Effektiv jobbing kommer ikke nødvendigvis av at medarbeiderne sitter på plassene sine i kontorlandskapet. En ny undersøkelse fra Harvard Business School viser at medarbeidere med full frihet presterer bedre.
Vi stempler inn på kontoret. Blir forstyrret. Går til lunsj. Går i møte. Stempler ut igjen.
Slik kan en arbeidsdag i tragisk nok gjerne se ut i mange bedrifter.
Til tross for den sosiale atmosfæren og kollegenes nærhet, tyder det ikke på at det er denne metoden som gjør at vi yter vårt beste. Det viser en undersøkelse fra Harvard Business School som omtales i det anerkjente tidsskriftet Harvard Business Review.
Her har forskere fulgt medarbeidere som har gått fra en ordning hvor de kunne jobbe hjemmefra, men måtte være på kontoret minst én gang i uken, til et program hvor de kunne arbeide akkurat der det passet dem. Men uansett om de valgte terrassen hjemme eller en strandbar på Samoa, så måtte de minimum komme innom hovedkvarteret fem ganger i året.
«Overgangen resulterte i en forbedring av resultatene på 4,4 prosent uten å påvirke mengden av arbeid som måtte gjøres om igjen», står det i konklusjonen til rapporten, som altså fastslår at det er muligheter for å oppnå høyere effektivitet hvis man gir medarbeiderne litt geografisk slingringsmonn.
– Ikke alltid den beste løsningen
En bedrift uten hovedkontor
En av de bedriftene som har tatt til seg ideen om å arbeide på avstand av hverandre, er amerikanske Automattic hvor seriegründeren Matthew Mullenweg er direktør.
Bedriften tok fra begynnelsen av et aktivt valg om at medarbeiderne ikke skulle være «bundet» av et stort kontor hvor alle mann hver morgen stempler inn. I stedet blander bedriften seg overhodet ikke inn i hvor medarbeiderne fysisk befinner seg.
– Hvis du ikke har en rolle hvor du må være på kontoret i et bestemt tidsrom, kan du i stedet lage ditt helt eget skjema. Alle kan få hjørnekontoret, en fin utsikt, den maten de ønsker til lunsj, musikk eller stillhet og kontrollere temperaturen i rommet, forklarer Matthew Mullenweg i den TED Talk-en du kan se under.
Han ser mange fordeler i at medarbeiderne selv avgjør hvor de skal befinne seg. Mange av medarbeiderne som var med da bedriften startet opp, møtte aldri Mullenweg fysisk.
Til gjengjeld fikk han tak i de kompetansene han hadde bruk for, fordi han ikke fisket i den samme kaliforniske fiskedammen som alle konkurrentene.
I dag er modellen med fordelt arbeid uten et egentlig fysisk sentrum en integrert modell for bedriften.
– I dag er det ikke mange som jobber med «distributed first»-tilnærmingen. Men hvis man spoler et tiår fram, så tror jeg at 90 prosent av de bedriftene som endrer verdens gang, fungerer på den måten. Resten vil bli avløst av bedrifter som gjør det, sier Matthew Mullenweg, som i dag er direktør for bedriften som har medarbeidere spredt ut over 67 land kloden rundt.
Krever dokumentasjon
Hvis du synes at dette høres ut som en modell som kunne være passe i din bedrift, så må du – hvis du vil være klar – ha kontroll over en rekke digitale tiltak. For hvis bedriften din skal kunne spille på lag med medarbeidere som sitter fordelt på annet enn etasjer og tilbygg, krever det for eksempel at man løpende dokumenterer arbeidet sitt online. Man må i det hele tatt flytte aktiviteter over på samarbeidsplattformer som gjør medarbeiderne som befinner seg andre steder i stand til å delta på like fot.
I TED Talk-en over gir Matthew Mullenweg en rekke gode råd om hvordan du legger betingelsene til rette for at medarbeiderne dine kan jobbe på avstand. Nedenfor har vi kokt tankene hans ned til tre gode råd.
Bedriftene må se på IT-sikkerhet som en investering i stedet for en kostnad
Slik legger du til rette for fjernjobbing
1. Få dokumentasjonen på plass
Det er viktig at man husker på å dokumentere arbeidet sitt. Ellers blir det vanskelig å følge med for dem som ikke fysisk er på stedet. Husk også å skrive ned prosessene fortløpende, slik at folk som er i andre tidssoner eller kommer inn i bedriften kan følge med.
2. Foregår arbeidet online?
Hvis det reelt sett skal være mulig å jobbe på avstand av bedriften, er det viktig at man fører dialogen online. Det vil si at man må kunne kommunisere med kollegene sine løpende og i sanntid hvis dette er nødvendig. Det gir samtidig mulighet for at alle kan følge med.
Her kan man med fordel se mot samarbeidsplattformer som Microsoft Teams og Slack.
3. Hjelp medarbeiderne med å komme i gang
Med mindre medarbeiderne sitter hjemme, er det utgifter forbundet med å jobbe på avstand av bedriften. Plutselig må man kjøpe kaffe, lunsj, en kontorplass, it-utstyr. Hvis medarbeiderne skal benytte seg av fleksibiliteten til å lage sitt eget arbeidsmiljø, krever det at det stilles midler til rådighet, slik at medarbeiderne kan leie en kontorplass, kjøpe kaffe på en kafé, eller lage seg en hjemmearbeidsplass.
Artikkelen ble først publisert på danske Tech Management eid av Teknologiens mediehus og formidles på norsk på karriere360 gjennom vår samarbeidsavtale.
- Meld deg på nyhetsbrevet til Karriere360.no, og få nyheter om utdanning, jobb og ledelse for teknologer
Danmark: Googles skoleprogramvare koster det samme som en cheeseburger
