Kunnskapsforvaltningsprosjektet i Confederation of British Industry (CBI) har sine røtter fire år tilbake i tid, da organisasjonen bestemte seg for å gå over til PC-er og andre former for moderne kontordrift.
Overgangen ble grundig forberedt. Organisasjonen ville ikke bare ha PC-er og lokalnett og dokumenthåndtering for sine ansatte, men også raskere og mer ressursbesparende samarbeidsmetoder for medlemsorganisasjonene. Resultatet ble en Notes/Domino-basert infrastruktur og strenge interne rutiner som gradvis vokste til å fortjene karakteristikken kunnskapsforvaltningssystem.
CBI er Storbritannias største arbeidsgiverorganisasjon, med medlemmer fra små oppstartsbedrifter til globale konsern. De direkte medlemmene står for fire millioner arbeidsplasser. Medlemmene i assosierte fagsammenslutninger representerer ytterligere seks millioner. 170 ansatte arbeider ved hovedkvarteret i London, 50 til ved kontoret i Brussel og 13 ved regionskontorer. Organisasjonsarbeidet er fordelt på 19 faste komiteer bemannet av travle ledere, og 177 grupper og spesialiserte paneler. Organisasjonen skal kontinuerlig ajourføre standpunkter til over 200 næringslivsrelaterte stridsspørsmål, og markedsføre disse overfor medlemmer, politikere og mediene.
Virksomheten genererer en flom av dokumenter.
- Det dreier seg om interne og eksterne utredninger, pressemeldinger, briefinger beregnet på det parlamentariske miljøet, distriktsrapporter og så videre, forteller Wendy Hayes som bærer tittelen Head of Online Development, og gjør rede for virksomheten på Lotusphere i Berlin.
Hayes samlet nøkkelpersoner fra de ansatte og medlemmene, og innledet et nært samarbeid med Lotus. Resultatet er en ordning der dokumenter lagres etter et fast system i ulike Notes-databaser der de kan listes etter en rekke kriterier, blant annet etter stridsspørsmål. Under hvert stikkord står de i omvendt kronologisk rekkefølge.
- Denne underliggende strukturen er tilgjengelig internt gjennom Notes-klienter, eksternt gjennom et lukket intranett. Det er også en kontinuerlig ajourført oversikt over hva alle ansatte holder på med.
For å lette arbeidet i komiteene og gruppene, brukes også Lotus-teknologi i form av Domino Teamroom.
- Vi startet med skattekomiteen som består av 19 ledere fordelt over hele landet. I de tolv månedene før vi startet pilotprosjektet, telte vi minst to utsendinger i uka fra komiteledelsen til alle medlemmene. Mange av dem hadde aldri vært online før. Nå skulle vi få dem til å samarbeide gjennom et nettsted som de selv skulle redigere.
Grunnen til at det ble vellykket, ifølge Hayes, skyldes at alle medlemmene var oppgitt over tingenes tilstand, og at opplæringen ble grundig forberedt, gjennomført og fulgt opp. Teamroom ble valgt i stedet for QuickPlace fordi strukturen er strammere.
- Kunnskapsforvaltning er en disiplin, og krever disiplin. Vi hadde den fordelen at vi ikke hadde noe valg. Organisasjonen måtte slankes og arbeidet effektiviseres. Vi arbeidet systematisk og tok utgangspunkt i hvordan folk faktisk jobbet.
Hayes ser etter bedre søkeverktøy, og eksperimenterer både med Autonomy og Lotus' kommende Raven Discovery Server. Hun vurderer større muligheter for skreddersydd levering av informasjon, flere online-komiteer og til og med WAP. Får hun til det siste, blir det fra papp til WAP på fire år.
