Arkivverket

Fornyer tungrodd metode for arkivering i staten: Skal spare 700 millioner og gjøre konsulenttjenester overflødige

Staten har brukt millioner på konsulenter for å levere inn arkiver i et gammeldags system. Konsulentene har samtidig tjent for mye på praksisen til å bidra til å effektivisere den, mener fagdirektør i Arkivverket. Konsulentselskap avviser påstanden.

Stian Norli, fagdirektør for avlevering i Arkivverket, innrømmer at de har stilt urealistiske krav til overføringene av arkiver fra stat og kommune.
Stian Norli, fagdirektør for avlevering i Arkivverket, innrømmer at de har stilt urealistiske krav til overføringene av arkiver fra stat og kommune. (Eirik Helland Urke)

Staten har brukt millioner på konsulenter for å levere inn arkiver i et gammeldags system. Konsulentene har samtidig tjent for mye på praksisen til å bidra til å effektivisere den, mener fagdirektør i Arkivverket. Konsulentselskap avviser påstanden.

Hei, dette er en Ekstra-sak som noen har delt med deg.
Lyst til å lese mer? Få fri tilgang for kun 235,- i måneden.
Bli Ekstra-abonnent »

SOGNSVANN, OSLO (Digi.no): Fra 1960- og 70-tallet har det eksplodert med dokumenter og data på grunn av innføring av forvaltningsloven, offentlighetsloven, folketrygden og utvikling av den norske velferdsstaten. Skal vi tro Arkivverket, som drifter Statsarkivet og Riksarkivet, genererer det norske velferdssamfunnet enorme mengder data.

Den statlige forvaltningen er lovpålagt å levere sine arkiver til Arkivverket med jevne mellomrom, og Arkivverket har ansvar for å bevare dem trygt for ettertiden. I løpet av de siste tiårene er de statlige arkivene i stadig større grad blitt digitale, og overføringene skjer digitalt stadig oftere enn det kommer trailere fullstappet med papir kjørende inn til lagerhallene under bakken ved Arkivverkets anlegg på Sognsvann i Oslo.

Under bakken i Arkivverkets anlegg på Sognsvann i Oslo kommer arkivene som fortsatt leveres på papir.
Under bakken i Arkivverkets anlegg på Sognsvann i Oslo kommer arkivene som fortsatt leveres på papir. Foto: Eirik Helland Urke

Tungrodd system

Men jobben med å hente ut og overlevere digitale arkiver har vært tungrodd, innrømmer Arkivverket. De har stilt strenge krav til leveransene, og sendt mange i retur på grunn av feil og mangler. Det krever både spisskompetanse og ressurser hos den som avleverer.

– Der må vi ta en del på vår egen kappe. Vi har hatt en del urealistiske og strenge krav. Nå har vi myknet opp regelverket, slik at vi godtar mer avvik. Vi har også gått fra å be om at feil rettes, til å be om en forklaring på hvorfor det har blitt som det er blitt. Og så har vi senket terskelen for at vi selv kan endre metadataene i arkivene og rette opp opplagte feil direkte, sier Stian Norli, fagdirektør for avlevering i Arkivverket, til Digi.no.

– Du har for eksempel et dokument med et felt for dato, og så er dette på feil format opp mot vårt lagringsformat, eksemplifiserer han.

– I tillegg til å rydde opp i vårt eget regelverk, har det vært en holdningsendring og en ny kultur hos oss, at vi ikke lenger pirker på feil men finner frem til pragmatiske løsninger sammen, legger han til.

(Artikkelen fortsetter under bildet)

Arkivverkets anlegg på Sognsvann i Oslo.
Arkivverkets anlegg på Sognsvann i Oslo. Foto: Eirik Helland Urke

Etterslep

Ifølge Norli har forvaltningen ikke vært motivert til å levere data, fordi det er lange, kostnadskrevende prosesser med strenge krav å tilfredsstille. Dette skal ha gjort at etterslepet for overleveringer har blitt stadig større.

– Vi så at det begynte å haste. Hvis dataene er 10 år gamle er det lettere å finne tilbake i systemene. Men dataene forvitrer om de ligger mye lenger, og det er vanskeligere og vanskeligere å finne tilbake til dem. Sjansene for at de blir liggende og råtne på disk er ganske stor, når for eksempel kommunene har flere hundretalls ulike systemer, sier Norli.

Systemene har som andre datasystemer en begrenset levetid, og må byttes ut etter et visst antall år.

– Det er naturlig å sende arkivene inn til oss når man bytter ut arkivsystemet. Men hvis det koster mange hundre tusen å levere innholdet til oss, så utsetter man det. Det kan gjøre at man også utsetter å bytte ut systemene, eller at de gamle dataene legges inn i nye systemer uten at de sier ifra til oss, sier Norli.

Snittpris: 200.000-300.000  

De fleste statlige virksomheter bruker arkivsystemer under Noark-standarden, som ePhorte, Acos WebSak, Elements og Doculive, levert av selskaper som Tietoevry, Sikri og Acos. I forbindelse med fusjonen av Tieto og Evry i fjor, ble arkiv-virksomheten til Evry skilt ut i et nytt selskap; Sikri. Dette fordi både Tieto og Evry leverte arkivtjenester, og konkurransetilsynet mente markedsandelen på arkivområdet ble for stor med fusjonen.

På grunn av det tungrodde systemet for avlevering av arkiver, har mange av de statlige virksomhetene ifølge Arkivverket brukt store summer på at konsulentene som leverer selve systemet, også tar seg av overleveringene til Arkivverket som en tjeneste i tillegg.

Et «gjennomsnittsarkiv» koster, ifølge Arkivverket, 200.000-300.000 kroner å overlevere med den gamle metoden. Store arkiv kommer raskt opp i millionklassen; Statens vegvesen brukte nærmere to millioner i et forsøk på å levere to store arkiv.

– Dropper velfungerende «knapp»

I tillegg til at Arkivverkets rutiner har vært unødvendig byråkratiske, har tilbydere i markedet hatt liten interesse i å gjøre prosessen enklere med tekniske løsninger, fordi de har tjent for gode penger på høy teknisk terskel, hevder Arkivverket.

– Arkivsystemene leveres av næringslivet, som i utgangspunktet kunne ha laget en velfungerende «knapp» for overføring av dataene til Arkivverket. I den grad funksjonaliteten finnes, er den ofte ikke velfungerende. Det har de tjent for mye på å velge å ikke lage, hevder Norli.

Nicolay Moulin, administrerende direktør i Sikri AS.
Nicolay Moulin, administrerende direktør i Sikri AS. Selskapet er det nye programvarehuset som 1. januar i år overtok saks- og arkivsystemene til Evry, noe som inkluderte hundre ansatte. Foto: Presse

Nicolay Moulin, administrerende direktør i Sikri, kjenner seg ikke igjen i påstanden om at konsulentselskaper har unnlatt å forenkle arkivløsningene.

– Sikri jobber hele tiden i et tett offentlig og privat innovasjonspartnerskap. Hvis Sikri kan bidra ytterligere til å forenkle avleveringsprosessen stiller vi oss positive til dette, sier han til Digi.no.

– Vi oppfatter arbeidet med blant annet automatisk arkivering, bruk av kunstig intelligens og gjenbruk av data som viktige suksessfaktorer for at offentlig sektor skal kunne nå sine mål om større grad av digitalisering av sektoren, sier han.

Tar jobben i egne hender

Arkivverket har nå begynt å utvikle egne maler for overlevering fra arkivsystemene ute i de statlige etatene, med mål om å gjøre det lettere å levere inn arkivene. Ifølge Arkivverket selv, vil de nye malene langt på vei kunne erstatte konsulenttjenestene for hyllevaresystem. Malene tilpasses hver enkelt virksomhet, og utvikles i samarbeid med «Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA (KDRS)» og i dialog med etatene i både stat og kommune. Partene deler systembeskrivelser, og mye kan gjenbrukes, opplyser Arkivverket.

– At Arkivverket påtar seg en større del av arbeidet, vil generere færre fakturerte timer for tjenesteleverandørene. Mange virksomheter vil kunne utføre dataoverføring uten innblanding fra konsulenter, sier Stian Norli i Arkivverket.

– Konsulentene er nok ikke spesielt happy for at vi gjør dette, sier han.

Les også

Nicolay Moulin i Sikri sier på sin side at de stiller seg positive til endringer fra Arkivverket som vil kunne bidra til at kundene får en forenklet hverdag.

– Sikri setter stor pris på at Arkivverket utfordrer oss som leverandør av tjenester til det offentlige. Vår gode dialog med premissleverandører og kunder er med på å gjøre oss i Sikri i stand til å kunne levere bedre og med nye tjenester, sier han.

Avlevering av arkiver utgjør i dag en marginal del av selskapets rådgivningstjeneste, forteller Moulin.

– Dette er uten tvil et særdeles viktig område som vi besitter en bred kompetanse på, og som vi hjelper våre kunder til å bli selvhjulpne på, legger han til.

Tietoevry har fått anledning til å kommentere saken, men har foreløpig ikke latt seg intervjue.

– Vanskelig å forsvare pengebruken

350 statlige virksomheter fikk tilbud om å være med å teste ut malen, men bare 30–40 aktører meldte seg i første omgang. Den noe labre responsen tror Arkivverket har sammenheng med koronapandemien.

Først ut var Politidirektoratet, som skulle overføre 27 arkiv fra nedlagte politidistrikt som skulle over på ett felles arkiv. Saksarkivene fra politi- og lensmannsetaten inneholder blant annet arkiver fra de fleste av forvaltningsoppgavene til politidistriktene, som kan være avgjørende informasjon for å belyse saker eller befolkningens rettigheter.

Forrige gang politiet deponerte fra det samme systemet, tok det ifølge Politidirektoratet nesten 10 år fra politiet gjorde første uttrekk til Arkivverket hadde godkjent deponeringen fra alle distrikter og særorgan, og uttrekkene måtte gjennomføres av innleid konsulent med spisskompetanse på systemet.

Les også

– Konsulentkostnaden for uttrekk fra hver av de 36 databasene var den gang om lag 80.000 kroner, dette i tillegg til tiden som arkivledere og Politiets IKT-tjenester måtte bruke på kontroller og arkivbeskrivelser. Det var vanskelig å forsvare en slik bruk av penger når forventningene til etaten er mer synlig politi og raskere saksbehandling, sier fag- og prosesseier Liv Heidi Siljebråten i Politidirektoratet i en uttalelse.

Nå tok det den samme jobben én måned for politiet og én måned i Arkivverket. Overføringen til Arkivverket ble gjort digitalt – forrige gang gikk det på minnepinner med bud.

Sparer 700 millioner

Arkivverket planlegger å ta inn 150 uttrekk med den nye metoden i løpet av 2020, som er en dobling sammenlignet med året før.

Avtaler lik den Arkivverket har med Politidirektoratet, er nå også inngått med Statens vegvesen, Fylkesmennene, Forsvaret og Justisdepartementet. Snart kommer 20 arkiver fra fylkesmennene, og rundt 120 fra Forsvaret, med samme metode.

Med den nye metoden, kan den samme jobben som tidligere kostet hver virksomhet flere hundre tusen kroner, nå havne på rundt en tiendedel av prisen, ifølge Arkivverket.

I 2016 og 2017 ble det gjort en utredning som blant annet konkluderte med at databaseuttrekk med en internasjonal standard ville være det mest økonomiske metoden for avlevering av digitale arkiver. Malene Arkivverket og kommunal sektor nå lager for standardsystemer gjør at databaseuttrekkene blir forståelige, og gjenbrukes for å oppnå besparelsen, forteller prosjektleder Stein Utstumo i Arkivverket til Digi.no.

– I forhold til dagens praksis beregnet vi at gevinsten blir 689 millioner kroner for samfunnet i dagens verdi over 15 år, eller med en besparelse på cirka 45 millioner kroner per år i dagens pengeverdi, sier Utstumo.

Summen inkluderer besparelser hos arkivskapere og hos arkivdepot som kommunale arkivinstitusjoner og Arkivverket, i tillegg til redusert konsulentbruk.

Les også

Kommentarer (0)

Kommentarer (0)
Til toppen