette vil etter hvert tvinge fram behovet for e-postarkiver i bedrifter, sier professor i rettsinformatikk Jon Bing til digi.no.

Nye reguleringer knyttet til bedriftsansvar gir dessuten bedrifter adgang til å overvåke de ansattes e-post og lynmeldinger (MSN).

En e-post er i dag like juridisk bindende som et skriftlig dokument i rettssaker. Problemet er at e-post kan være vanskelig å oppdrive ettersom personer slutter, sletter post eller ikke finner igjen viktig post. Mange kan ha flere tusen e-poster i et personlig arkiv preget av dårlig struktur. Daglig mottar ansatte alt fra 10 til 100 e-postmeldinger.

Både i Enron- og Finance Credit-saken ble e-post brukt som fellende bevis i rettssaker og juridiske tvister.

Bing mener bedrifter ut fra personopplysningsloven bør innføre e-postarkiver. Loven setter krav til internkontroll og rutiner for personopplysninger.

På den annen side sier personvernloven og Datatilsynet at data ikke skal lagres mer enn nødvendig. I dag er det regnskapsloven og faktureringsformålet som styrer lagringsplikten hos teleoperatørene. Når fakturaen er ekspedert, er det ikke lenger nødvendig å spare på opplysninger.

Politi- og påtalemyndigheter på sin side vil være pådrivere for å øke lagringslengden for bevismateriale, mens forbrukermyndighetene må forfølge forbrukerinteressene. Operatørene på sin side vil verne om unødvendige kostnader.

I tillegg vil åndsverksloven sette krav til adgangskontroll og samtykke fra dem som sender og mottar e-post, samtidig som markedsføringslovens paragraf 2 forbyr uanmodede henvendelser, blant annet ved e-post.

I dag har kravet til e-postarkiver kun vært gjeldende for offentlige saksdokumenter og blir styrt av offentlighetsloven som gir enhver rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Ifølge arkivforskriften paragraf 3,2 skal all e-post mot offentlig forvaltning regnes som saksopplysning, behandles som et vanlig skriftlig dokument og oppbevares i ettertid i en ubegrenset tid.

– Det er den enkelte saksbehandler som må ta stilling til hvorvidt e-posten er et saksdokument, sier avdelingsdirektør i Riksarkivet Ivar Fonnes til digi.no.

Jon Bing presiserer at så lenge vi ikke har en lov for papirarkiv, vil det heller ikke være en lov som pålegger bedrifter å innføre system for e-postarkiver.

Markedsansvarlig Ingvild Løvbakke i Storagetek Norge forteller at lagringsselskapet forventer stor etterspørsel på dette området. Foreløpig er ingen arkiveringsløsninger installert i Norge, men lagringsselskapet har allerede begynt å snuse på det europeiske markedet. Blant annet har flere bedrifter i Italia tatt i bruk løsningen.

Blir bedriftene etter hvert pålagt å innføre arkivsystemer blir de åpenbare vinnerne lagringsleverandørene som kan gå gode tider i møte med løsninger og ustyr for å dekke det økte lagringsbehovet.

Til toppen