Hansa Business Solutions har hovedkvarter i London, og selger økonomisystemer til næringslivet i 14 land. Norden og Øst-Europa er godt representert på kundelisten. Fram til 1998 var selskapet kjent som Baltic. Opprettelsen av hovedkvarteret i London trakk tyngdepunktet vest for Østersjøen, er en av forklaringene på navneskiftet.
- I Norge er det 4000 bedriftskunder, opplyser administrerende direktør Hans Chr. Grønsleth i den norske avdelingen. - Noe over 2000 bruker de minste løsningene FirstOffice og Office/2, beregnet på énmannsforetak og små bedrifter. Resten er mellomstore foretak som bruker flaggskipet Hansa Financials.
Felles for disse produktene er at de finnes i samme versjon på samme tid til både Mac og Windows. Med Hansa Financials satses det også på Linux på tjenersiden, ikke minst av hensyn til kundene i Øst-Europa. En tjener kan håndtere opptil 50 samtidige brukere, vilkårlig fordelt på Windows og Mac. Nettverksprotokollen er TCP/IP, og det tilbys sikre løsninger for fjerntilknytning. Grønsleth demonstrerer arbeid over ISDN. Forskjellen fra lokalnettet er umerkelig. Flere språk håndteres, også mot en felles server.
Hansa Financials er et modulært oppbygget økonomisystem programmert i ANSI C med basis i en proprietær database. Databasen har en rekke avanserte egenskaper, blant annet ODBC, som muliggjør utveksling med andre systemer.
Utvidelsen av Hansa Financials til også å omfatte kalender, planlegging, konferanser, oppgavelister og post, kom med versjon 3.6 som ble introdusert i vår. I systemets brukerskjerm er disse funksjonene samlet i et eget vindu, uavhengig av hvilke moduler man arbeider med ellers.
- Vanligvis brukes det en rekke ulike programmer for å skjøtte slike oppgaver. Det er mer hensiktsmessig å samle dem i det verktøyet der mange arbeider til daglig. Vi har som visjon at vi skal eie desktop-en som daglig arbeidsverktøy, sier Grønsleth.
I den kommende versjon 3.7 utvides denne funksjonaliteten til også å gjelde fellesressurser som møterom, biler, leiligheter og så videre.
To forhold gjør denne løsningen spesiell. For det første, siden økonomisystemet er utgangspunktet for det som kan kalles "samarbeidsvaren", er alt integrert mot kundebasen. Salgs- og prosjektarbeid mot registrerte kunder går automatisk inn i den felles basen.
- Vi ser ofte at selv små selskaper vedlikeholder flere baser over kunder og forretningsforbindelser. Med vårt system er ikke dette lenger bare unødvendig. Alle oppfatter med litt erfaring at det også er uhensiktsmessig. Derfor blir det lettere å få alle til å bruke systemet og få maksimalt ut av det.
Det andre forholdet er brukervennligheten. Det vrimler av intelligente løsninger, blant annet et fargekodesystem som gjør at man straks får oversikt over hva man bruker tiden til. På dags-, ukes- og månedsoversiktene framstår seminarer i gult, fakturerbar tid i blått, salgsarbeid i rødt, sykefravær og ferie i lilla og så videre. Trenger du oversikt over flere medarbeidere samtidig, legger du dem inn en etter en, eller som grupper. Kalenderen kan brukes begge veier, ikke bare slik at den enkelte rapporterer hva man holder på med, men også slik at oppgaver kan fordeles.
Informasjon av felles interesse organiseres i ulike "konferanser" etter behov. Post kan like gjerne sendes til en konferanse som en medarbeider. Postfunksjonen er laget slik at svar til en melding oppfattes som en oppdatering av meldingen. Har du sendt en felles forespørsel til ti medarbeidere, samles alle svarene i den samme meldingen etter hvert som de kommer inn. Med litt disiplin og erfaring, kan dette organiseres som en effektiv og enkel form for arbeidsflyt. Hvis du vil, kan du også bruke Hansas postfunksjon til å håndtere ekstern e-post.
En genial oppfinnelse er det Grønsleth kaller "binders" - "attachment" på den engelskspråklige utgaven. En binders er enten et notat som kan festes til ethvert element i databasen, eller en sammenkopling av to elementer i databasen.
- Du kan for eksempel feste en anmerkning om betalingsproblemer på en bestemt kunde, slik at alle som har med den kunden å gjøre, varsles straks de får noe med ham å gjøre. Da kan en annen medarbeider for eksempel bli enig med kunden om en avbetalingsordning på en bestemt faktura, og beskrive denne ordningen i et eget notat som festes til fakturaen med en binders. Hvis noen en stund seinere lurer på hvorfor fakturaen ikke er betalt, er det bare å åpne bindersen på både faktura og kunde.
Bindersen går igjen i en rekke daglige gjøremål. Skriv bare "Følg opp denne, er du snill" i en post til en medarbeider, og legg ved den aktuelle fakturaen som binders. Og så videre.
- Denne evnen til å kople sammen poster i en database er vi nærmest alene om, kanskje med unntak av SAP, mener Grønsleth.
Det neste skrittet er at dette integreres med for eksempel WAP og e-handel.
- Skrittet er allerede tatt, forsikrer Grønsleth.
