Produktutviklingsmodellen med smidigere arbeidsprosesser og tverrfaglige team har blitt mer og mer utbredt de senere årene. Det er ingen tvil om at dette er veien å gå for mange organisasjoner, men i Promis mener vi at det også er behov for prosjekter i noen situasjoner, spesielt når de skal erstatte omfattende, gamle løsninger som nærmer seg slutten av sin levetid.
Slike satsninger medfører ofte store investeringer og behov for ekstraordinær innsats over en tidsperiode. Det gjør det krevende å bemanne satsningene i henhold til produktutviklingsmodellen som forutsetter en mer stabil, langsiktig bemanning.
Statens prosjektmodell er en god mekanisme
Statens prosjektmodell forutsetter i utgangspunktet at arbeidet gjennomføres som prosjekter slik det ligger i navnet, da det settes klare rammer for bruk av midlene og tidsaspektet for når effekten og nytten skal realiseres.
I Promis mener vi at statens prosjektmodell er en god mekanisme for å sikre verdi av statens investeringer, gitt disse rammebetingelsene.
Vi i Promis anerkjenner og applauderer samtidig at offentlige etater tar større eierskap til sin IT-utvikling og etablerer tverrfaglige team. At en stor andel egne ansatte gjennomfører arbeidet i henhold til produktutviklingsprinsipper gir en åpenbar verdi.
Et sentralt spørsmål blir derfor om statens prosjektmodell lar seg kombinere med konseptet produktutvikling.
Og er det en motsetning mellom prosjektrammene som statens prosjektmodell innebærer på den ene siden og tverrfaglige produktteam, som arbeider med langsiktige målsettinger i en produktutviklingskontekst, på den andre?
Mulig å kombinere
Vår erfaring er at kravene i statens prosjektmodell og produktutvikling ikke konvergerer fullt ut, men at de er mulig å kombinere når det defineres tydelige målsetninger og målbare indikatorer som grunnlag for satsningen.
Suksessrik overgang fra prosjekt til team er avgjørende for næringslivets fremtid
Samtidig erfarer vi at produktutvikling som arbeidsform, fungerer godt når produktet enten allerede er etablert og skal utvikles videre, eller når det er uklart hva slags produkt det er et behov for i utgangspunktet.
I disse tilfellene er en hypotesedrevet og utprøvende tilnærming egnet, slik produktutviklingsmodellen tilrettelegger for.
I de tilfellene hvor både mål og innhold er mer kjent og fastsatt, slik det er tilfelle for eksisterende systemer som nærmer seg slutten av sin levetid og skal reetableres på en modernisert teknologisk plattform, er utgangspunktet annerledes. Da kan det i mange tilfeller være mest hensiktsmessig å gjennomføre arbeidet som et prosjekt og heller gå over til produktutviklingsmodellen som en del av den etterfølgende forvaltningen.
For delene av en slik modernisering som innebærer innovasjon og krever mer nytenkning, herunder digital transformasjon, kan det være mer hensiktsmessig å benytte produktutvikling gjennom hele livsløpet, og å skille det fra prosjektløpet.
Rune Ulvnes i CoWork skrev 7. februar en god artikkel på LinkedIn om noe av det samme: «Jeg tror derfor de fleste organisasjoner er tjent med å se på tverrfaglige team som en tredje organisasjonsstruktur i tillegg til avdelinger og prosjekter. Tverrfaglige team trenger egne budsjettprosesser og ledelse på samme måte som at man etablerte prosjektstrukturen på siden av avdelings og linjeorganisasjonen.»
Ulike behov krever ulike verktøy
Vår erfaring sammenfaller med Ulvnes sin. Vi mener det kan være formålstjenlig å benytte prosjektmodellen i de tilfellene der det er stor grad av obligatorisk og lite prioriterbart omfang, som også ofte er tidskritisk. Når dette gjelder en offentlig etat som er underlagt statens prosjektmodell, og har behov for å få levert løsninger som gir de forpliktede effektene innenfor en gitt tids- og kostnadsramme, forsterkes dette ytterligere.
For initiativ som resulterer i at det utvikles nye produkter eller at eksisterende løsninger videreutvikles, og hvor det er større grad av frihet i forhold til å erstatte eksisterende løsninger, er det viktig å utnytte kraften i produktutvikling og benytte tverrfaglige produktteam så langt som mulig.
Denne arbeidsformen vil gi løpende utprøving av nye ideer, mulighet for prøving og feiling, og derav raskt levere noe som gir gevinster og store effekter for brukerne.
Produktutvikling har så mange styrker og fordeler at det er ingen tvil om at dette er veien å gå for mange organisasjoner, men i Promis mener vi at det også er behov for prosjekter i noen situasjoner.
De ulike arbeidsformene bør velges ut fra forutsetningene for det som skal utvikles og ikke settes opp mot hverandre slik at de oppleves som konkurrerende.
Som kvalitetssikrere må vi hele tiden forsøke å ivareta denne balansegangen.
28.02.2023: En faktaboks om Jørgen Pettersens tilknytning til PS2000-kontraktene, ble lagt til.
Personvern: En løsning som var god nok i 2018, holder kanskje ikke mål i år
