Denne kronikken er et svar på Kjetil Reithaug i Arkivverkets kronikk, «– Ja, Noark har vært en sovepute».
Danmark har i likhet med Norge fokusert mye på digitalisering av den offentlige forvaltning. Allerede i 1996 kom den første IT-politiske handlingsplanen i Danmark, og i likhet med i Norge hadde man stort fokus på datalagring. Man utviklet en FESD-standard (Fælles Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering) inspirert av Noark, og kjørte deretter en rekke anbud og valgte tre leverandører. De ble såkalte FESD-leverandører, og målet var at de tre leverandører skulle basere seg på den felles standard som man utviklet.
I praksis viste det seg å ikke fungere. Leverandørene videreutviklet hver sine systemer og støttet den felles standarden kun i det omfanget det var nødvendig. I praksis hadde FESD-standarden meget liten innflytelse på både utvikling av systemer og standardiseringen i det hele tatt.
Problemet var at man hadde tatt utgangspunkt i lagring av data i stedet for å ta utgangspunkt i brukerne og forvaltningens arbeidsgang (prosesser). Det viste seg at ved å innføre FESD-baserte systemer var det ikke mulig å dokumentere verken høyere produktivitet eller økt kvalitet i arbeidet. I tillegg tok brukerne kun i begrenset omfang systemene til seg, hvilket betød at datakvaliteten, herunder journalføring, i en rekke tilfeller reelt var fallende.
I 2005 ble det derfor tatt et nytt initiativ fra blant annet Kirkeministeriet og Socialministeriet. Man initierte et nytt privat-offentlig samarbeid hvor de to departementene samarbeidet med en privat leverandør, og startet forfra med henblikk på å utvikle en modell for det digitale byråkratiet. Fra myndighetene deltok en rekke av de IT-tenkere som var med den gang den it-politiske handlingsplan opprinnelig ble formulert. Men nå var fokus i stedet å understøtte brukernes hverdag, i stedet for å ta utgangspunkt i datalagring, i det arkivering ble sett på som en avledet effekt.
Resultatet av dette arbeidet førte til utviklingen av en sammenhengende modell for det digitale byråkrati, som understøtter og integrerer saksgang, prosedyrer, organisasjon og data.
Modellen har gått sin seiersgang i Danmark og er implementert i over halvparten av alle departementene og i et stort antall av byråene. Herunder Statsministeriet, Udenrigsministeriet og Finansministeriet.
Erfaringen fra Danmark viser at ved å ta utgangspunkt i en standard for datalagring og arkiv, lykkes det ikke reelt å etablere en standard som ble implementert. Ved å i stedet ta utgangspunkt i brukerens hverdag og forvaltningens saksgang og prosedyrer lykkes det ikke bare å etablere en felles standard, men også å oppnå et høyt nivå av gjenbruk.
Basert på standarden ble det på den måten utviklet et 100 prosent standardsystem, et produksjonssystem til offentlig forvaltning, som nå er implementert i snart 50 myndigheter i Danmark. Det er for øvrig interessant å se at modellen for det digitale byråkrati ikke er spesielt dansk. Systemet er også tatt i bruk i myndigheter i både Tyskland og England.
Sovepute eller ikke – de danske erfaringer viser at man er nødt til å tenke mer holistisk, med utgangspunkt i brukerens arbeidssituasjon og organisasjonens prosesser. Både datalagring og dataarkitektur er selvfølgelig fortsatt meget viktig, men det er kun ett av elementene i designet av det digitale produksjonssystemet for bruk i offentlig forvaltning.
