Staten er ikke først og fremst kjent for moderne og effektive rutiner. Skal du kommunisere med et departement i dag må du skrive et brev som skaper en saksmappe som trilles rundt mellom saksbehandlere og til slutt arkiveres. Bare personen som sitter med din saksmappe kan svare på hva som skjer. Til slutt får du et svarbrev.
Dette blir det nå slutt på. Staten signerte i går en rammeavtale med norske Software Innovation om bruk av et arkiv og arbeidsflytsystemet til alle departement. Regjeringens ambisjoner er at også alle etater og kommuner etter hvert skal innføre heldigital saksbehandling, noe som er svært hyggelige nyheter for programvareselskapet. Men planer for resten av offentlig sektor er ikke konkretisert eller forhandlet.
"Depsak", som systemet heter i staten, skal håndtere alle typer saksbehandling for departementene, forteller John Engstrøm, ekspedisjonsjef i Arbeids- og adminstrasjonsdepartementet (AAD) og leder av styringsgruppen for Depsak, til digi.no.
- En typisk sak i et departement er en henvendelse fra en bedrift eller person. Brevet vil bli skannet inn og delegert til en saksbehandler som vanligvis sender forslag til svar til flere andre og kanskje til slutt til en leder. Alle merknader, interne notater og vurderinger knyttet til saken arkiveres automatisk digitalt sammen med sluttbrevet som sendes tilbake med en uttallelse eller konklusjon, forklarer Engstrøm.
Systemet skal også håndtere utarbeidelse av alle rapporter, høringer og selv de store stortingsmeldingene departementene skriver. Systemet lagrer og styrer flyten av dokumenter, men selve dokumentene åpnes og arbeides med i en vanlig tekstbehandler, som regel Word.
Innføringen vil bety en revolusjon for departementene. Målet er at alle 17 departementer skal kuttet ut papir-basert saksbehandling innen utgangen av 2004. Prosjektet er trolig helt i teten av hva som skjer ellers i verden i offentlig sektor.
- Vi har forsøkt å være offensive, sier Engstrøm.
Engstrøm forteller om et overraskende lavt budsjett for systemet. Forhandlingene har åpenbart vært tøffe, og Software Innovation har kanskje latt seg presse på pris, trolig i håp om å skape en standard for offentlig sektor. Innkjøp av programvaren for 250 ansatte i AAD blir bare på rundt 300.000 kroner.
Engstrøm mener systemet er såpass enkelt å tilpasse at innføring, inkludert innkjøp av server, bare vil koste litt over én million kroner.
Men han er forsiktig med å uttale seg om besparelser og effekter - dette er et ømtålig tema i staten som vanligvis ikke sier opp folk. Men det er klart at systemet vil gi både besparelser i tid, penger og en høyere kvalitet.
Systemet er også en forutsetning for drømmen om såkalt "e-government" der innbyggere og næringsliv kan kommunisere med og bruke offentlige tjenester over Internett døgnet rundt. For at dette skal være mulig, må staten først gå over til digital arbeidsform.
Foreløpig kan ikke staten sende eller motta offisielle henvendelser per e-post eller Internett. Men det pågår et stort arbeid om digitale signaturer som har dette som mål.
