Digitaliseringsrådet har rukket å gi bistand til 26 statlige IT-prosjekter på under to år. Onsdag kunne (fra v.) rådsleder Svein Kristensen og rådsmedlem Nina Aulie presentere en fersk rapport.
Digitaliseringsrådet har rukket å gi bistand til 26 statlige IT-prosjekter på under to år. Onsdag kunne (fra v.) rådsleder Svein Kristensen og rådsmedlem Nina Aulie presentere en fersk rapport. (Bilde: Marius Jørgenrud)
EKSTRA

Digitaliseringsrådet

Friske tanker om digitalisering: – Maskiner kan gjøre en bedre jobb enn saksbehandlere

Nå har flere IT-prosjekter fått ekspertråd. Særlig justissektoren har kastet seg over den frivillige ordningen. Her er erfaringer etter to år med Digitaliseringsrådet.

Hei, dette er en Ekstra-sak som noen har delt med deg.
Lyst til å lese mer? Få fri tilgang for kun 199,- i måneden.
Bli Ekstra-abonnent »

Fakta om Digitaliseringsrådet

  • Regjeringsoppnevnt råd skal hjelpe virksomheter i staten med å lykkes med IKT- og digitaliseringsprosjekter.
  • Rådets mandat er begrenset til prosjekter i størrelse 10 – 750 millioner kroner.
  • Ordningen er frivillig, slik at det er virksomhetene selv som må be om hjelp.
  • Rådet er ledet av tidligere skattedirektør Svein Ragnar Kristensen. Med seg har han sju erfarne rådsmedlemmer med lang fartstid fra offentlig sektor, forskning og næringslivet.
  • Digitaliseringsrådet begynte å virke fra januar 2016. I dag presenterte de sin andre evalueringsrapport etter å ha bistått til sammen 26 prosjekter.

I dag brakte Digitaliseringsrådet sine erfaringer etter å ha hjulpet drøyt to dusin IT-prosjekter siden starten i januar 2017.

Det regjeringsoppnevnte rådet er en frivillig ordning, som har mandat til å bistå statlige prosjekter i størrelsesorden 10 til 750 millioner kroner.

Rådets andre erfaringsrapport ble onsdag lagt fram under et frokostseminar i Oslo sentrum.

– Vår jobb er å være til for etatene. Vi skal sørge for at andre lykkes, sa rådsleder og tidligere skattedirektør Svein Kristensen.

Justissektoren utpeker seg med hele 7 av de 26 prosjektene rådet har fått inn til behandling. Stort sett dreier det seg eksperthjelp i en tidlig fase av prosjektene.

Det opplagte kan være krevende

– Leting etter nytte har stått sentralt, fortalte rådsmedlem og tidligere IT-direktør i Nav, Nina Aulie. Hun jobber nå som programdirektør i Helsedirektoratet.

Ifølge Aulie er det tre store utfordringer med IT-prosjektene som rådet har bistått. Samarbeid, gevinstrealisering og det å få til fornyelse.

– Samarbeid på tvers må ta utgangspunkt i brukerne. Det er viktig å tenke helhetlig i tjenestekjedene. Det å få til samarbeid oppleves likevel som ganske krevende.

Hun trakk fram flere forhold som kan virke veldig opplagte, men som rådet tydeligvis har måtte minne om. Blant disse er klargjøring av roller og ansvar, samt å sørge for at dette er kjent i organisasjonen.

Gevinst handler om at prosjektene skal munne ut i faktisk nytte. Det bør jobbes med konkrete og forståelige mål.

– Igjen høres det veldig opplagt ut. Når vi treffer virksomhetene bruker de første del av møtet til å fortelle hva de trenger hjelp til. Det blir ofte bedre når man gjør det muntlig og må skjerpe seg mot en målgruppe, men det da må man gjøre det også internt. Det er veldig grunnleggende og enkelt, men krever at du er fokusert, sier Aulie.

Ber flere heve blikket

Den siste av de tre store utfordringene handlet om fornyelse. For å lykkes på dette punktet er det lurt å involvere brukerne allerede innledningsvis.

– Vi peker ofte til andre virksomheter som har gjort noe smart. Har dere sett til andre leverandører i markedet som har løst dette? Eller sett til de som har tenkt denne måten å drive utvikling på? Se om du kan tenke større. Alt må ikke vært stort for å skape fornyelse, men du må se det store bildet og hvilken del av det bildet du ønsker å løse, sier Aulie.

Svein Kristensen la onsdag fram erfaringsrapport. Der kan vi blant annet lese: «Mange virksomhetsledere ønsker at departementene skal ta initiativ til fornyelse, i tillegg til å sikre forvaltning. De mener at departementene kunne vært mer aktive pådrivere for å etablere samarbeidsprosjekter både på tvers innenfor sektoren og på tvers av sektorer. Dette er noe departementene bør vie mer oppmerksomhet».
Svein Kristensen la onsdag fram erfaringsrapport. Der kan vi blant annet lese: «Mange virksomhetsledere ønsker at departementene skal ta initiativ til fornyelse, i tillegg til å sikre forvaltning. De mener at departementene kunne vært mer aktive pådrivere for å etablere samarbeidsprosjekter både på tvers innenfor sektoren og på tvers av sektorer. Dette er noe departementene bør vie mer oppmerksomhet». Foto: Marius Jørgenrud

Rådsleder Svein Kristensen mente at flere bør heve blikket.

– Vi synes ikke folk er veldig flinke til å søke erfaringer hos andre. Vi har måttet peke til og med på naboetater man burde ha snakket med. Veldig ofte tror man at man har oversikt, så har man ikke det. Vi prøver å stimulere til å ha blikket ut, og være mer aktive mot leverandørmarkedet også – før man går ut med anbud, la den tidligere skattedirektøren til.

- Digitalisering er ikke skummelt

Et eksempel på etater som har hevet blikket og er opptatt av statlig digitaliseringssamarbeid på tvers er Utlendingsnemnda (UNE).

UNE-Direktør Ingunn-Sofie Aursnes snakket om samarbeidet som startet på hennes initiativ under dagens frokostseminar.

Hun påpekte at det ikke nytter å sitte på hver sin tue å fatte vedtak i sitt eget ansvarsområde. Det er viktig å se på helheten og hele samfunnsoppdraget.

UNE er del av en verdikjede som inkluderer blant annet Politiets utlendingsenhet, UDI, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) og helt ut til kommunene.

Åpner for at maskiner kan gjøre en bedre jobb enn saksbehandlere: Ingunn-Sofie Aursnes er direktør i Utlendingsnemnda.
Åpner for at maskiner kan gjøre en bedre jobb enn saksbehandlere: Ingunn-Sofie Aursnes er direktør i Utlendingsnemnda. Foto: UNE

– Vi er nødt til å samarbeide. Det innebærer at man slipper tak på noe egenkontroll. Men hvis man ikke greier å løsrive seg vil sakene ta lengre tid og løses dårligere. Det er jeg helt sikker på, sa Aursnes.

Utledningsnemndas direktør kastet også inn en aldri så liten brannfakkel. Hun mener datasystemer kan ta over for deler av saksbehandlingen. Digitalisering er ikke skummelt, slik hun ser det.

– Ved å automatisere selve saksbehandlingen i større grad, så tror jeg at vi styrker rettssikkerheten, men det er nok ikke alle som er enige med meg i det. Man må være åpen i hodet for å tenke at det kanskje er mulig for en maskin å gjøre dette bedre enn en jurist, sa Ingunn-Sofie Aursnes, som selv er utdannet jurist.

UNE-direktøren utdyper overfor digi.no:

Hvis vi skal finansiere en digitalisering for fremtiden så kan vi ikke sitte å gjøre det hver for oss

– Jeg tror det er helt realistisk at mange arbeidsoppgaver som gjøres i offentlig forvaltning i dag vil kunne erstattes med automatisering. Jeg tror det er en diskusjon vi må møte med nysgjerrighet, og ikke gå i skyttergravene. Samtidig er det viktig å være nøkterne og ikke hoppe på enhver teknisk løsning som måtte by seg. Også innen vårt område kan automatisering av deler av saksbehandlingen faktisk være et gode, sier hun.

Aursnes peker på økonomi når det gjelder samarbeid på tvers av de ulike etatene i samme tjenestekjede.

– Poenget fra min side er at vi ikke skal drive å finne opp hjulet hver for oss, men sørge for gjenbruk og skape fellesløsninger der det er hensiktsmessig. Fordi dette koster penger. Det som er viktigst er at pengene kommer samfunnsoppdraget og brukeren til gode. Da må vi sørge for, der det er mulig, å lage fellesløsninger for de samme pengene. Det dreier seg dypest sett om økonomi. Marsjordren er at vi skal effektivisere og bruke mindre penger. For meg blir det nokså åpenbart hvis vi skal finansiere en digitalisering for fremtiden så kan vi ikke sitte å gjøre det hver for oss. Det blir for dyrt, sier Aursnes til digi.no.

Lokket med gourmet-kjeks

På hennes initiativ har ledelsen fra de nevnte etatene i verdikjeden for mennesker som søker opphold i Norge kommet sammen. Aursnes kunne servere gode kjeks fra Brussel i samtalene, fortalte hun.

Politidirektoratet er også trukket inn. Etatene skal ha blitt enige om å nedfelle en arbeidsgruppe med det nokså diffuse mandatet «å lete etter gevinster i tjenestekjeden». Dette kan vise seg å munne ut i felles digitaliseringsprosjekt.

Aursnes etterlot ingen tvil om at det er krevende oppgaver som står foran dem. Samtidig nevnte hun at det kan være enklere å søke finansering fra departementet ved å samarbeide på tvers.

Hurtigbehandling

Virksomhetene ber ikke så mye om råd, men vi er helt overivrige på å gi dem

Hurtig saksbehandling i Digitaliseringsrådet er noe annet Aulie trakk fram. IT-direktoratet Difi fungerer som sekretariat og forbereder sakene for dem.

Etter at rådet møtes blir det sendt ut anbefalinger omtrent én uke senere. Rådet har så langt foreslått 200 anbefalinger til de 26 nevnte prosjektene.

Aller størst avstand mellom opplevde problem og anbefalinger har havnet i en kategori eller sekkepost de kaller «behov, mål og løsning».

– Virksomhetene ber ikke så mye om råd, men vi er helt overivrige på å gi dem.

Aulie kom også med en klar anbefaling om å lage en heisversjon uten manus, eller det oppstartsbedrifter gjerne kaller en pitch, altså en kort presentasjon av hva man forsøker å oppnå.

Obligatorisk i Danmark

Danmark har spart mange penger på sin ordning, fortalte Erik Andreasen i Digitaliseringsstyrelsen.
Danmark har spart mange penger på sin ordning, fortalte Erik Andreasen i Digitaliseringsstyrelsen. Foto: Marius Jørgenrud

Våre naboer i sør har hatt et statlig IT-prosjektråd i mange år. Og det er en del likhetstrekk, kunne Erik Andreasen fra den danske Digitaliseringsstyrelsen fortelle på onsdagens frokostmøte.

De har gjennomført 79 risikovurderinger for statlige IT-prosjekter fra 2011 og fram til nå. Erfaringen så langt er at ordningen fungerer.

– Seks av prosjektene ble stengt ned før anskaffelse. Det viser at rådet har en verdi. Det er mange penger spart, mente Andreasen, som har 40 års bakgrunn fra dansk bankvesen.

I Danmark har ordningen sett på prosjekter i størrelsesorden fra 10 millioner til om lag 1 milliard kroner.

Den store forskjellen sammenlignet med rådet i Norge er at den danske ordningen er obligatorisk, ikke valgfri som her.

– I Danmark er det et must å bruke prosjektrådet. Det er et krav for statlige IT-prosjekter som koster over 10 millioner kroner. Fordi du er tvunget til å komme til oss, så er det nå mange statlige IT-prosjekter i Danmark som er på under 10 millioner kroner. Det synes jeg faktisk er positivt.

Andreasen fortalte at Digitaliseringsstyrelsen deler ut røde, gule eller grønne trafikklys til prosjekter, alt ettersom de kjører innenfor rammene av økonomi, tidsplaner og gevinstrealisering.

– Vårt fokus innen samarbeid er mer på samarbeidet med leverandørbransjen. I Danmark har vi ikke så store problemer mellom de offentlige virksomhetene, det er mer utfordringer mellom virksomhetene og leverandør, mente han.

Kommentarer (0)

Kommentarer (0)
Til toppen