Microsoft oppgraderer det viktigste de har

2010-utgavene av Office og Sharepoint gir nye måter å effektivisere organisasjonen.

I dag gjøres to av Microsofts viktigste produkter, kontorpakken Office og samhandlingspakken Sharepoint, allment tilgjengelige i sine 2010-utgaver. Lanseringen omfatter også prosjektstyringsverktøyet Project 2010 – klient og server – og diagramverktøyet Visio 2010.

– Det viktigste med Office 2010 er at ny funksjonalitet gjør at applikasjonene i pakken også kan brukes som klient mot bedriftens viktigste forretningsapplikasjoner, sier Espen Pettersen som har ansvaret for Office-pakken i Microsoft Norge.

Microsofts prinsipielle holdning har lenge vært at funksjonalitet knyttet til bedriftstjenester som beslutningsstøtte og analyse («business intelligence» eller BI), kundehåndtering («customer relationship management» eller CRM) og så videre, skal betjenes gjennom et grensesnitt som brukeren allerede er fortrolig med.

Med Sharepoint 2010 og Office 2010, og andre nye produkter fra selskapet, som SQL Server 2008 R2, er denne typen løsning langt mer aktuell og funksjonsrik enn tidligere.

Siden beslutningsstøtte og analyse dreier seg om å analysere og visualisere tall, er dette, ifølge Microsoft, en oppgave for regnearket Excel, verdens mest utbredte verktøy for slikt.

Framfor å bruke krefter på egne «BI-klienter» for å vise dashbord og nøkkeltall med mer, er det mer hensiktsmessig å utstyre Excel med bedre funksjonalitet for datafangst, visualisering og analyse.

Bruken av Excel som verktøy for beslutningsstøtte kritiseres fra flere hold, blant annet fra konkurrerende leverandører. Det pekes gjerne på hvordan ukontrollert bruk av Excel øker risikoen for å fatte beslutninger på feilaktig grunnlag, siden det er bortimot umulig å spore tilbake til den opprinnelige datakilden.

– Det nye samspillet mellom SQL Server 2008 R2, Sharepoint 2010 og Excel i Office 2010 gjør at denne kritikken nå er imøtegått, mener Børge Hansen, en av dem som arbeider med beslutningsstøtte i Microsoft Norge.

Med den nye databaseserveren og den nye samhandlingspakken på serversiden, er regnearket garantert å hente inn korrekte data internt. Samtidig er Excel utvidet med nye muligheter til å innhente ferske data fra eksterne kilder, og analysere dem i tilknytning til interne data. Kildene kan levere data som løpende strøm («feed») eller som filer i eldre (som CSV) eller moderne formater (som XML).

Slike analyser er ikke bare begrenset til tall. Hansen viser for eksempel hvordan man kan trekke inn karttjenester for å visualisere geografiske fordelinger i Excel 2010.

– Dette er utvidet funksjonalitet som utfordrer spesialister innen beslutningsstøtte, samtidig det virkelig dreier seg om å levere et beslutningsstøtteverktøy som alle kan bruke, sier Hansen.

Den viktigste nyheten innen Excel 2010 og Sharepoint 2010 med tanke på beslutningsstøtte og analyse, er anledningen til å lage og dele egne kuber med analyseklare data, for å supplere kubene som leveres gjennom bedriftens interne IT-tjeneste.

Denne funksjonen er døpt «Powerpivot», og beskrives gjerne som «pivottabell på steroider». Den gjør det mulig å behandle nærmeste ubegrensede mengder med data i minnet på en vanlig pc. Hansen viser en demonstrasjon med over 100 millioner rader med data: All neddrilling og visualisering av data skjer lynkjapt.

– Poenget er ikke at brukergenererte kuber skal erstatte kubene framstilt gjennom verktøy direkte knyttet til SQL Server. Men de gir brukerne en anledning til å skape nye analyseverktøy på egen hånd, og publisere dem internt via Sharepoint 2010. Data i kubene fornyes løpende fra kildene de bygger på. IT-avdelingen kan løpende overvåke hvilke som brukes mest, og oppgradere de mest populære slik at bruken belaster interne ressurser i minst mulig grad, forklarer Hansen.

Kundehåndtering er et annet eksempel på funksjonalitet som Microsoft bygger inn i en kjent klient, i dette tilfellet e-post- og avtaleklienten Outlook, gjennom samspill med bakenforliggende verktøy.

– Mye av samspillet man har med kunder, er ikke prinsipielt forskjellig fra det man har med vanlige kontakter. Derfor er det hensiktsmessig å legge opp Outlook som CRM-klient, særlig når denne klienten utvides til å håndtere nær sagt alle tenkelige former for samspill, forklarer Pettersen.

Et eksempel på interessant utvidelse av Outlook innen CRM, er det pågående arbeidet for å få til et samspill med populære sosiale nettjenester. Først ute er muligheten til å innhente meldinger fra Twitter. I løpet av høsten skal også Facebook, Linkedin og Myspace kunne hentes inn i Outloook i 2010-versjon. Det gir anledning til å fange opp ikke bare meldinger knyttet til den enkelte kunden, men også ytringer om ens egen bedrift.

Det hindrer ikke Microsofts kundehåndtering Dynamics CRM fra å tilby en egen klient. Pussig nok (?) ser den akkurat ut som Outlook, og har de samme mulighetene for utvidelser mot sosiale tjenester.

Kombinert med nye søke- og analyseegenskaper i Sharepoint 2010 – blant annet er Fast integrert som standard søkemotor – kan man gå så langt som til å legge data fra sosiale nettjenester til grunn for å måle stemninger, for eksempel hvordan ens egen bedrift oppfattes. Det kan være et korrektiv til pågående kampanjer, og være synlig for alle ansatte ved at det publiseres gjennom Sharepoint.

De to mindre nyhetene som lanseres i dag, Visio 2010 og Project 2010, preges også av den nye tankegangen.

Project er for eksempel mer integrert mot Sharepoint slik at gangen i aktuelle prosjekter kan enkelt publiseres på bedriftens intranett. Det er også lagt inn egenskaper for å bedre samspillet mellom prosjektverktøyet og forretningsapplikasjonene i Dynamics-familien, det vil si Microsoft henholdsvis ERP og CRM.

Microsofts nye satsing på onlinetjenester innebærer at bedrifter kan finne fram til smidigere måter å effektivisere og fornye seg på.

Hovedapplikasjonene i Office gjøres tilgjengelig som tjenester over nettet, og for mange brukere vil det være fullt ut tilfredsstillende å betjene Word, Excel og Powerpoint gjennom en nettleser. En innlysende fordel er at webversjonene også er tilgjengelige gjennom nettlesere på mobiltelefoner og nye typer utstyr som Apple iPad.

For privatpersoner er Office gratis i webutgave. Bedrifter må imidlertid betale lisens.

Kanskje mer interessant enn Office, er webversjoner av andre klienter. Dynamics CRM, som har vært tilgjengelig som onlinetjeneste fra Microsofts partnere, vil tilbys direkte fra selskapet selv i Norge fra november.

For dem som ønsker seg de nye formene for samhandling som moderne teknologi tilbyr, kan det være verdt å vurdere «Business Productivity Online Suite» (BPOS).

Denne suiten tilbyr onlineversjoner av Exchange, Sharepoint, Office Live Meeting (webkonferanser med mer) og Office Communications Server (for samspill mellom telefoni, meldinger, tilstedeværelse og så videre). Disse tjenestene er priset per bruker per måned.

I stedet for å balle med egen Exchange-server, kan en bedrift ta i bruk Exchange Online for 37 kroner per bruker per måned, der hver postkasse disponerer opptil 25 gigabyte.

Hele pakken koster 75,50 kroner per bruker per måned, med forbehold om full integrasjon mellom pc og mobiltelefon, som vil koste «noe ekstra».

BPOS har en interessant løsning for bedrifter med ansatte som stort sett ikke sitter bak en pult: For 23 kroner per måned får en «pultfri» ansatt få tilgang til bedrifts e-post gjennom «Exchange Online Deskless Worker» og til intranettportalen gjennom «Sharepoint Online Deskless Worker». Tjenestene er tilgjengelig hver for seg for 15 kroner per måned.

    Les også:

Til toppen