Kan ikke innføre efaktura med tvang

Difi vil ikke oppnå rask utbredelse av efaktura til det offentlige uten å endre strategi.

Her er noen konkrete fakta:

Artikkelen fortsetter etter annonsen

annonsørinnhold

Ikke kast bort tiden på dårlige løsninger for videomøter

• Det offentlige mottar 4,5 millioner fakturaer årlig hvorav 90 prosent er i papirformat. Kommunesektoren mottar 8,3 millioner fakturaer hvert år hvorav 1 million er til fylkeskommuner. Beregninger viser at gevinsten for statlige mottagere er ca. 1,3 milliarder (over et 10 års perspektiv), mens gevinsten for kommunene er omtrent den samme til tross for at de har dobbelt så mange fakturaer. Grunnen er at storparten av kommunene er små, og brorparten av leverandørene til kommunene er mindre bedrifter. Gevinsten til utstedere (private leverandører) er på fattigslige 178 millioner.
• DFØ (Direktoratet for økonomistyring, tidligere SFØ) mottar 780 000 fakturaer til det offentlige årlig. Ifølge dem er langt fra alle leverandørene (private bedrifter) klare til å sende EHF-formatet per i dag, til tross for iherdig oppfølging fra DFØs side. Brorparten av disse leverandørene er små bedrifter (20 prosent står for 60 prosent av innsendte fakturaer).
• Verken DFØ, Oslo eller Trondheim kommune vil avvise leverandører som sender e2b-formatet til dem også etter 1. juli 2012.
• Det er ikke lenger slik at alle statlige etater må motta EHF-formatet fra 1.7 i år. «Pålegget» er at statlige etater i innkjøpsavtaler som inngås etter 1. juli, skal kreve at leverandører sender elektronisk faktura slik at det kan mottas i EHF-formatet.

Det vil derfor ta lang tid før EHF-formatet når kritisk masse.

Imidlertid: At det ikke er påbudt å sende elektronisk faktura til det offentlige, betyr ikke at det er forbudt.

Det er derfor bare å gå i gang, men da etter et annerledes opplegg enn det Difi vil ha.

Det er samarbeid og ikke tvang som vil føre til raskere utbredelse av efaktura.

Privat sektor – spesielt i form av små og mellomstore bedrifter – må på en helt annen måte trekkes inn i dette arbeidet, og bli hørt.

Det er derfor på tide å børste støv av AGFA-rapportens forslag i sin tid om etablering av et bredt sammensatt utvalg (FEF – Forum for Elektronisk Faktura), som må omfatte både privat og offentlig sektor som kan gi departementene råd om innføring av efaktura. Private aktører som i dag bruker efaktura har en helt annen erfaring om hvordan dette skal gjøres enn offentlige etater, og kan derfor ha nyttige innspill.

Følger en Difis strategi for implementering av efaktura til det offentlige, kan prosjektet lide samme skjebne som innføringen av Ehandel.no: Et tiår etter at den ble etablert er det fremdeles bare 2 prosent av alle offentlige innkjøp som går gjennom portalen, langt etter den opprinnelige målsetning. Årsaken er åpenbar: Gal forretningsmodell og manglende involvering av leverandørene.

Difis strategi for implementering av efaktura har så langt gått på mange skjær, og trenger tydeligvis et korrektiv: AltInn som aksesspunkt, pålegg til både leverandører og mottagere, inklusive kommunene, er noen av de elementene som Difi har måttet gi avkall på som instrumenter for å oppnå hurtig utbredelse av efaktura, rett og slett fordi de ikke var adekvate virkemidler. De stadige forsikringer om at «det kommer et pålegg», har paradoksalt nok førte til en avventende holdning hos så vel leverandører som mottagere.

Difi bør nå endre strategi fra å være fokusert på det teknologiske (aksesspunkt) og å sette krav (pålegg), til en mer samarbeidsorientert og motiverende holdning.

Det er også et spørsmål om hva Difis egentlige strategi er: Er målet å få utbredelse av EHF-formatet, eller er det å bruke EHF-formatet til å få økt trafikk på Ehandel.no? Store midler – det oppgis et tall på 95 millioner per år – brukes til å sikre akkurat det siste.

Det er ingen som er i mot at det offentlige har en felles plattform for innkjøp, men da forutsetter det også at denne plattformen har samhandling med andre markedsplasser og meldingssentraler slik det faktisk var forutsatt da Capgemini vant den siste kontraktsrunden med Difi. Men slik er det ikke i dag.

Etablering av et Forum for elektronisk fakturering
I dag eksisterer det en rekke fora i regi av Difi: ERP-Forum, Aksesspunkt-forum, Forum for mottagere, og så videre. Felles er at de alle har ulike agendaer og er styrt av Difi. I tillegg har vi en Referansegruppe for efaktura styrt av FAD, men hvor hovedvekten av deltagerne kommer fra det offentlige.

AGFA-rapporten foreslo imidlertid etablering av et Forum for elektronisk fakturering (FEF) bestående av både privat sektor og offentlig forvaltning. I praksis må det bety både utstedere av fakturaer til det offentlige, sentrale mottagere fra stat og kommune, de viktigst berørte departementer, Difi, samt meldingsformidlere, herunder banknettverket og ERP-leverandører. Men her er det viktigste at det er leverandørene – de som skal sende efaktura til det offentlige – som blir de mest sentrale aktørene.

Oppgaven kan være å gi råd og dåd om implementering av efaktura (hvor privat sektor har langt større erfaring enn offentlige etater), utarbeidelse av konkrete gevinstanalyser på bedriftsnivå for så vel Mottagere som Utstedere, samt bidra til sterkere samhandling mellom banknettverket og de ikke-finansielle meldingsformidlere. Forumet kan styres av FAD, og dermed bli en «oppgradert» referansegruppe med økte oppgaver og en noe annen sammensetning.