Etter det Lånekassen og IT-direktør Sigurd Eriksson erfarer er de første statlige virksomhet i Norge som flytter all interninformasjon ut i en skybasert løsning. (Bilde: Pressefoto)
EKSTRA

Lånekassen

Lånekassen kaster seg ut i nettskyen som første statlige virksomhet

– Sikkerheten er minst like god. Vi mener den er bedre.

Hei, dette er en Ekstra-sak som noen har delt med deg.
Lyst til å lese mer? Få fri tilgang for kun 199,- i måneden.
Bli Ekstra-medlem »

(Oppdatert: Etter publisering er digi.no gjort kjent med at Jernbanedirektoratet nok slo dem på målstreken med sitt sprang ut i nettskyen.)

 Lånekassen setter i disse dager ut sin interne IT i nettskyen. Etaten oppfatter at de er den første statlige virksomheten i Norge som gjør dette.

Hyllevare, standardvilkår og fortsatt ren Microsoft-plattform er stikkord når Lånekassen nå flytter ut all sin interninformasjon, samhandling, intranett, e-postløsning og så videre.

Office 365 er kjernen i den nye plattformen. De har også skiftet ut telefoniløsning og kontaktkundesenter. Skype er også en del av løsningen.

– Vi har fått bekreftet fra Microsoft at vi er første statlige virksomhet som gjør dette. Tidligere har vi oppgradert alle våre kundeløsninger gjennom et stort moderniseringsprogram (Løft). Nå var tiden inne for å modernisere også internt for våre 300 medarbeidere, sier Lånekassens IT-direktør Sigurd Eriksson til digi.no.

Bak prosjektet som de har valgt å kalle «Una» ligger det en lang og bred pilotfase som har vært kjørt gjennom store deler av fjoråret.

Spare penger

Lånekassen regner med en økonomisk besparelse på over én million kroner, fordelt på 1-2 år med overgang til Office 365, bedrifttelefoni og ny kontaktsenterløsning.

– Nytteverdien i prosjektet er isolert sett stor, men jeg tror den største effekten kommer av kompetanseheving internt, som vi også kan utnytte til modernisering av kundeløsningene senere, sier Eriksson, som også legger til at etaten har en visjon om å fremstå som en moderne og effektiv virksomhet.

(artikkelen fortsetter under)

Lånekassen har valgt å standardisere på Microsoft.
Lånekassen har valgt å standardisere på Microsoft. Foto: Skjermdump

Alle filservere forsvinner nå. Det er en ganske stor endring

Grundige vurderinger

Nettsky er ingen ny modell for dem. Kundeløsningene har siden 2012 vært kjørt i en skyløsning på norsk jord, driftet av Basefarm. Det nye er at kontor- og administrative løsninger er migrert ut i Microsofts skyunivers, det vil si at de kjører på utenlandske servere.

– Alle filservere forsvinner nå. Det er en ganske stor endring for den enkelte medarbeider. Alle våre dokumenter blir fysisk lagret i Microsoft Azure, forklarer Eriksson.

Han forteller at de har gjort en rekke juridiske og sikkerhetsmessige vurderinger, inkludert bistand både fra Microsoft og eksterne advokater, samt dialog med Datatilsynet.

Fakta om Lånekassen

  • Statens Lånekasse for utdanning er at statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet.
  • Deler ut stipend og lån til elever og studenter i Norge og norsk studenter som tar utdanning i utlandet.
  • Hadde ved årsskiftet drøyt 1 millioner aktive kunder.
  • I perioden 2004–2015 gjennomførte Lånekassen fornyelsesprogrammet «Løft», der utskifting av IKT-løsningen var det mest omfattende prosjektet. Målet var bedre og mer målrettet informasjon til kunder og samarbeidspartnere, økt selvbetjening og automatisering, og økt effektivisering.
  • Har om lag 300 ansatte fordelt på kontorene i Oslo, Bergen, Stavanger, Trondheim, Troms og Ørsta.

– Det å flytte all e-post ut i skyen har vært spesielt grundig vurdert. For det inneholder jo personlig informasjon om for eksempel medarbeidere. Vi vurderer at sikkerheten i denne løsningen er minst like god som tidligere. Vi mener den er bedre. Det tilfredsstiller alle kravene våre, sier han.

Les også kronikk fra Lånekassen: Slik tar du trygt i bruk den digitale skyen

– Synd med dobbeltarbeid

Eriksson forteller at møtene med Datatilsynet har vært konstruktive. Tilsynet gir ingen forhåndsgodkjenninger, men legger i stedet opp til at hver virksomhet må foreta egne risikovurderinger.

Erfaring fra prosessen gjør at Eriksson kommer med en oppfordring til myndighetene. Han synes det er synd at mange må tråkke opp den samme løypa.

– Det vi gjerne ser er at adekvate og sentrale myndigheter er foroverlente. Det er dumt hvis hver offentlige virksomhet må gjøre sånne vurderinger, i hvert fall de som er helt generelle. Dette arbeidet koster en del. Vi har en viss størrelse, men jeg tror ikke mindre virksomheter kan foreta de samme vurderingene. Her må Difi ha en rolle, ellers blir det mange likelydende vurderinger, sier han.

Riktignok er han klar på at hver organisasjon har sine unike informasjonsverdier, som de må og bør foreta vurderinger av, men det er også generelle betraktninger som han synes det er unødvendig at må gjøres på nytt.

Det er dumt hvis hver offentlige virksomhet må gjøre sånne vurderinger

– Vi deler våre erfaringer og har delt med veldig mange, og stiller opp. Det har vært vårt bidrag i dette. Difi er også gode på å lage erfaringsnettverk som gjør det mulig, så jeg vil ikke svartmale situasjonen på noen måte.

Ifølge IT-direktøren skiller Lånekassen seg lite fra andre virksomheter hva gjelder den interne IT-porteføljen. Det betyr at det har gått i blant annet Exchange, Outlook, Sharepoint og Office-pakken.

Lånekassen har tidligere satt bort drift av infrastruktur til Evry. Det er ikke en eneste server i etatens lokaler, så overgangen vil ikke bety at maskinvare blir overflødig.

Færre vedlegg - bedre samhandling

– Effekten fra dag én er at vi ser bedre samhandling i praksis. Dokumenter deles og det jobbes i samme dokument. Det er også mye nedgang i e-post med vedlegg. I ledergruppen og styret bruker vi også plattformen fullt ut. Jeg tror ikke det er så mange styrer i Norge som gjør dette ennå, mener Eriksson.

Lånekassen har latt seg inspirere av en modell analyseselskapet Gartner har laget for hvilke rekkefølge det er hensiktsmessig å følge, når man tar tjenester ut i nettskyen.

 – Vi begynner med det som er minst kritisk og beveger oss innover. De store effektene tror jeg ligger i å flytte ut kjerneløsningene våre.

Mer i skyen senere

Her sikter han til kommende modernisering også av kundeløsningene, eller tjenestene Lånekassen tilbyr ut til brukerne om du vil.

De har allerede startet konseptutredning, som kan ende med å flytte også kjerneløsninger til skyløsninger i utlandet. Dagens driftsavtale løper ut i desember 2018, så det vil først være aktuelt etter det.

– Vår vurdering er at det er ingenting i lovverket som forhindrer det å flytte kjerneløsninger ut i nettskyen.

– Hva med juridiske hindre, som at dagens arkivlov forbyr overføring av arkivverdig materiale ut av landet?

– Det må man forholde seg til. Man må bygge duplisering inn i løsningen for å tilfredsstille det.

Regjeringen har for lengst startet arbeidet med å fjerne juridiske hindre mot bruk av nettsky, inkludert endringer i forskrift om offentlig arkiv, der høringsrunden nylig ble avsluttet.

Regjeringen har som kjent også lagt fram en nasjonal strategi for bruk av skytjenester i det offentlige. Den sier i klartekst at offentlige virksomheter må vurdere nettskyen ved IKT-anskaffelser.

Mer om det: Regjeringen tar nettskyen inn i varmen

Kikker på chatbot

Lånekassen prøver ut en chatbot utviklet av norske Boost.AI.
Lånekassen prøver ut en chatbot utviklet av norske Boost.AI.

For tiden ser Lånekassen også på bruk av kunstig intelligens i form av chatbot-funksjonalitet, brukt som en generell brukerstøtte for egne ansatte internt.

Dette er foreløpig kun en test, men det er en utprøving som fort kan vise seg å bli et produkt som også skal tilbys kundene eksternt, om enn et stykke fram i tid.

Også her er nettskyen sentralt, forklarer IT-direktøren. Teknologien de prøver ut er levert av Stavanger-bedriften og oppstartselskapet Boost.AI, som har laget en programvarerobot («bot»).

Den samme teknologien er allerede tatt i bruk i SR-Bank, som kundekontakt. Stavanger Aftenblad skrev før jul at løsningen kan besvare tusenvis av spørsmål fra bankkunder, og ta over jobben som 40 ansatte gjør.

– Vi tester ut chatbot-funksjonaliteten som en generell brukerstøtte. Det kan jeg garantere at ingen andre offentlige virksomheter har gjort før oss. Vi har valgt å prøve ut teknologien internt, før vi bruker dette i kundeløsninger. Det er et konseptstudie, men er definitivt aktuelt å ta i bruk i kundeløsninger eksternt senere, sier IT-direktør Sigurd Eriksson.

Leste du? Alle eggene i én kurv: Det kan bli dyrt å være etterpåklok når datasenteret svikter

Kommentarer (0)

Kommentarer (0)
Til toppen