Norsk prosjektstyring på tokt i USA

Nye amerikanske lover åpner store muligheter i USA for norske Safrans tunge prosjektstyring.

Stavanger-selskapet Safran Software Solutions satser i det amerikanske markedet med sin programvare for styring av større prosjekter. Selskaper får drahjelp fra Microsoft som vil ha med selskapets teknologi når de leverer tilbud til store amerikanske selskaper og offentlige etater.

Selskapet oppretter et eget kontor i USA og blir en synlig aktør gjennom partnere i oljebyen Houston og i hovedstaden Washington DC.

Gjennom olje- og gasseventyret som startet sent på 60-tallet er nordmenn blitt spesialister i prosjektledelse. I dag finnes det få prosjekter i verden som er mer komplekse enn det som gjennomføres på norsk kontinentalsokkel.

– Du styrer ikke prosjekter på 50 til 60 milliarder kroner ved hjelp av gule lapper, regneark eller bare hodet, sier daglig leder Steinar Dalva i Safran Software Solutions.

I Norge har prosjektplanleggings- og styringsverktøyet Safran 90 prosent markedsandel innen offshore bransjen. Det dreier seg om 30 til 40 løpende prosjekter.

Selskapet hadde i fjor 15 medarbeidere fordelt på avdelinger i Stavanger og Oslo, og omsatte i fjor for rundt 12 millioner kroner, noenlunde likt fordelt på lisensinntekter og konsulenttjenester. I dag er 20 ansatte. Safran eies av finske Proha som er notert på Helsinki-børsen.

Houston er USAs oljeby nummer en og Safrans fokus der er naturlig nok oljeindustrien, som selskapet har et godt grep om på hjemmebanen i Norge. I Washington er innfallsvinkelen offentlig sektor, forsvar og romfart.

– I USA kom det en lovendring i fjor om at alle prosjekter betalt av skattebetalere skal rapporteres på samme en spesiell måte som kalles «Earned Value». Det er rundt 4 000 slike prosjekter på gang i USA nå, forteller Dalva til digi.no.

Earned Value er en metode for å rapportere status for et prosjekt på en måte som gjør at man veldig tidlig kan se om man er på rett kurs eller ikke. Dalva gir oss et litt forenklet eksempel:

En større entreprenør hadde nettopp startet på et milliardprosjekt. Man hadde gjort cirka 2 prosent av prosjektet, men planen sa at man burde ha gjort 8 prosent. Da er det lett å si at 92 prosent gjenstår, så vi har nok av tid til å ta igjen det tapte. Tankesettet skal snus rundt og skal tilpasses styringen og rapporteringen.

Det som betyr noe for et prosjekt er det som gjenstår. Entreprenøren hadde gjort 2/8, bare en fjerdedel av det de burde ha klart på dette tidspunktet. Da skal man ha en ordentlig forklaring. Siden du nå bare har gjort 1/4 betyr det at prosjektet ligger an til 4-gangeren i kostnad og tidsoverskridelse.

Et annet eksempel fant vi i kursdokumentasjonen i det amerikanske forsvarets avdeling for kontraktshåndtering (DCMA – Defense Contract Management Agency):

Sett at man har prosjekt med et budsjett på 100 000 dollar som går over 12 måneder og som skal produsere 20 enheter.

Hvis statusen er at man har brukt 64 000 dollar på seks måneder og har produsert 8 ferdige enheter og 2 delvis ferdige. Hva er da prosjektets status? 64 prosent, 50 prosent eller 40 prosent?

På dette tidspunktet burde halvparten av arbeidet vært fullført, men det var bare 42 prosent som var klart (8 + 2 delvis ferdige) og 64 prosent av budsjettet var brukt opp. Dermed ligger dette prosjektet an til en sprekk både på tid og på budsjett. Noe må gjøres.

Earned Value-metodikken er en selvfølge for aktørene i norsk og britisk offshore industri. Med amerikanernes nye lovgivning kan det forventes å bli et krav andre steder også etter hvert.

Safran ble i 2002 invitert av Microsofts daværende norgessjef Ole Morten Settevik til å bidra til Microsoft Projects løsning for større prosjekter. Det var selskapets kunnskap og erfaring, ikke teknologi som ga utslaget.

– Project er laget for prosjekter der du styrer enkeltpersoner og har det som default innstillinger. Vi har utvidet løsningen og laget en guideline som gjør at Microsoft Project kan anvendes på store byggeprosjekter, sier Dalva til digi.no.

Safrans programvare er fullstendig integrert med Microsoft Project. Funksjonalitet kommer som ekstra menyvalg i produktet.

– Når vi begynte i 1993 skulle vi lage vår løsning som et tillegg, men da var ikke Microsoft Project særlig egnet til å bygges på toppen av. Vi laget derfor et eget prosjektstyringsprogram selv og endte med et fullstendig frittstående produkt i 1996, sier Dalva.

Etter hvert ble Microsoft Project bedre og Safran så muligheten for å gjøre det de opprinnelig hadde tenkt seg, konsentrere seg om Earned Value funksjonalitet.

– Hvis Microsoft hadde skilt ut Project programvaren sin som et eget selskap, så ville det blitt verdens femte eller sjette største programvarehus. Microsoft har solgt 16 millioner Project lisenser, forteller Dalva.

Da kan det være en fordel å integrere sin programvare tett med en så stor aktør. Selskapet har to til tre konkurrenter i USA som også integrerer seg med Microsoft Project, men i følge Dalva er det ikke en ordentlig integrasjon, men mer et overbygg.

– De har bare lagt på funksjonalitet som gjør det mulig å eksportere fra Project til deres eget system, sier Dalva.

Safrans programvare er på ingen måte et volumprodukt. Det brukes av noen få personer på store prosjekter. Et gratis prosjektleserprogram er imidlertid tilgjengelig for nedlastning fra sidene deres hvis flere trenger å se på planene.

Safran søker seg også inn mot andre sektorer på hjemmemarkedet. Innenfor entreprenørbransjen har Safran inngått kontrakter med Skanska, PEAB, AF Gruppen, Veidekke og PTL. Amershams kontrastvæskefabrikk til 500 millioner kroner i Lindesnes er gjennomført med Safran som verktøy og Color Lines flaggskip «Color Fantasy» er bygd i Finland med Safran.

Eksempel på amerikansk Earned Value rapport:

Ser ganske kjedelig ut, med sier mye om et prosjekts helse. USAs riksrevisjon OMB (Office of Management and Budget) har egne revisorer som oppsøker leverandører til prosjekter som betales av den amerikanske stat. Dette fungerer som et bokettersyn, der fokus er prosjektets helse.

Eksempel på prosjektrapport fra nasjonale luftfartsmyndigheter:

Til toppen