Automatisk arkivering av epost

Det har lenge bekymret Arkivverket at så få av alle epostene som sendes til og fra offentlig sektor, arkiveres slik de skal. Etaten har advart mot at Norge kan rammes av «digital demens» fordi så mye av kommunikasjonen til og fra offentlige etater ikke bevares for ettertiden.

Fredag fikk imidlertid Oslo-bedriften Simplifai jobben med å utvikle en løsning for automatisk lagring av eposter. De vant kontrakten i konkurranse med syv andre tech-selskaper, og skal ha en løsning på plass før sommerferien.

Arkivverket beskriver prosjektet som komplisert.

– Løsningen må kunne skille epostene som skal arkiveres, fra eposter som ikke skal arkiveres - som for eksempel private eller personlige eposter, eller eposter som av andre årsaker ikke skal tas vare på eller være synlige for andre. Løsningen må heller ikke komme i konflikt med arbeidsmiljøloven eller personopplysningsloven, samtidig som den må sikre etterlevelse av offentlighetsloven og arkivloven, sier Tor Anton Gaarder som er seniorrådgiver i Arkivverkets seksjon for planlegging og arkitektur.

Han mener det ikke bare handler om teknologi, men også innebærer semantiske, juridiske og organisatoriske utfordringer.

Les også

Skal ha løsning klar i juni

Alle disse utfordringene håper Simplifai å løse med sine epost- og dokumentboter, som skal bruke maskinlæring for å gjøre jobben.

– Epost er et fritekstmedium som er vanskelig å håndtere nettopp fordi det er fritekst, og det er tidkrevende, dyrt og vanskelig å jobbe med epost i stor skala. Vi ser enorme besparelser for saksbehandling og arkivering gjennom automasjon ved bruk av kunstig intelligens, sier daglig leder i Simplifai, Bård Myrstad.

Myrstad er en av gründerne bak selskapet, som har spesialisert seg på å utvikle løsninger som automatiserer arbeidsoppgaver ved hjelp av AI. Det har vokst kraftig siden oppstarten i 2017, og har i dag 70 ansatte.

Myrstad går ikke i detalj om hvordan arkiveringsverktøyet skal fungere, men innen juni i år skal Simplifai ha på plass en minimumsløsning, som det i første omgang er meningen Arkivverket selv skal kjøpe og ta i bruk. Dersom det fungerer godt, ligger det imidlertid i kortene at også resten av den offentlige administrasjonen i Norge tar verktøyet i bruk.

Problemet med manglende arkivering av digital kommunikasjon er imidlertid en global utfordring, påpeker avdelingsdirektør for forvaltning i arkivverket,  Espen Sjøvoll.

– Det utfordrer tilliten til offentlig forvaltning når kommunikasjon ikke gjøres tilgjengelig for offentlig innsyn. I tillegg oppstår det et hull i nasjonens minne, sier Sjøvoll.

Les også

Vil arkivere Teams-kommunikasjon

Han er også opptatt av at dagens manuelle arkiveringsrutiner er kostbare fordi hver enkelt offentlig ansatt fort må bruke 1-2 timer i uka om de skal utføre lovpålagte arkivering.

Sjøvoll håper løsningen Simplifai kommer opp med, også kan utvikles til å håndtere annen digital kommunikasjon, for eksempel fra samhandlingsløsninger som Teams og Sharepoint.

– Arkivverkets visjon er at det i 2025 ikke skal være nødvendig for offentlige ansatte å tenke på arkivering fordi det er innebygget i systemene, sier han.

Les også