Behold kontorpakken så lenge dere kan

Det er ingen vits å bytte kontorpakke med mindre man absolutt må, viser en dansk undersøkelse.

I går var det Linux-dag i Oslo, og interesserte tilhørere fikk en bred innføring i en hel rekke teknologiske og økonomiske emner rundt praktisk bruk av Linux og applikasjoner i åpen kildekode.

En av innledningene man kunne ha store forventninger til, handlet om totale omkostninger ved en implementering av OpenOffice.org. Jens Kjellerup fra IT-avdelingen i Region Midtjylland orienterte om migreringen til OpenOffice i Psykiatrien i Århus Amt, et av seks pilotprosjekter med kontorpakker i dansk offentlig forvaltning, som ble nøye analysert i rapporten Valg af kontorpakke fra desember 2004. Fire av disse prosjektene gjaldt overgang til OpenOffice, to til Microsoft Office 2003.

Erfaringene til Kjellerup og de øvrige prosjektene gir ikke grunnlag for å støtte noen antakelse om at man kan realisere store besparelser ved å bytte kontorpakke.

– Det er to nøkkelkonklusjoner fra disse TCO-beregningene [«total cost of ownership»]. Den ene er at å bytte kontorpakke gir ingen økonomisk eller funksjonell gevinst. Skifte av kontorpakke kan bare begrunnes ut fra organisasjonens strategiske behov, eller fordi kontorpakken man bruker er en døende plattform, understreket Kjellerup.

Situasjonen i Psykiatrien i Århus Amt var at man måtte bytte ut kontorpakken man hadde – Corel WordPerfect – fordi produktet ikke lenger var tilgjengelig på dansk, og fordi leverandøren avsluttet all support. Organisasjonen har 2500 brukere fordelt på 1400 PC-er og 35 lokasjoner. Svært mange av brukerne arbeider på ulike institusjoner i løpet av en arbeidsuke.

– Århus Amt vedtok i 2002 å innføre Office 97 som felles dokumentformat innen utgangen av 2004, og organisasjonene i amtet fikk velge mellom Microsoft Office og andre kontorpakker som støttet dette formatet. Psykiatrien valgte OpenOffice.org 1.1. Overgangen var gjennomført i løpet av andre kvartal 2004.

TCO-målingene ble gjennomført henholdsvis umiddelbart før og umiddelbart etter overgangen, etter en modell utarbeidet av konsulentselskapet Devoteam Fischer & Lorenz med utgangspunkt i den allmenne modellen til analyseselskapet Gartner. Den danske offentlige IT-portalen oio.dk (Offentlig Information Online) har siden publisert en forfinet utgave av denne modellen i form av en «tre-trins guide for beslutningstagere, der overvejer at udskifte kontorpakke i deres organisation». Her finnes blant annet dokumentasjon, regnearkmodeller og spørreskjemaer for å analysere hva det vil koste å bytte kontorpakke.

Modellen tar hensyn til alle sider ved bruken av kontorpakker, inkludert effektivitet, opplæring og så videre på brukersiden.

I forbindelse med overgangen greide Psykiatrien i Århus Amt å redusere de totale utgiftene fra rundt 50 millioner (danske) kroner i året til rundt 40 millioner. Det svarer til en reduksjon på rundt 2900 kroner per bruker per år. De to hovedfaktorene som forklarer reduksjonen, er bortfall av lisenskostnader, og effektivisering på brukersiden. Det siste skyldes blant annet at man satset på grundig brukeropplæring slik at mye av den daglige supporten kunne ivaretas uformelt i direkte samtaler mellom brukere, og at man brukte anledningen til å effektivisere noen av rutinene.

Rapporten fra alle seks pilotprosjekter anslår lisensutgiftene for Microsoft Office 2003 til rundt 1700 kroner.

Konklusjonen for alle pilotprosjektene formulerer Devoteam Fischer & Lorenz slik:

  • at man skal skifte kontorpakke, når man har en «brændende platform» som følge af manglende videreudvikling og support af produktet på markedet eller mangler i produktet, der vanskeliggør organisationens arbejde (teknologisk drevet)
  • at man skal skifte eller opgradere kontorpakke, når man har en god business case (organisatorisk drevet)
  • at man ikke nødvendigvis skal udskifte eller opgradere kontorpakke automatisk i takt med nye versioner fra leverandørerne. Forsøgene viser således, at brugerne ikke oplever, at de i deres almindelige daglige arbejde har behov for den ny funktionalitet, de nye versioner tilbyder (markedsdrevet).

For øvrig bør det understrekes at med OpenOffice.org 2.0 vil flere av barrierene som rapporten anfører som gyldige argumenter mot å forlate Microsoft-pakken, være borte eller redusert, blant annet problemer med kompliserte regneark, og vanskelig integrering mot andre løsninger.

    Les også:

Til toppen