Bo Hjort Christensen er studierektor på BI, men arbeider også som ERP-analytiker. Hvert år utgir han rapporten "Moderne ERP-systemer" og rådgir store kunder når de skal kjøpe seg nye bedriftsstyringssystemer.
På bakgrunn av disse erfaringene, har Christensen sett behovet for å utvikle en ny kontraktsmodell, spesielt for komplekse ERP-anskaffelser. Kontraktsmodellen er først og fremst benyttet i forbindelse med IKT-Norges Standard avtaleverk, men kan i prinsippet også anvendes sammen med Statens Standardavtale og den såkalte PS2000.
- Vanligvis kjøper bedrifter ERP-systemer ved å sette opp en kravspesifikasjon og velger så den beste leverandøren ut fra pris og svar på kravene. Men de fleste leverandører kan tilfredsstille en kravspesifikasjon på en eller annen måte. Det interessante er hvordan det gjøres og det får du vanligvis ikke vite får du har signert kontrakten, mener Christensen.
Christensen har derfor designet en kontrakt som i utgangspunktet bare er en intensjonsavtale. Deretter går kundene og leverandøren inn i en to-tre måneders lang prosess der man sammen konkret prosjekterer hvordan kundens krav skal løses med det foreslåtte systemet.
Så tar kunden en pause og går inn i en totalvurdering av resultatet av prosjekteringen og eventuelle nye momenter som har dukket opp. Fordi kontrakten legger opp til det, kan kunden da velge å bryte ut – uten at dette fører til et krav om erstatning eller rettssak. Kunden forplikter seg bare til å gjøre opp for prosjekteringsarbeidet. Dette reguleres i intensjonsavtalen.
Slik er det ikke i IKT Norge eller statens standardkontrakter, forteller Christensen. Et brudd midt i kontraktsperioden blir da en forhandling om størrelse på erstatning til leverandøren, påpeker han.
- Alt for mange prosjekter som skulle vært terminert ruller videre fordi kontrakten gjør det dyrt og komplisert å bryte. Denne nye kontrakten konstruerer en bedre prosess og åpner for brudd uten erstatning, forteller Christensen.
Analytikeren hjelper i disse dager tre store kunder Bertel O. Steen, Møbelringen og Tess med å kjøpe ERP-system basert på den nye kontraktsmodellen som er basert på det juridiske begrepet "uforbeholden uthoppsklausul", som tilsier at kundene ikke må presentere en god grunn for å bryte samarbeidet, forteller ERP-analytikeren til digi.no.
- Fordi man ikke sier ja før man ha på plass et mer komplett systemdesign, øker også denne metoden sjansene for å få avdekket eventuelle kostnadsoverskridelser og mulige behov for ekstrainvesteringer. Dette reduserer risikoen for kunden, påpeker ERP-analytikeren.
Leverandøren tar dermed en høyere risiko, men i hvert fall på de større kontraktene Christensen jobber med, synes leverandørene til å være villig til å ta den. Spørsmålet er hvor liten kontrakten kan bli før leverandører kreve en tradisjonell kontrakt.
Christensen avviser at kundene kaster bort krefter når man øker sjansen for et brudd.
- Veldig mye av utredningsarbeidet må gjøres uansett og kan gjenbrukes hvis man bryter og må starte om igjen, påpeker Christensen. Det er kundene som er eier av planarbeidet og utredningen.
Målet er at prisene og betingelsene man ble enig om i intensjonsavtalen skal endres så lite som mulig. Men muligheten til et brudd åpner for endringer og blir ikke kunden fornøyd med justeringene, kan man jo bryte helt og starte en ny forhandling fra bunnen av.
