Cell: - Mange fallgruber i offentlig e-handelsprosjekt

Diskusjonen på digi.no om den kommende offentlige markedsplassen har i stor grad omhandlet teknikk, tilgjengelighet og drivkreftene bak. I mindre grad er det diskutert hvorfor det offentlige i det hele tatt skal benytte seg av en slik markedsplass.

  • Resultaterfinans

De siste årene har det vært flere prosjekt der offentlig sektor har vært involvert i e-handel og effektivisering av innkjøp. Spesielt i helsesektoren har det vært satset, til og med det pågående "elektronisk handel i helsesektoren".

Svenskene hadde meget høye ambisjoner med sitt prosjekt for e-handel i offentlig sektor. Til tross for store investeringer og ledelsesforankring på toppnivå, ble prosjektet langt fra noen suksess.

Programmet for e-handel i det offentlige er selvsagt klar over svakhetene i tidligere forsøk på offentlig e-handel, og er også forsiktige med å lokke aktørene med store besparelser. I stedet fokuseres det på økt kvalitet og frigjøring av tid for nøkkelpersonell. Ut er også tanken om egen drifting av B2B-løsninger f.eks. vha. EDIFACT, og inn er det mye mer tidsriktige markedsplass-begrepet.

Det heter i kvalifikasjonsgrunnlaget at: "Bruk av elektronisk handel i det offentlige skal bidra til at kostnadene ved anskaffelser synker betraktelig og at kvaliteten i de offentlige anskaffelsesprosesser heves. Frigjorte ressurser skal bidra til at virksomheter i større grad kan konsentrere seg om sine primæroppgaver".

Det ble pekt på undersøkelser som er gjort som tyder på at nøkkelpersonell i det offentlige bruker alt for mye tid på prosedyrer omkring anskaffelse av varer:

  • Tidsstudie som viser at opp mot 20 prosent av pleiepersonells tid på sykehus går med på å bestille og håndtere varer/faktura
  • Fakturakostnader på 800-900 kroner

Det er nettopp valg av produkter på markedsplassen som vil gjøre det vanskelig for aktørene på markedsplassen å oppnå de fastsatte mål:

  • Forbruksvarer bør i utgangspunktet ikke handles på noen markedsplass, og i hvert fall ikke av nøkkelpersonell.
  • Forbruksvarer i offentlig sektor er i all hovedsak anbudsprodukter, og man vil få liten nytte av å samle ulike rammeavtaler i en felles database mtp. "best kjøp".

Ved å ta i bruk en markedsplass for å søke, rekvirere og bestille varer, vil kjøperen nødvendigvis bruke temmelig mye tid på bestillingsprosedyren, i beste fall marginalt mindre enn i dag.

Inntil kjøpsprosessen er 100 prosent integrert, fra bestilling til bokføring og betalt faktura, vil markedsplassen bli kostnadsdrivende, både i form av tid, investeringer og gebyr. Årsaken til det er rett og slett mer tidsbruk for anskaffelse av driftsmateriell, samt investering i tekniske løsninger som medfører en kostnad per transaksjon som ikke kan konkurrere med porto eller tellerskritt.

I utgangspunktet vil en markedsplassløsning være mest interessant for ad-hoc kjøp og informasjonsinnhenting, der transaksjonskostnadene er mindre viktige.

Dersom man skal spare penger må man se på dagens arbeidsprosesser og forenkle disse. Deretter må man se på muligheten for å automatisere de arbeidsprosesser som gjenstår.

Skal man redusere transaksjonskostnader må man fjerne kjøpsprosessene, f.eks. ved at materiell blir etterfylt av leverandør, med større og færre transaksjoner som kjøper ikke involveres i (dette gjelder varer som brukes regelmessig, og som til enhver tid skal være i brukernes arbeidsmiljø, f.eks. kontorutstyr og medisinsk forbruksmateriell - m.a.o. de produkter som er tenkt kjøpt via den offentlige markedsplassen).

Det er ikke utenkelig at markedsplassen vil bli en suksess for den som får etablere den, men brukerne vil neppe kunne ta ut de forventede gevinster kun ved bruk av den.

Løsningene er dermed forsyningsstrategi, og derigjennom forenklingstrategier med fokus på arbeidsprosesser. Deretter kan man se på teknologiske løsninger for å automatisere gjenstående arbeidsprosesser. Slik vil man kunne oppnå betydelige reduksjoner i transaksjonskostnadene.

Til toppen