Arkivering av e-post

Invo mener de har løst problemet med manglende arkivering av offentlig e-post

I systemet Invo har utviklet sammen med Documaster, slipper saksbehandlerne å forholde seg til arkivkodene i Noark-standarden.

Invo og Documaster har utviklet et arkiveringssystem for e-post som de håper vil kunne løse problemet med manglende arkivering av e-post-kommunikasjon i det offentlige.
Invo og Documaster har utviklet et arkiveringssystem for e-post som de håper vil kunne løse problemet med manglende arkivering av e-post-kommunikasjon i det offentlige. (Illustrasjonsfoto: Colourbox)

I systemet Invo har utviklet sammen med Documaster, slipper saksbehandlerne å forholde seg til arkivkodene i Noark-standarden.

Hei, dette er en Ekstra-sak som noen har delt med deg.
Lyst til å lese mer? Få fri tilgang for kun 235,- i måneden.
Bli Ekstra-abonnent »

Arkivverket har hyret Simplifai til å løse problemet med manglende arkivering av e-poster i det offentlige – ved hjelp av kunstig intelligens. Visjonen er at det innen 2025 ikke skal være nødvendig for offentlige ansatte å tenke på arkivering, fordi arkiveringen vil være innebygget i systemene deres.

Invo og Documaster mener de allerede har laget et system som skal gjøre det enkelt for saksbehandlere å arkivere e-post. 11. mai deltok 65 kommuner og interkommunale bedrifter på et webinar om systemet, som lanseres nå, og hos Fjellinjen gjøres de siste justeringene før systemet tas i bruk.

– Vårt ønske er at saksbehandlere skal slippe å tenke på arkivering i hverdagen. Derfor tar denne nye løsningen utgangspunkt i hvordan en saksbehandler jobber, og så skjer arkiveringen automatisk i bakgrunnen og i henhold til standard – uten at saksbehandlerne egentlig trenger å forholde seg noe særlig til den, sier Roberth Klemetsen, som er daglig leder i Invo.

Slipper Noark-arkivkodene

Invo lager programmer for prosjekt-, saks- og dokumenthåndtering i bedriftsmarkedet, blant annet med løsninger for hvordan e-poster enkelt skal kobles opp mot prosjekter og dokumenter.  Documaster lager blant annet verktøy for dokumentasjon og arkivering i private og offentlige virksomheter. Nå har de to selskapene gått sammen og utviklet en løsning som er basert på Microsoft 365, men som oppfyller kravene Noark 5-standarden setter til arkivering i det offentlige.

Daglig leder Roberth Klemetsen i Invo. Foto: Invo

– Noark-standarden er ganske rigid, og i dagens arkiveringssystemer vil en saksbehandler typisk måtte fylle ut flere arkivkoder for å arkivere en e-post riktig.  Dermed må en saksbehandler i en kommune eller en hvilken som helst annen offentlig virksomhet ha kunnskap om standarden, som jo er et fag i seg selv og laget for arkivarer. Den er ikke noe en vanlig saksbehandler har inngående kjennskap om, og konsekvensen er at mye som burde vært arkivert, ikke blir det, sier Klemetsen.

Han forklarer at i systemet Invo og Documaster har utviklet, slipper saksbehandlerne å forholde seg til arkivkodene i Noark-standarden. De virker bare i bakgrunnen mens saksbehandlerne forholder seg til lett gjenkjennelige uttrykk fra dropdown-menyer i de programmene de jobber i til daglig.

Les også

Jobbet for å få det intuitivt

Det interkommunale bomselskapet Fjellinjen i Oslo er den første store kunden som tar det nyutviklede arkiveringssystemet i bruk. Tina Mamelund er fagansvarlig for anskaffelsesprosjektet og superbruker for systemet, som skal tas i bruk fra 31. mai.

Hun forteller at arkivsystemet er installert i Outlook og integrert med Fjellinjens saksbehandlingssystem og sier at hun er veldig fornøyd med hvordan arkiveringen har fungert i uttestingsperioden.

– Når en sak opprettes, er det lett å velge hvordan den skal arkiveres. Kategoriene man velger blant i nedtrekksmenyene, er spesiallaget for Fjellinjen, og vi har jobbet mye med å gjøre det så intuitivt som mulig for saksbehandlerne å velge riktige kategorier. Når det kommer inn e-poster, er det også enkelt å legge dem til den saken de tilhører, slik at systemet arkiverer dem riktig,  sier Mamelund.

En av de største fordelene hun opplever, er at alle typer dokumenter nå blir arkivert på samme sted.

– Tidligere har vi hatt forskjellige lagringsområder i ulike løsninger. Noe har vært tilgjengelig basert på tilgangskontroll i sharepoint-løsninger, mens kontrakter og avtaler, for eksempel, har ligget i et eget kontraktsarkiv. Det har heller ikke nødvendigvis vært sånn at inn- og utkorrespondansen i samme sak har ligget på samme sted. Det gjør den nå.

I første omgang er det «administrasjon og økonomi» – som inkluderer ledergruppen og en del andre nøkkelpersoner – som tar arkivsystemet i bruk.

– Alle som får e-poster og behandler saker, skal arkivere, men i tillegg vil en eller to personer få en tilleggsrolle som arkivar. Det vil blant annet innebære å hente ut postlister når det kommer forespørsler om det, sier Mamelund.

Les også

Viktig brekkstang

Både Invo og Documaster er opprinnelig Ålesund-bedrifter, og samarbeidet om den nye arkivløsningen startet med at Roberth Klemetsen møtte Christian Lundvang i Documaster på flytoget fra Gardermoen til Oslo i august i fjor.

– Vi så at vi hadde kompletterende teknologier som kunne slås sammen og ble enige om å sette oss ned sammen for å se på to utlysninger vi hadde lyst til å prøve oss på, forteller Klemetsen.

De fikk ikke oppdragene, men det var ikke noe de hadde forventet, heller.

– Det var mer en unnskyldning for å komme i gang, og vi har brukt det siste året på å utvikle systemet som Fjellinjen nå er de første til å gå live med, sier Invo-sjefen.

Han er glad for å ha dem om bord, for selv om Arkivverkets undersøkelser viser at det er stor forskjell på hvor bra det offentlige håndterer digital arkivering, og at flere kommuner ikke har kapasitet til å gjennomføre alle lovpålagte arkivoppgaver, så er det ikke slik at offentlige virksomheter står i kø for å modernisere arkivsystemene sine.

– Etter webinaret vi arrangerte, er det flere av de interkommunale virksomhetene som har bedt om møter for å få mer informasjon. Men kommunene ser ut til å være mer uvillige til å velge nye tekniske løsninger, og de er veldig opptatt av å se referanser fra andre kommuner. Dermed blir de første offentlige kundene viktige for oss, som en brekkstang inn i dette markedet, sier Klemetsen.

Les også

Kommentarer (0)

Kommentarer (0)
Til toppen