Målet for prosjektet "Elektronisk postjournal" er å få alle departement og etater med på å legge sine respektive offentlige journaler inn på en database som distribueres via Internett innen utgangen av 1998. Videre er det meningen at alle landets redaksjoner skal få tilgang til denne databasen. Journalister over hele landet skal kunne foreta avanserte journalsøk fra egen dataterminal, uavhengig av forvaltningsgrenser.
John Nonseid er leder for prosjektet som opprinnelig startet opp i 1993. Siste tilskudd på stammen av etater som deltar er Statens Forurensningstilsyn, som ble med i januar i år. Fra før er ni departement og to etater med som leverandører av postjournaler til 33 redaksjoner innen ulike media med geografisk spredning. Fire departementer og etater sies å være "på trappene", syv departement og etater er invitert. Datatilsynet, Direktoratet for naturforvaltning og Luftfartsverket er foreløpig forhindret fra å delta.
- Prosjektet er i en utviklings- og utvidelsesfase. Vi har sendt ut invitasjon til alle departementene, ingen har takket direkte nei, men heller ikke alle kunne delta med én gang av ulike årsaker. Blant annet har Finansdepartementet hatt gode grunner til å ikke bli med i første omgang. De har vært inne i en omfattende omorganisering som i stor grad berørte IT- og arkivområdet. Men nå håper jeg at departmentet er på trappene, sier Nonseid.
Han er ikke sikker på om det er realistisk å nå målet med å ha alle departement og etater innlemmet i prosjektet innen utgangen av året, men håper å få inn så mange som mulig.
- Det er avhengig av to ting; for det første må departementene takke ja innenfor tidsrammen og før det må vi få kontroll over de tekniske problemer som vi møter. Det har til nå vært noe problem med at departementene bruker ulike systemer og versjoner av programmer. Konvertering til mottakeres systemer går ikke alltid smertefritt, sier Nonseid.
Rutinene er ikke helt elektroniske ennå, men det er planen at systemet skal kunne kjøres fullstendig elektronisk etterhvert.
- I dag mottar arkivene bestillinger på e-post, arkivet sender så bestillingen videre til den aktuelle saksbehandler som bestemmer om papirene er tilgjengelig for offentligheten. Om de er det, tar arkivet kopier av dokumentet og fakser det til den som har bestilt. På lang sikt kan det bli lettere for arkivet å håndtere forespørsler om dokumentinnsyn, men ikke før systemet med elektronisk journal kan knyttes opp mot et elektronisk tekstarkiv, eventuelt en elektronisk database. Mange aspekter som blant annet sikkerhet må vurderes, sier Nonseid.
I prosjektet er det Norsk Presseforbund som velger redaksjonene som skal få delta. Foreløpig har store, nasjonale og regionale redaksjoner blitt prioritert. Organisasjonssekretær Arne Jensen i Norsk Presseforbund synes det er synd at ikke flere redaksjoner får ta del i prosjektet
- Interessen er kjempestor, så det er beklagelig at ikke flere kan delta. Vi har minst 25-30 søknader liggende, og vi kunne ønske at dette gikk litt fortere, sier Jensen. Han forteller at det etterhvert har blitt tatt med flere mindre redaksjoner i prosjektet i tillegg til de store, nasjonale og regionale.
- Arkivene trenger mer ressurser for å kunne møte pågangen, og det er jo ikke gjort i en håndvending i byråkratiet. Det kan også hende at noen redaksjoner er noe ukritiske i bruken av systemet. Noen driver kanskje med "overskuddsbestilling", men jeg vil ikke anklage noen enkelt redaksjon for dette, sier Jensen.
- Jeg håper systemet blir fullstendig med alle departement og etater i løpet av 1998. Det er nok litt optimistisk, sier Jensen.
